Η όξυνση του ανταγωνισμού στις αγορές τα τελευταία χρόνια και η συνεπακόλουθη ανάγκη συνεχούς εξέλιξης και αναβάθμισης του ανθρώπινου δυναμικού που στελεχώνει έναν οργανισμό έχει μετατρέψει το ζήτημα της Διαχείρισης της Απόδοσης (Performance Management) σε ένα από τα πιο σημαντικά πεδία δραστηριοποίησης των στελεχών της Διεύθυνσης HR.

Streamline Employee Performance Managements with the (right) HR Software

της Γεωργίας Δρανδάκη, Senior Analyst, SCAN Information Systems

Οι σύγχρονες τάσεις θέλουν τη διαχείριση της απόδοσης να είναι μια διαδικασία συνεχής και με στρατηγικό χαρακτήρα, δηλαδή να συνδέει το ζήτημα της απόδοσης με όλες τις πτυχές της επιχειρησιακής παραγωγικής λειτουργίας και καθημερινότητας των εργαζομένων. Η πολιτική διαχείρισης της απόδοσης περιλαμβάνει μέτρα, μεθόδους και πρακτικές, οι οποίες επιδιώκουν τη βελτίωση της απόδοσης του προσωπικού, την ανάπτυξη των δεξιοτήτων του, την ευθυγράμμιση των ενεργειών του με την εταιρική στρατηγική και την καλλιέργεια επαγγελματικής συμπεριφοράς σε συνέπεια με τις αξίες του οργανισμού. Έτσι, επιτυγχάνεται η εδραίωση κουλτούρας συνεχούς και πολύπλευρης ενίσχυσης της αποδοτικότητας στο περιβάλλον της επιχείρησης, μέσα από την εκπλήρωση αμοιβαίων και επιθυμητών προσδοκιών ανάμεσα στους εργαζόμενους και τη διοίκηση, σε βραχυπρόθεσμο και μακροπρόθεσμο επίπεδο. Ένα καλά σχεδιασμένο σύστημα αξιολόγησης, από τη σύγχρονη διεύθυνση ανθρώπινου δυναμικού, απαντά στα εξής ερωτήματα:

  • γιατί αξιολογούμε – ποιοι είναι οι βασικοί στόχοι και οι αρχές της αξιολόγησης
  • τι αξιολογούμε – ποια είναι τα κριτήρια με τα οποία εκφράζονται οι επιδόσεις
  • πώς αξιολογούμε – ποια είναι η μέθοδος μέτρησης των επιδόσεων
  • ποιος κάνει τι και πότε – ποιες είναι οι διαδοχικές ενέργειες και αρμοδιότητες στη διαδικασία.

Σημαντικός αρωγός σε αυτή την προσπάθεια είναι η αξιοποίηση πληροφοριακών συστημάτων (διοίκησης) ανθρωπίνων πόρων (HRIS) τα οποία συλλέγουν, αποθηκεύουν, ανανεώνουν, αναλύουν, χρησιμοποιούν, επεξεργάζονται, τροποποιούν, ανακτούν, διανείμουν και τελικά βελτιστοποιούν τη διαχείριση πληροφοριών σχετικά με το Ανθρώπινο Δυναμικό. Ανεξαρτήτως μεγέθους και αντικειμένου του οργανισμού, η αξιοποίηση ενός πληροφοριακού συστήματος για την υποστήριξη της διαδικασίας αξιολόγησης του προσωπικού προσφέρει πολλαπλά οφέλη καταρχάς για την ίδια τη διεύθυνση HR η οποία:

  • απαλλάσσεται από την τήρηση διάσπαρτων spreadsheets και hardcopy φορμών αξιολόγησης
  • αυτοματοποιεί και βελτιώνει διαδικασίες και ροές εργασίας με χρήση οριζόμενων workflows και μηχανισμό email notifications
  • προσφέρει ένα κοινό και αντικειμενικό εργαλείο για τους εργαζόμενους (self service) που ενισχύει τη δέσμευση (engagement) στη διαδικασία
  • συντονίζει και ευθυγραμμίζει τις προσπάθειες των ατόμων και των ομάδων παρέχοντας ένα ενιαίο περιβάλλον παρακολούθησης του τι πρέπει να επιτευχθεί
  • παρακολουθεί σε πραγματικό χρόνο πως εξελίσσεται η διαδικασία αξιολόγησης και τα ποσοστά πλήρωσης της
  • προβάλλει διαγραμματικά την κατανομή της απόδοσης και την απόκλιση της από την επιθυμητή καθώς και την διαχρονική μεταβολή της απόδοσης σε ατομικό ή ομαδικό επίπεδο ή επίπεδο οργανισμού
  • συγκεντρώνει με ενιαίο και οργανωμένο τρόπο τις εκπαιδευτικές και αναπτυξιακές ανάγκες των εργαζομένων τις οποίες μπορεί να αξιοποιήσει αυτόματα στην κατάρτιση εκπαιδευτικών πλάνων.

Ο εργαζόμενοι εμπλέκονται πιο ενεργά και δυναμικά στη διαδικασία αξιολόγησης. Το σύστημα είναι εκεί (μέσω self service), διαθέσιμο καθημερινά για να τους διευκολύνει ώστε να:

  • καταγράψουν τους στόχους τους, τα KPI’S, τις κρίσιμες ημερομηνίες και τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσουν για να τους επιτύχουν
  • ενημερωθούν για τις δεξιότητες που προσδοκούνται από το ρόλο τους (το αντικείμενο της εργασίας τους) και πως αυτές μεταφράζονται σε συμπεριφορές στην καθημερινότητα τους
  • αξιολογήσουν τον εαυτό τους σε μετρήσιμους στόχους και δεξιότητες
  • συμφωνήσουν και να σχολιάσουν την αξιολόγηση των προϊσταμένων τους
  • καταγράψουν τα δυνατά τους σημεία και τις επαγγελματικές τους φιλοδοξίες, καθώς και τις ανάγκες τους σε ανάπτυξη και εκπαίδευση
  • ενημερωθούν για την ίδια τη διαδικασία αξιολόγησης και τους ευρύτερους στόχους και τα οφέλη της για τον οργανισμό.

Ειδικότερα, οι αξιολογητές μπορούν να:

  • παρακολουθούν και να ελέγχουν την πρόοδο που σημειώνεται στις επιδόσεις των ανθρώπων της ομάδας τους
  • αναθεωρούν τους συμφωνημένους στόχους λόγω μεταβολής των συνθηκών που επικρατούν στην αγορά
  • παρακολουθούν διαχρονικά πως εξελίσσεται η απόδοση των ανθρώπων
  • συγκρίνουν την απόδοση μεταξύ εργαζομένων σε συγκεκριμένα κριτήρια απόδοσης ή επί συνόλου.

Η εισαγωγή ή η αλλαγή ενός πληροφοριακού συστήματος συχνά μετασχηματίζει τον τρόπο με τον οποίο τα άτομα και οι ομάδες κάνουν τη δουλειά τους και αλληλεπιδρούν μεταξύ τους. Οι αλλαγές στον τρόπο πρόσβασης και χρήσης των πληροφοριών μπορεί να οδηγήσουν σε ανακατανομή αρμοδιοτήτων, δηλαδή σε ανάγκη για οργανωτική αλλαγή. Αν η διαδικασία οργανωτικής αλλαγής δεν αντιμετωπιστεί έγκαιρα και κατάλληλα μπορεί να οδηγήσει σε αδυναμία το κατά τα άλλα καλό σύστημα να φέρει τα οφέλη και να λύσει τα προβλήματα για τα οποία προοριζόταν. Στα κριτήρια επιλογής ενός πληροφοριακού συστήματος αξιολόγησης του προσωπικού είναι σημαντικό να συγκαταλέγεται η ευελιξία προσαρμογής του, τόσο στις ιδιαιτερότητες του οργανισμού όσο και στις μεταβαλλόμενες επιχειρηματικές προτεραιότητες και πληροφοριακές ανάγκες του.

Επίσης, σημαντική είναι η ευκολία χρήσης του και η ελαχιστοποίηση της ανάγκης επένδυσης χρόνου σε εκπαίδευση των χρηστών του. Απαραίτητο τέλος, είναι να αποτελεί μέρος ενός ολοκληρωμένου συστήματος διαχείρισης ανθρωπίνων πόρων για να εξασφαλίζεται η ανεμπόδιστη ανταλλαγή πληροφοριών με όλες τις άλλες περιοχές από τις οποίες ή χρειάζεται να αντλήσει δεδομένα (Οργανωτική Δομή, Εργασιακοί Ρόλοι κ.ά.) είτε να τροφοδοτήσει (Πλάνα Εκπαιδεύσεων, Σύστημα Αμοιβών και Παροχών κ.ά.). Με τη χρήση ενός μοντέρνου, φιλικού και καλά δοκιμασμένου πληροφοριακού συστήματος, η κρίσιμη και στρατηγική διαδικασία της Διαχείρισης της Απόδοσης διεξάγεται ταχύτερα και σαφώς αποδοτικότερα, αφενός διευκολύνοντας τη διαχείριση της ροής μεγάλου όγκου πληροφοριών και την εξαγωγή χρήσιμων στοιχείων για τη λήψη αποφάσεων και αφετέρου ενισχύοντας τη δέσμευση και συμμετοχή των εργαζομένων στη διαδικασία.

Εν μέσω φουρτούνας χρειάζεται γερό σκαρί..

του Γιάννη Φραντζεσκάκη, Software Support Manager, SCAN Information Systems

Σε όλες τις μεγάλες επιχειρήσεις η Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού αποκτάει ολοένα και σημαντικότερο ρόλο στη στρατηγική ανάπτυξης της εταιρείας. Ειδικά σε εποχές οικονομικής τρικυμίας και αβεβαιότητας, η μείωση του κόστους διαχείρισης, η καλύτερη αξιοποίηση των δεξιοτήτων των εργαζομένων και η εργασιακή ειρήνη, που μπορεί να εξασφαλίσει ένα σωστά οργανωμένο τμήμα HR, είναι παράγοντες σταθερότητας και σιγουριάς. Για την επιτυχία του χρειάζεται υποστήριξη από πληροφοριακά συστήματα που αναλύουν σε βάθος και συσχετίζουν πολλές παραμέτρους, προσφέροντας έτσι ακριβείς συντεταγμένες για τη χάραξη της σωστής πορείας στην αναζήτηση, την πρόσληψη, την αξιολόγηση, την εκπαίδευση, την εξέλιξη, τη σωστή – δίκαιη αμοιβή σε συνδυασμό με το καλύτερο κόστος και τον κατάλληλο χρονοπρογραμματισμό της απασχόλησης του ανθρώπινου δυναμικού.

Σε κάθε επιχείρηση, σε κάθε εποχή, οι άνθρωποι κάνουν τη διαφορά. Η διαχείριση τους όμως, εκτός από ταλέντο και γνώσεις απαιτεί προηγμένα και κατάλληλα πληροφορικά συστήματα. Με τη βοήθεια πρωτοποριακών αυτοματισμών, ένα σύστημα μπορεί να απαλλάξει τη διεύθυνση HR από ένα μεγάλο όγκο εργασιών, μειώνοντας σημαντικά το λειτουργικό κόστος της επιχείρησης και απαντώντας με σαφήνεια σε πολύπλοκα ερωτήματα. Τα στοιχεία του προσωπικού είναι σαν το χάρτη. Όσο πιο αναλυτικός είναι τόσο ασφαλέστερα και ταχύτερα κινείσαι. Η αποτύπωση της δομής μιας επιχείρησης με ακρίβεια μπορεί να μειώσει δραστικά το κόστος διαχείρισης. Επίσης, οι σωστά αποτυπωμένες ποσοτικές καταγραφές μπορούν να οδηγήσουν σε ποιοτικά συμπεράσματα και σταθμισμένες αποφάσεις.

Η αξιοκρατία χρειάζεται ορθολογική διαχείριση, που ολοκληρώνεται με τη χρήση και βοήθεια κατάλληλων συστημάτων, αποτελώντας την πυξίδα που δείχνει τη σωστή κατεύθυνση. Σε περίοδο οικονομικής αβεβαιότητας, καμία επιχείρηση δεν έχει την πολυτέλεια να αφήνει ικανότητες και ανθρώπους αναξιοποίητους ή να παραβλέπει υστερήσεις στην απόδοση. Η εμπιστοσύνη των εργαζομένων στη διοίκηση επιτυγχάνεται με το σωστό δέσιμο, χρησιμοποιώντας γερούς κάβους. Η πολλαπλότητα των μισθολογικών παραμέτρων αποτελεί μεγάλο κίνδυνο για διατάραξη της εργασιακής ειρήνης, απαιτώντας δυνατά σχοινιά για ασφαλές κράτημα. Το δέσιμο με την εταιρεία πρέπει να είναι στιβαρό, δίνοντας τη δέουσα σημασία στους παράγοντες που την επιτυγχάνουν.

Οποιαδήποτε έστω και μικρή παρέκκλιση σε κάποιο οικονομικό μέγεθος, μπορεί να απομακρύνει την επιχείρηση από τον τελικό στόχο. Οι φάροι μέσω των οποίων μας ενημερώνει ένα έμπειρο και σωστά παραμετροποιημένο σύστημα μας οδηγούν στις απαραίτητες διορθωτικές κινήσεις σχετικά με την πορεία. Εντοπίζοντας εκείνους τους δείκτες που επηρεάζουν περισσότερο τη στρατηγική της επιχείρησης εστιάζουμε στην περαιτέρω ποιοτική τους ανάλυση. Ο σωστός προγραμματισμός των εργασιών πρέπει να γίνεται με τα εξυπνότερα και ακριβέστερα όργανα διαχείρισης χρόνου, έτσι ώστε να γίνεται πλήρης εκμετάλλευση και του παραμικρού χρονικού διαστήματος. Ο κατάλληλος άνθρωπος αφού έχει έγκαιρη ενημέρωση πρέπει να βρίσκεται στη σωστή θέση και στη σωστή χρονική στιγμή. Οι επικοινωνίες μεταξύ των εργαζομένων και της διοίκησης πρέπει να είναι άμεσες και στη σωστή χρονική στιγμή. Κάθε εργαζόμενος πρέπει να έχει άμεση επικοινωνία με τους προϊσταμένους του, έτσι ώστε να δέχεται και να δίνει ακριβείς πληροφορίες στο σωστό χρόνο. Σύγχρονα επικοινωνιακά μέσα πρέπει να εξασφαλίζουν την σωστή και γρήγορη μετάδοση των πληροφοριών καθώς και τη διακίνηση ιδεών προς όλες τις κατευθύνσεις, προάγοντας την ενεργή εμπλοκή των εργαζομένων με τις εταιρικές διαδικασίες και ενισχύοντας την εργασιακή δέσμευση.

Ένα ολοκληρωμένο, έμπειρο και δοκιμασμένο σύστημα HR που περιέχει αξιόπιστα υποσυστήματα μισθοδοσίας, διαχείρισης απόδοσης, ωρομέτρησης, ελέγχου πρόσβασης, κοστολόγησης, προϋπολογισμού, self service, μπορεί να δώσει στον καπετάνιο HR τα όργανα πλεύσης που θα τον βοηθήσουν να βγάλει αλώβητη την επιχείρηση από τη φουρτούνα της κρίσης. Στο αβέβαιο περιβάλλον που διαμορφώνεται λόγω της οικονομικής συγκυρίας, οι επιχειρήσεις οφείλουν να διατηρούν ακριβή εικόνα του Ανθρώπινου Δυναμικού τους και της εργασίας του. Οι συνεχείς αλλαγές συνεπάγονται ταχύτατες αντιδράσεις, οι οποίες για να είναι ασφαλείς απαιτούν έξυπνα, έμπειρα, αξιόπιστα και δοκιμασμένα όργανα.

Ολοκληρωμένες λύσεις SCANaccess

Η SCAN σε συνδυασμό με το ScanHRMS παρέχει Ολοκληρωμένες Λύσεις Ελέγχου Πρόσβασης για την εποπτεία και τον έλεγχο πρόσβασης και κίνησης ανθρώπων και οχημάτων σε χώρους της επιχείρησης.

Με ιστορία 20 και πλέον ετών στην παροχή υψηλού επιπέδου ολοκληρωμένων λύσεων στα θέματα ελέγχου και φύλαξης χώρων και κτιρίων, η SCAN είναι σήμερα η μοναδική ελληνική εταιρεία που χρησιμοποιεί διαφορετικούς συνδυασμούς λογισμικού (software) και εξοπλισμού (hardware), απαντώντας σε απλές και σύνθετες ανάγκες της αγοράς. Σε συνεργασία με τον γερμανοελβετικό όμιλο ΚΑΒΑ, τον μεγαλύτερο ευρωπαϊκό όμιλο συστημάτων ελέγχου πρόσβασης, η SCAN αναπτύσσει, κατασκευάζει, διαθέτει και υποστηρίζει ολοκληρωμένες λύσεις ωρομέτρησης (Time Attendance), ελέγχου πρόσβασης και ασφάλειας (Access Control), συστήματα θυρών (Door Systems) και ηλεκτρομηχανικών κλειδαριών (Key Systems) καθώς και το μέσο ταυτοποίησης LEGIC (αποδεκτό πλέον ως διεθνές πρότυπο). Επίσης, καλύπτει τον τομέα φυσικών εμποδίων (τουρνικέ, μπάρες, πόρτες), ενώ η συνεργασία ολοκληρώνεται με εξειδικευμένο λογισμικό που υποστηρίζει τα παραπάνω συστήματα.

Πιο αναλυτικά η SCAN σε συνδυασμό με το ScanHRMS παρέχει:

  • Ολοκληρωμένα Συστήματα Ελέγχου Πρόσβασης που προσφέρουν άμεση κι εγγυημένη διασύνδεση με τα συστήματα SCANHRMS, SCANTIMER και δυνατότητα επιλογής συγκεκριμένων καρταναγνωστών για λήψη κινήσεων ωρομέτρησης.
  • Τερματικά Ωρομέτρησης (T&A Terminals) για όλες τις εφαρμογές (απλές ή σύνθετες) σε κανονικές ή απαιτητικές και δύσκολες περιβαλλοντικές συνθήκες τα οποία προσφέρουν εκτεταμένες δυνατότητες για μεγάλο αριθμό off-line κινήσεων, καθορισμό αποδεκτών και μη καρτών (εργαζόμενων), δυνατότητα χρήσης για κοστολογικούς σκοπούς (πολλαπλά κέντρα κόστους ανά τερματικό) καθώς και αξιοπιστία, εργονομία και σύγχρονο σχεδιασμό.
  • Τερματικά συλλογής στοιχείων – πολλαπλών λειτουργιών (SFDC Terminals) που παρέχουν τη δυνατότητα δημιουργίας εξειδικευμένων σεναρίων εισαγωγής δεδομένων, ενσωμάτωση πολλαπλών τεχνολογιών ανάγνωσης (π.χ. proximity, barcode, magnetic κ.ά.), εξειδικευμένα πλήρως παραμετροποιήσιμα προγράμματα επικοινωνίας και επεξεργασίας των συλλεχθέντων δεδομένων και Πιστοποιημένη διασύνδεση με τα κυριότερα προγράμματα επιχειρησιακού λογισμικού (SAP, Axapta, Navision κ.λπ.)

Τέλος, η SCAN προσφέρει και Ολοκληρωμένες λύσεις για τον Έλεγχο και την Εποπτεία σε κτήρια Γραφείων σε συνδυασμό με κεντρικά συστήματα διαχείρισης εικονοληπτών (CCTV) παρέχοντας έτσι τη δυνατότητα ελέγχου των επισκεπτών, ελέγχου γραφείων ή σημείων πρόσβασης εντός του κτηρίου με on-line ή off-line καρταναγνώστες, ελέγχου χώρων που χρήζουν προστασίας (αποθήκες, διάδρομοι, computer room κ.λπ.) με κάμερες εποπτείας καθώς και εκτεταμένες δυνατότητες ανάλυσης (video analytics) για έγκαιρο εντοπισμό απειλών. Επιθυμούμε να αποτελούμε τον στρατηγικό συνεργάτη για κάθε μας πελάτη στους τομείς που δραστηριο-ποιούμαστε, βασισμένοι στην αξιοπιστία που εγγυάται το όνομά μας, την πολύχρονη εμπειρία μας και την τεχνογνωσία που κατέχουμε και που συνεχώς εμπλουτίζουμε.