Παρά τα υψηλά ποσοστά ανεργίας που σημειώνονται σε πολλές χώρες του κόσμου, αυξανόμενος τείνει να είναι ο αριθμός των μεγάλων κυρίως εταιρειών που απευθύνονται σε εξωτερικούς συνεργάτες για να προσλάβουν προσωπικό. Πώς δικαιολογείται μία τέτοια στρατηγική απόφαση και ποιες οι προσδοκίες των εταιρειών από τους εξωτερικούς τους συνεργάτες;

Η ανάθεση διαφόρων λειτουργιών ενός οργανισμού σε εξωτερικό συνεργάτη, το λεγόμενο Outsourcing είναι μία μέθοδος που υιοθετείται από αρκετές εταιρείες προκειμένου να επιτύχουν καλύτερα αποτελέσματα αλλά και να εξοικονομήσουν χρόνο και πολύτιμες δυνάμεις για να επικεντρωθούν σε άλλες δραστηριότητες.

Η πιο διαδεδομένη απόδοση του Outsourcing στα ελληνικά είναι η «εξωτερική ανάθεση» ή «ανάθεση σε τρίτους» ή σε «εξωτερικούς συνεργάτες». Ωστόσο, ο όρος outsourcing μπορεί να αποδοθεί και με το νεολογισμό «εξωπορισμός» καθώς πρόκειται για προμήθεια (ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας) από τρίτους, στους οποίους έχει ανατεθεί μία δουλειά εργολαβικά. Αν δεχθούμε αυτόν τον όρο, γίνεται περισσότερο κατανοητή και αποδεκτή και η μετάφραση του αντιθέτου, «Insourcing» που αναφέρεται σε μία εργασία που γίνεται με τους εσωτερικούς – ίδιους πόρους.

Οι λειτουργίες που συνήθως ανατίθενται σε εξωτερικούς συνεργάτες είναι αυτές στις οποίες η αναθέτουσα εταιρεία έχει περιορισμένη εμπειρία και ικανότητα και παρουσιάζουν πολυπλοκότητα ή άλλες δυσκολίες ως προς τη διαχείρισή τους. Τέτοιες υπηρεσίες μπορεί να αφορούν το χώρο της πληροφορικής, εφαρμογές λογιστηρίου και μισθοδοσίας, την τροφοδοσία, τα call centers κτλ.

Προτού, ωστόσο, η διοίκηση μίας εταιρείας αποφασίσει αν θα αναθέσει σε έναν εξωτερικό συνεργάτη κάποια από τις βασικές της λειτουργίες όπως και το εύρος της ανάθεσης, θα πρέπει να εξετάσει ορισμένους κρίσιμους στρατηγικούς, νομικούς, οικονομικούς και άλλους παράγοντες. Καταρχάς χρειάζεται να έχει κατανοήσει τους λόγους και τα κίνητρα που την οδηγούν σε ανάθεση αυτής της λειτουργίας σε εξωτερικό συνεργάτη, να προσδιορίσει τα εμπόδια και τα προβλήματα που το Outsourcing μπορεί να υπερπηδήσει και εκείνα που δεν μπορεί και τέλος, να αναγνωρίσει την αναγκαιότητα διαχείρισης της διαδικασίας του Outsourcing. Αφού η εταιρεία αξιολογήσει παράγοντες σαν κι αυτούς μπορεί να καταλήξει εάν τελικά είναι προς όφελός της να επιλέξει τη λύση του outsourcing.

Η μισθοδοσία (Payroll outsourcing), η εκπαίδευση και η επιλογή προσωπικού (recruitment outsourcing), διαδικασίες που έγκεινται στις αρμοδιότητες του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού, είναι ορισμένες από τις λειτουργίες που οι εταιρείες συνήθως επιλέγουν να αναθέσουν σε εξωτερικούς συμβούλους.


Recruitment Process Outsourcing
Παρά τις μαζικές απώλειες θέσεων εργασίας, η έλλειψη ικανού και με δεξιότητες ανθρώπινου δυναμικού αναφέρεται από τις εταιρείες σε παγκόσμιο επίπεδο ως το βασικότερο πρόβλημα που αντιμετωπίζουν κατά την επιλογή προσωπικού.

Συγκεκριμένα, στην έρευνα με τίτλο Global RPO Report 2010, η οποία πραγματοποιήθηκε το διάστημα μεταξύ Νοεμβρίου 2009 και Φεβρουαρίου 2010, εποχή που συνέπεσε με το ξέσπασμα της παγκόσμιας οικονομικής κρίσης, το 54% των συμμετεχουσών εταιρειών υποστήριξε ότι αντιμετωπίζει δυσκολίες κατά τη διαδικασία των προσλήψεων. Η έρευνα, που πραγματοποιήθηκε από την Kelly Outsourcing and Consulting Group (KellyOCG), σε συνεργασία με την Human Resources Outsourcing Association (HROA), αντικατοπτρίζει την αβεβαιότητα που διακατέχει τις επιχειρήσεις παρά τις ενδείξεις σταθερότητας της παγκόσμιας οικονομίας. Στην έρευνα συμμετείχαν 536 ανώτερα κυρίως διευθυντικά στελέχη των τμημάτων Ανθρώπινου Δυναμικού μικρών, μεσαίων και μεγάλων εταιρειών που απασχολούν από λιγότερους από 1.000 έως και πάνω από 50.000 εργαζόμενους.

Η μεγαλύτερη πρόκληση του recruitment που αναφέρθηκε από το 58% των ερωτηθέντων είναι η έλλειψη ειδικευμένου προσωπικού.

«Η οικονομική κρίση, προκάλεσε στις επιχειρήσεις ανασφάλεια που οδήγησε σε μείωση προσλήψεων και κατ’ επέκταση περιορισμό της χρήσης του recruitment outsourcing» υποστηρίζει ο Χάρης Κωνσταντινίδης, Permanent Placement Manager της Adecco Ελλάδος και συμπληρώνει «Παρόλα αυτά σε σχετικά σύντομο χρονικό διάστημα η αγορά επαναδραστηριοποιήθηκε και θέσεις πλέον ανοίγουν και πάλι».

Δεδομένης της «σφικτής» οικονομικής κατάστασης είναι γεγονός ότι μία εταιρεία δεν έχει το περιθώριο να προσλάβει προσωπικό, να το εκπαιδεύσει και μετά να διαπιστώσει ότι τελικά το άτομο αυτό δεν είναι το κατάλληλο για να καλύψει τη συγκεκριμένη θέση.

Η μη εύστοχη επιλογή ανθρώπινου δυναμικού όμως δεν προκαλεί αρνητικές συνέπειες μόνο για την εταιρεία που έχει επενδύσει χρόνο και χρήμα στην αναζήτηση, επιλογή και την εκπαίδευση του εργαζομένου αλλά και για τον ίδιο τον εργαζόμενο που αντίστοιχα έχει επενδύσει χρόνο και χρήμα για την εκπαίδευσή του και έχει αναπτύξει κάποιες προσδοκίες σχετικά με την ανάληψη των καθηκόντων μίας θέσης εργασίας.

Η ανάθεση της αναζήτησης προσωπικού σε έναν εξωτερικό συνεργάτη που είναι εξειδικευμένος σε αυτό τον τομέα και αναλαμβάνει να παράσχει ένα μέρος ή το σύνολο των διαδικασιών που απαιτούνται για την πρόσληψη, είναι ευρέως γνωστό ως Recruitment Process Outsourcing (RPO).  Από την έρευνα Global RPO Report 2010 προκύπτει ότι η πρακτική της εξωτερικής ανάθεσης του recruitment έχει καταστεί ιδιαίτερα δημοφιλής από τις εταιρείες. Συγκεκριμένα, η πλειοψηφία των οργανισμών (66%) δήλωσε ότι σχεδιάζει να απευθυνθεί σε εξωτερικούς συμβούλους για τη στελέχωσή του.

Παράλληλα, η αναλογία των οργανισμών που κάνουν outsourcing όλων ή ορισμένων λειτουργιών του τμήματος HR ανέρχεται το 2010 σε 46%, ποσοστό αυξημένο σε σχέση με το αντίστοιχο 43% του προηγούμενου έτους.

Σύμφωνα με τον Ηρακλή Παπαδόπουλο, Country Manager, Greece της Pedersen & Partners, οι εξειδικευμένες εταιρείες Recruitment Outsourcing διαθέτουν «άριστη γνώση της αγοράς και κατά συνέπεια γνωρίζουν πού να αναζητήσουν τα ιδιαίτερα ικανά και αποτελεσματικά στελέχη. Υπάρχουν μάλιστα εταιρείες που έχουν εξειδίκευση ανά κλάδο ή εταιρείες που έχουν τη δυνατότητα να αναζητήσουν συγκεκριμένα προφίλ στελεχών διεθνώς.

Επιπλέον, η εξειδικευμένη γνώση στην αξιολόγηση των υποψηφίων, τόσο σε επίπεδο εμπειρίας και δεξιοτήτων όσο και σε επίπεδο κινήτρων και επαγγελματικών συμπεριφορών (behavioral competencies) και η ικανότητα να διασφαλίσουν την εμπιστευτικότητα της όλης διαδικασίας, αποτελούν χαρακτηριστικά των εξειδικευμένων εταιρειών Recruitment Outsourcing, όπως και το γεγονός ότι περιορίζεται σημαντικά η πιθανότητα μίας λανθασμένης επιλογής και αποφεύγεται το κόστος που μία τέτοια επιλογή συνεπάγεται».


Σχέση Recruitment και HR
Οι επιχειρήσεις σήμερα αναζητούν ολοένα και περισσότερο μία οργανωμένη στρατηγική στελέχωσης που να ανταποκρίνεται στις ανάγκες και τους στόχους τους. Η εύρεση καταρτισμένων και ταλαντούχων εργαζομένων, μία από τις βασικότερες ανάγκες των εργοδοτών, συνήθως ανατίθεται στα στελέχη του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού.

Το τμήμα HR ωστόσο, κάθε εταιρείας, είναι επιφορτισμένο με πλήθος υποχρεώσεων που επηρεάζουν την ορθή λειτουργία του οργανισμού και τα στελέχη του καλούνται να ανταποκριθούν παράλληλα ή και συμπληρωματικά με αρκετές περιφερειακές δραστηριότητες που αφορούν στο ανθρώπινο δυναμικό.

Όπως προέκυψε από την έρευνα Global RPO Report 2010, περίπου το 60% των τμημάτων Ανθρώπινου Δυναμικού των επιχειρήσεων λειτουργεί με πέντε ή λιγότερα άτομα προσωπικό ενώ πάνω από το ένα τρίτο δήλωσε ότι δαπανά λιγότερο από το 10% του χρόνου του για το recruitment και μόλις 20% ότι αφιερώνουν τουλάχιστον 75% του χρόνου τους στις διαδικασίες που απαιτούνται. Η προσέλκυση και εύρεση εργαζομένων, χρειάζεται να είναι μία οργανωμένη διαδικασία που περιλαμβάνει ειδικές μεθόδους και εργαλεία που διασφαλίζουν την επιτυχημένη αποτελεσματικότητά της ενώ απαιτεί και συγκεκριμένες δεξιότητες όπως ορθή και αντικειμενική κρίση και εξειδίκευση.

Οι εξωτερικοί σύμβουλοι που αναλαμβάνουν το recruitment process outsourcing διαθέτουν, εκτός από εξειδικευμένες γνώσεις κι ένα πλήθος εργαλείων για τις διαδικασίες στρατολόγησης ενώ επωφελούνται και από τις υπηρεσίες που προσφέρει η τεχνολογία. Όσον αφορά τα εργαλεία και τις μεθόδους ο Ηρ. Παπαδόπουλος αναφέρει τ ις δομημένες συνεντεύξεις, τα εξειδικευμένα τεστ και τον ενδελεχή έλεγχο των συστάσεων ενώ τονίζει τη σημασία των «έμπειρων συμβούλων οι οποίοι έχουν τη δυνατότητα να μπουν στη θέση της εταιρείας πελάτη, να κατανοήσουν πλήρως τις ιδιαίτερες ανάγκες της και να ταιριάξουν τα προφίλ των υποψηφίων με την εταιρική κουλτούρα», ενώ σύμφωνα με την Κική Αυγουστάτου, Operations Manager της Randstad «η διαλογή βιογραφικών, οι αγγελίες θέσεων εργασίας (εταιρικές ιστοσελίδες, ιστοσελίδες κοινωνικής δικτύωσης, μηχανές αναζήτησης κτλ), το Headhunting, η κοινωνική δικτύωση, η αξιολόγηση απόδοσης, τα κέντρα αξιολόγησης (ειδικότητας, προσωπικότητας κτλ) και οι βάσεις δεδομένων είναι μερικά από τα εργαλεία που χρησιμοποιούν οι εταιρείες που προσφέρουν το recruitment outsourcing για να διασφαλίσουν το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα για τον πελάτη τους».

Αν και κατά το παρελθόν, το βασικότερο κίνητρο για την ανάθεση μίας λειτουργίας σε εξωτερικούς συνεργάτες ήταν η μείωση του κόστους, σήμερα, οι λόγοι που οδηγούν μία εταιρεία σε αυτή την απόφαση, δεν είναι μόνο οικονομικοί αλλά και στρατηγικοί. Έτσι, εκτός από τον περιορισμό των λειτουργικών εξόδων και κατά συνέπεια την εξοικονόμηση κόστους, εξοικονομείται και χρόνος και τα στελέχη που επωμίζονταν αυτή την αρμοδιότητα μπορούν πλέον να επικεντρώσουν τις δυνάμεις τους σε άλλες σημαντικές λειτουργίες του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού όπως την εκπαίδευση και ανάπτυξη του προσωπικού, τον εντοπισμό των αναγκών τους, τη διαχείριση των εργασιακών σχέσεων στο εσωτερικό της εταιρείας και γενικότερα σε δράσεις που μπορούν να αυξήσουν την εργασιακή ικανοποίηση του ήδη υπάρχοντος προσωπικού. Ωστόσο οι λόγοι για τους οποίους μία εταιρεία αποφασίζει να αναθέσει τη διαδικασία του recruitment σε εξωτερικό συνεργάτη δεν είναι μόνο αυτοί…


Γιατί outsourcing;
Η ανάγκη για άμεση διείσδυση στην αγορά και στις ανάγκες του σήμερα, η πρόσβαση σε σύγχρονη και εξειδικευμένη γνώση αλλά και σε πόρους και δεξιότητες που οι εταιρείες δεν διαθέτουν, είναι μερικοί από τους λόγους για τους οποίους μία εταιρεία επιλέγει τη λύση του recruitment outsourcing.

«Το RPO κερδίζει συνεχώς έδαφος, παρά την κάμψη λόγω διεθνών οικονομικών συγκυριών. Όλο και περισσότερες εταιρείες αναζητούν έναν στρατηγικό συνεργάτη, ο οποίος θα αναλάβει για λογαριασμό τους τον πλήρη κύκλο διαχείρισης του ανθρώπινου δυναμικού τους: από τη χάραξη στρατηγικής, στην προσέλκυση και επιλογή ανθρώπινου δυναμικού, τη διαχείριση των ταλέντων εντός του οργανισμού έως τη μετάβασή τους στο επόμενο εργασιακό στάδιο», υποστηρίζει η Δρ Βενετία Κουσία, Managing Director της Manpower Hellas και συμπληρώνει «η τάση θα παραμείνει αυξητική καθώς εντείνονται διαρκώς οι πιέσεις που δέχονται οι οργανισμοί λόγω έλλειψης εσωτερικών πόρων HR, υψηλού κόστους προσέλκυσης ποιοτικού ανθρώπινου δυναμικού και έλλειψης ταλέντων».

Η στοχευμένη αναζήτηση και η ταχύτητα ολοκλήρωσης της διαδικασίας από τους εξειδικευμένους συμβούλους, συγκαταλέγονται στα οφέλη που απολαμβάνει η εταιρεία η οποία επιλέγει αυτό τον τρόπο για την πρόσληψη προσωπικού.

«Από επιχειρησιακή πλευρά, η υιοθέτηση πρακτικών RPO απαντά σε 3 βασικές ανάγκες: επιτρέπει την υλοποίηση της επιχειρησιακής στρατηγικής, μειώνει το λειτουργικό κόστος και επιτρέπει στον οργανισμό να προσελκύσει, να διακρατήσει και να αναπτύξει το ανθρώπινο δυναμικό του σε βάθος χρόνου. Τα παραπάνω προκύπτουν από σχετικές έρευνες (π.χ. Aberdeen Group 2009) και επιβεβαιώνονται από τους ίδιους τους πελάτες μας» υποστηρίζει η Δρ Β. Κουσία.

Όσον αφορά τους παράγοντες που επιβραδύνουν τις διαδικασίες πρόσληψης σε μία εταιρεία, οι συμμετέχοντες στην τρίτη κατά σειρά παγκόσμια έκθεση Global RPO Report 2010 ανέφεραν μεταξύ άλλων τους χρόνους που απαιτούνται για την πρόσληψη, το κόστος αλλά και την ποιότητα των προσλήψεων (γράφημα 2), ενώ οι σημαντικότερες προσδοκίες που έχουν οι εταιρείες από τους εξωτερικούς τους συνεργάτες είναι η βελτίωση στους χρόνους, το χαμηλότερο κόστος και η δυνατότητα πρόσβασης σε περισσότερες πηγές (γράφημα 1).

«Όταν μία επιχείρηση επιλέγει να αναθέσει την αναζήτηση προσωπικού σε εξειδικευμένη εταιρεία στελέχωσης, ελαχιστοποιεί το χρόνο ενασχόλησης των στελεχών της με διαδικασίες όπως η αναζήτηση και διαλογή (screening) βιογραφικών ή η αξιολόγηση μεγάλου αριθμού υποψηφίων έως ότου να διαμορφωθεί το short list με τις καλύτερες υποψηφιότητες. Ιδιαίτερα στην περίοδο που διανύουμε κατά την οποία η προσφορά υποψηφίων είναι αυξημένη, ο όγκος των βιογραφικών είναι τόσο μεγάλος που δύσκολα μια εταιρεία μπορεί να τον διαχειριστεί μόνη της.

Χάρη λοιπόν στο Recruitment Outsourcing αυξάνεται ο χρόνος που μπορούν να διαθέσουν τα στελέχη σε ζητήματα, που πιθανώς απαιτούν ιδιαίτερα προσεκτικούς χειρισμούς. Επιπλέον, η εξειδίκευση ανά επαγγελματικό αντικείμενο των συμβούλων που αναλαμβάνουν την εύρεση των στελεχών που αναζητά η εταιρεία-πελάτης εξασφαλίζει την επιτυχία του τελικού αποτελέσματος με απόλυτα ελεγχόμενο κόστος» αναφέρει από την πλευρά του ο Χ. Κωνσταντινίδης.

Σχετικά με τις προσδοκίες που έχουν οι εταιρείες από τους εξωτερικούς τους συνεργάτες, η Ρεβέκκα Πιτσίκα, Γενική Διευθύντρια της Εταιρείας Επιλογής Στελεχών People for Business υποστηρίζει πως «μία επιχείρηση προσδοκά από την εταιρεία συμβούλων να καταλάβει την εταιρική κουλτούρα της επιχείρησης, τις ιδιαιτερότητες της θέσης και βέβαια να τηρήσει το χρονοδιάγραμμα. Η μεγαλύτερη προσδοκία όμως έχει να κάνει με τους υποψηφίους.

Η εταιρεία συμβούλων θα πρέπει να φέρει στην επιχείρηση όχι απλά καλούς υποψήφιους με εντυπωσιακά βιογραφικά, αλλά τους κατάλληλους – που ταιριάζουν στο εργασιακό περιβάλλον της συγκεκριμένης επιχείρησης. Σε μία τέτοια συνεργασία είναι πολύ σημαντικό, η εταιρεία να βλέπει το σύμβουλο ως business partner. Να συνεργάζεται μαζί του και να ενημερώνεται για το τι ισχύει στην αγορά και ειδικότερα στον κλάδο που δραστηριοποιείται».


Παράγοντες επιτυχίας;
Προκειμένου να ολοκληρωθεί με επιτυχία η διαδικασία του Recruitment Outsourcing πρέπει να συνηγορούν ορισμένοι παράγοντες. Η σωστή επιλογή του παρόχου, οι ξεκάθαρα προσδιορισμένοι και κατανοητοί εταιρικοί στόχοι, ο συνεχής έλεγχος και η σωστή διαχείριση της εξέλιξης της συνεργασίας, η σωστά δομημένη σύναψη σύμβασης και η ανοιχτή επικοινωνία με άτομα και ομάδες αποτελούν ορισμένους από τους παράγοντες επιτυχίας του RPO. Ο τίτλος της θέσης, η γεωγραφική περιοχή, οι απαιτούμενες ικανότητες/δεξιότητες, ο τύπος της εργασίας και η περιγραφή είναι μερικά από τα στοιχεία που πρέπει να γνωρίζει με ακρίβεια ο εξωτερικός συνεργάτης ώστε η αναζήτηση να είναι στοχευμένη.

Είναι σημαντικό μία εταιρεία να έχει υπόψη της ότι όταν αναθέτει μία λειτουργία της σε κάποιον εξωτερικό συνεργάτη δεν απαλλάσσεται από τη διαχείρισή της αλλά χρειάζεται να αφιερώνει αρκετό χρόνο στη διαχείριση της πορείας της διαδικασίας. Η ανάπτυξη δικτύων επικοινωνίας ανάμεσα στον πάροχο και την εταιρεία – πελάτη είναι κρίσιμη όπως και η εμπλοκή και ενεργητική συμμετοχή της εταιρείας στον προγραμματισμό, αλλά και σε λειτουργικό επίπεδο, με συνέπεια και κάλυψη των καθημερινών αναγκών.

Όπως υποστηρίζει η Κ. Αυγουστάτου, «ιδανικά οι επιχειρήσεις πρέπει να συναντηθούν με το σύμβουλο που θα αναλάβει τη διαδικασία της αξιολόγησης, ούτως ώστε να σιγουρευτούν ότι έχουν μια πλήρη κατανόηση της θέσης. Σημαντικό είναι να υπάρχει συνεχής επικοινωνία σε εβδομαδιαία βάση που να δίνει feedback στον πελάτη όπως και για την επίλυση τυχόν προβλημάτων, απορίες, ανησυχίες κτλ.

Έτσι, εξασφαλίζεται ότι αποφεύγονται τυχόν παρεξηγήσεις και η διαδικασία θα είναι αποτελεσματική». Σχετικά με την επικοινωνία ανάμεσα στον πάροχο και την εταιρεία-πελάτη, ο Ηρ. Παπαδόπουλος αναφέρει πως «δεν χρειάζεται απλά να είναι συχνή αλλά να είναι και διαρκής. Ο σύμβουλος πρέπει να αποκτήσει μία πολύ καλή γνώση της εταιρείας και των αναγκών της σε ότι αφορά το έργο στελέχωσης. Τα στελέχη της εταιρείας-πελάτη επίσης έχουν ανάγκη να είναι συνεχώς ενήμερα για την εξέλιξη του έργου, τις συνθήκες της αγοράς και τη διαθεσιμότητα συγκεκριμένων προφίλ στελεχών, καθώς δεν είναι σπάνιο φαινόμενο με βάση αυτή την αμφίδρομη πληροφόρηση να διαμορφώνεται και το τελικό προφίλ της θέσης».

Η στελέχωση που γίνεται μέσω του RPO αφορά τόσο σε entry level θέσεις όσο και C-level ενώ η προσέγγιση διαφοροποιείται αναλόγως το επίπεδο και τις απαιτούμενες ικανότητες. Όσον αφορά τη διαδικασία που ακολουθείται από τον εξωτερικό συνεργάτη κατά την αναζήτηση ανά κλάδο και θέση, η Δρ Β. Κουσία υποστηρίζει ότι «η φιλοσοφία παραμένει η ίδια -χρειαζόμαστε τον κατάλληλο άνθρωπο στην κατάλληλη θέση-, όπως και η ανάγκη για ταχύτητα και αύξηση της παραγωγικότητας. Αυτό που αλλάζει είναι το μείγμα πρακτικών και εργαλείων που χρησιμοποιούμε κάθε φορά για να επιτύχουμε, σε συνδυασμό με καινοτομίες που κρίνονται απαραίτητες για να αντιμετωπίσουμε προβλήματα που δεν είχαμε αντιμετωπίσει μέχρι χθες. Η εργαλειοθήκη, οι καλές πρακτικές και η ικανότητα για καινοτομία είναι τρία στοιχεία που διακρίνουν έναν εξαιρετικό συνεργάτη RPO».

Όπως προέκυψε από το Global RPO Report 2010 που διερευνά τις τάσεις που επικρατούν όσον αφορά τις προσλήψεις, οι περισσότερες θέσεις που προκύπτουν σε παγκόσμιο επίπεδο είναι εκείνες που αφορούν business operations support και στελέχη μεσαίου επιπέδου. Οι εξατομικευμένες λύσεις που προσφέρουν συνήθως οι σύμβουλοι απασχόλησης, σχεδιάζονται με βάση τις συγκεκριμένες ανάγκες και την εταιρική κουλτούρα της κάθε επιχείρησης προκειμένου το ταίριασμα του υποψηφίου με τη θέση εργασίας να είναι το καλύτερο δυνατό.

Ο Χ. Κωνσταντινίδης αναφέρει: «Αναλόγως του προφίλ που αναζητούν, οι σύμβουλοι επιλογής προσωπικού ακολουθούν διαφορετικές μεθόδους εύρεσης του κατάλληλου υποψηφίου. Σε entry level προφίλ αξιοποιούν την πλούσια βάση βιογραφικών που διαθέτουν και χρησιμοποιούν ταυτόχρονα παραδοσιακές μεθόδους, όπως είναι η δημοσίευση αγγελίας στην ιστοσελίδας της εταιρείας που αναλαμβάνει τη στελέχωση, σε άλλες ιστοσελίδες όπου αναρτώνται αγγελίες και σε έντυπα μέσα, ενώ στη συνέχεια πραγματοποιούνται προσωπικές συνεντεύξεις.

Για εύρεση περισσότερο εξειδικευμένων προφίλ επιλέγονται πιο στοχευμένοι τρόποι αναζήτησης όπως το direct search (headhunting). Για επιβεβαίωση συγκεκριμένων χαρακτηριστικών που τυχόν απαιτεί μια θέση εργασίας αξιοποιούνται επίσης ειδικά τεστ δεξιοτήτων, μέσω ηλεκτρονικών συστημάτων αξιολόγησης των υποψηφίων. Ένα ακόμα πολύ σημαντικό εργαλείο που έχουν στη διάθεσή τους οι σύμβουλοι είναι το networking με πανεπιστημιακούς και άλλους φορείς που αποτελούν πηγές εξειδικευμένων υποψηφίων».


Επιλογή συνεργάτη
Όταν μία εταιρεία αποφασίσει να αναθέσει τη διαδικασία του recruitment σε έναν εξωτερικό συνεργάτη, έρχεται η ώρα της επιλογής του παρόχου. Προτού μία εταιρεία επιλέξει το συνεργάτη της, θα πρέπει να εξετάσει ορισμένους παράγοντες.

Τα βασικότερα κριτήρια που ανέφεραν ότι εξετάζουν οι εταιρείες που συμμετείχαν στην Global RPO Report 2010 προτού επιλέξουν τον συνεργάτη τους είναι η ποιότητα του συνεργάτη, η γνώση του στο συγκεκριμένο αντικείμενο και το κόστος (γράφημα 3).

Πράγματι, η εξειδίκευση του παρόχου σε έναν συγκεκριμένο κλάδο δραστηριοποίησης πρέπει να αξιολογείται καθώς αυτή θα επηρεάσει την αποτελεσματικότητα των προσλήψεων. Επίσης, το κόστος των υπηρεσιών που προσφέρουν οι πάροχοι και η σχέση κόστους/ποιότητας υπηρεσιών αποτελούν βασικά κριτήρια για την επιλογή συνεργάτη. Σίγουρα το κόστος δεν πρέπει να υπερβαίνει το αντίστοιχο που θα στοίχιζε στην εταιρεία όταν η πρόσληψη γινόταν εσωτερικά.

«Δεδομένου ότι όλο και περισσότερες εταιρείες απευθύνονται σε συμβούλους παροχής υπηρεσιών ανθρώπινου δυναμικού για τις ανάγκες τους, στην αγορά εμφανίζεται πληθώρα εταιρειών αξιολόγησης προσωπικού. Για το λόγο αυτό, είναι συνετό οι επιχειρήσεις να αξιολογούν τη νομιμότητα της εταιρείας παροχής υπηρεσιών ανθρώπινου δυναμικού, το ποσοστό response, καθώς επίσης το υπόβαθρο, τη φήμη, την αξιοπιστία και το “branding” της εταιρείας. Εφόσον έχουν αξιολογήσει τους παραπάνω παράγοντες, το επόμενο βήμα είναι να αξιολογήσουν τους ίδιους συμβούλους και σε τι ειδικεύονται.

Παραδείγματος χάριν εάν μια επιχείρηση ψάχνει για επαγγελματίες Πληροφορικής, η εταιρεία που ειδικεύεται στον κλάδο αυτό πιθανώς να προσφέρει και τους πιο κατάλληλους υποψήφιους καθώς έχει καλύτερη κατανόηση της θέσης, εξοικονομώντας έτσι χρόνο στην εταιρεία-πελάτη», αναφέρει η Κ. Αυγουστάτου.

Σχετικά με τα κριτήρια επιλογής εξωτερικού συνεργάτη, η Ρ. Πιτσίκα υποστηρίζει: «Υπάρχουν πολλά κριτήρια με βάση τα οποία οι εταιρείες επιλέγουν τους εξωτερικούς συμβούλους. Αυτά συνήθως είναι το κόστος, το brand name, οι εγγυήσεις κτλ. Το πιο σημαντικό όμως απ’ όλα, είναι το ROI (Return On Investment). Που σημαίνει ότι πρέπει να λαμβάνεται υπόψη η απόδοση της επένδυσης, δηλαδή πώς εξελίσσονται, σε βάθος χρόνου, στο εσωτερικό της επιχείρησης τα στελέχη που έχει τοποθετήσει η εταιρεία συμβούλων».

Το να ζητήσει μία εταιρεία πληροφορίες από άλλες επιχειρήσεις που χρησιμοποίησαν ή χρησιμοποιούν το recruitment outsourcing είναι μία καλή ιδέα προτού επιλεχθεί ο συνεργάτης. Ίσως, μάλιστα, σε ορισμένες περιπτώσεις να είναι χρήσιμο μία εταιρεία να ζητήσει τη συνδρομή κάποιου συμβούλου επιχειρήσεων εξειδικευμένου σε θέματα outsourcing. Η αξιοποίηση ενός ειδικού συμβούλου, έστω και περιστασιακά, κρίνεται συχνά απαραίτητη καθώς μπορεί να βοηθήσει να αποφευχθούν «παγίδες» που μπορεί να κρύβονται στα «ψιλά γράμματα» των συμβολαίων ή στους ασαφείς και διφορούμενους όρους που μπορεί να περιλαμβάνονται σε μία σύμβαση μεταξύ μίας εταιρείας συμβούλων και μίας επιχείρησης.

Η ασάφεια ή/και ανακρίβεια στις υπηρεσίες που διατείνονται ότι προσφέρουν κάποιες εταιρείες είναι ένα σημείο στο οποίο πρέπει να δίνεται προσοχή κατά την επιλογή του συνεργάτη. Η άμεση ανταπόκριση σε ανάγκες που προκύπτουν όπως και η συνεπής τήρηση των χρονοδιαγραμμάτων είναι επίσης πολύ σημαντικοί παράγοντες που πρέπει να λαμβάνονται υπόψη όταν μία εταιρεία είναι σε διαδικασία επιλογής παρόχου. Σε τομείς σαν κι αυτούς έγκειται η «ποιότητα» του συνεργάτη την οποία θέτουν ως πρώτη προτεραιότητα οι επιχειρήσεις ανά τον κόσμο για την επιλογή του κατάλληλου συνεργάτη.


Σημεία που χρήζουν ιδιαίτερης μεταχείρισης
Η εξωτερική ανάθεση της διαδικασίας πρόσληψης στελεχών αν και υπόσχεται οφέλη, όταν δεν γίνεται με ορθό τρόπο, εγκυμονεί κινδύνους. Η έλλειψη σταθερής και ορθής διαχείρισης της διαδικασίας του Recruitment Outsourcing είναι από τους πιο συχνούς λόγους που ευθύνονται για την αποτυχία του. Ένας μάνατζερ που διατηρεί συνεχή επαφή με τον εξωτερικό φορέα παροχής υπηρεσιών είναι απαραίτητος προκειμένου το Outsourcing να είναι επιτυχημένο. Είναι αυτός που πρέπει να εξασφαλίζει ότι ο συνεργάτης θα είναι συνεχώς ενημερωμένος σχετικά με τις απαιτήσεις της εταιρείας, να φροντίζει ώστε όλες οι λειτουργίες να είναι συνεχώς υπό έλεγχο και υπό την επίβλεψή του.

Η εξωτερική ανάθεση επιπλέον, μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα στο εσωτερικό της εταιρείας, επηρεάζοντας αρνητικά το ηθικό του ανθρώπινου δυναμικού της. Τα στελέχη μπορεί να θεωρήσουν τους εξωτερικούς συμβούλους ως απειλή για τις θέσεις τους. Για να αποφευχθεί το εσωτερικό χάος και η σύγχυση, πρέπει όσο το δυνατόν νωρίτερα να διευκρινίζεται ότι με την εξωτερική ανάθεση δεν αντικαθιστώνται οι αρμοδιότητες κανενός από το ήδη υπάρχον προσωπικό αλλά μεταξύ άλλων αυτό έχει ως στόχο να διευκολύνει τη δουλειά τους και να κλιμακώσει τις αρμοδιότητές τους.

Ανάμεσα στους κινδύνους που συνδέονται με την ανάθεση λειτουργιών σε εξωτερικούς συνεργάτες, μπορεί ακόμα να αναφερθεί ο κίνδυνος απώλειας δεξιοτήτων στο εσωτερικό της εταιρείας, η αδυναμία εκτέλεσης της λειτουργίας από την εταιρεία όταν παραστεί ανάγκη, η απώλεια ελέγχου της διαδικασίας κτλ. Ωστόσο, όπως έχει επισημανθεί, μία εταιρεία που αναθέτει την εκτέλεση μίας λειτουργίας της σε έναν εξωτερικό συνεργάτη δεν σημαίνει ότι παύει να ασχολείται με αυτό το θέμα καθώς χρειάζεται να αναλύσει και να προσδιορίσει με ακρίβεια τις ανάγκες της, να παρακολουθεί την πορεία εκτέλεσης της λειτουργίας που έχει αναθέσει και να λειτουργεί πειθαρχημένα σε επίπεδο λήψης αποφάσεων.

Όσον αφορά τα προβλήματα που μπορεί να προκαλέσει σε μία εταιρεία το recruitment outsourcing, η Ρ. Πιτσίκα υποστηρίζει σχετικά: «Οι σύμβουλοι δεν δημιουργούν προβλήματα. Αλλά αντίθετα, λύνουν προβλήματα. Λειτουργούν συμπληρωματικά με το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού μίας εταιρείας και αφήνουν το HR της εταιρείας να επικεντρωθεί σε άλλα πεδία, όπως είναι το talent management, η διαμόρφωση της στρατηγικής της εταιρείας, το «χτίσιμο» του branding κ.ά.».

Case study: Το Recruitment Outsourcing στην Piscines Ideales
Στην Piscines Ideales, οι άνθρωποί μας είναι το άλφα και το ωμέγα, ενώ η κουλτούρα μας είναι το μέσον για να γινόμαστε συνεχώς πιο αποτελεσματικοί και πιο ανταγωνιστικοί.

Η επιλογή των καλύτερων, που ασπάζονται την Ideales κουλτούρα μας, δεν είναι πάντα μια εύκολη διαδικασία. Με τη διαπίστωση αυτή, αναπτύξαμε και καθιερώσαμε ένα ολοκληρωμένο σύστημα προσέλκυσης και επιλογής εργαζομένων, το οποίο περιλαμβάνει όλα τα στάδια, από την ανάγκη κάλυψης της θέσης μέχρι την τελική επιλογή και πρόσληψη.

Με αυτό τον τρόπο, οι νέες προσλήψεις έγιναν ακόμα πιο στοχευμένες λαμβάνοντας υπόψη τις εκάστοτε ανάγκες της εταιρείας. Για τη στελέχωση θέσεων με αυξημένες απαιτήσεις απευθυνόμαστε πάντα σε εξειδικευμένους συμβούλους, οι οποίοι έχουν την τεχνογνωσία και τεκμηριωμένη εμπειρία στο συγκεκριμένο αντικείμενο και διεξάγουν πιο εστιασμένη αναζήτηση υποψηφίων. Τα οφέλη που αποκομίζουμε είναι πολλαπλά.

Εξοικονομούμε χρόνο και κατ’ επέκταση κόστος, ενώ μας δίνεται η δυνατότητα να προσελκύσουμε αξιόλογα άτομα, τα βιογραφικά των οποίων αντλούμε από την ευρεία βάση δεδομένων των συμβούλων, που ίσως διαφορετικά δεν θα είχαμε την ευκαιρία να προσεγγίσουμε.

Θεωρούμε τη σωστή στελέχωση καταλυτικό παράγοντα για την επιτυχία της Piscines Ideales και όταν υπάρχει συνεργασία με τους κατάλληλους συμβούλους, που διαθέτουν πολύτιμη εμπειρία στον τομέα αυτό, η επιτυχία αυτή είναι αναμφισβήτητη!

Σταυρούλα Παξινού, Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού, Piscines Ideales


Viewpoint: Παράμετροι για επιλογή Recruitment Outsourcing και ο ρόλος της Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού
Μία από τις πιο συνηθισμένες, πλέον, δηλώσεις των εκπροσώπων των επιχειρήσεων είναι το ότι «άνθρωποί μας είναι το πολυτιμότερο κεφάλαιο της εταιρείας μας».

Αυτή η δήλωση, που κινδυνεύει (και αυτή) να καθιερωθεί σαν απαραίτητο συμπλήρωμα κάθε παρουσιαζόμενου εταιρικού προφίλ χάνοντας το ουσιαστικό της περιεχόμενο, έχει προκύψει από μεγάλες αλήθειες, από πραγματικές εμπειρίες του επιχειρηματικού κόσμου: στην εποχή μας, την εποχή της γνώσης, της αξιοποίησης της τεχνολογίας, της καινοτομίας, οι άνθρωποι είναι η εταιρεία.

Σα συνέπεια αυτού, η αναζήτηση, επιλογή και ένταξη εργαζομένων σε έναν οργανισμό είναι λειτουργίες κυριολεκτικά κρίσιμες για την επιτυχία του. Αυτό είναι σαφές, θα λέγαμε προφανές. Αυτό που δεν είναι πάντα προφανές, είναι το τι πραγματικά εννοούμε όταν λέμε «επιλογή» αυτών των ανθρώπων, σε ποιους παράγοντες δίνουμε έμφαση, και πού στοχεύουμε.

Κατά την άποψή μας, όταν αναφερόμαστε στους «ανθρώπους μας», αναφερόμαστε σε μέλη μιας η περισσότερων (αλληλοσυμπληρούμενων) ομάδων. Με τελικό στόχο ένα σύνολο συμβατών μεταξύ τους δεξιοτήτων, γνώσεων, φιλοδοξιών, αξιών, ανθρώπινων σχέσεων και στάσεων ζωής, που διαμορφώνει ένα αποτελεσματικό οργανισμό.

Με άλλα λόγια, το πιο πολύτιμο άυλο αγαθό που έχουν οι σημερινές εταιρείες: αυτό που χαρακτηρίζει την κουλτούρα τους, το όραμά τους, την ιστορία τους και την ταύτισή τους με αξίες και επιτεύγματα. Ένα αγαθό που, αναμφισβήτητα, εξελίσσεται και βελτιώνεται συνεχώς. Με την παραπάνω λογική, η διαδικασία αναζήτησης και επιλογής προσωπικού περιλαμβάνει ένα εξαιρετικά σημαντικό στοιχείο: τη βαθιά κατανόηση της εταιρικής κουλτούρας και του εταιρικού οράματος, και, ακόμα περισσότερο, της επιδιωκόμενης εξέλιξης αυτών.

Πέρα λοιπόν από την αξιολόγηση των προσόντων και δεξιοτήτων ενός υποψηφίου, πέρα ακόμα και από την αξιολόγηση στοιχείων προσωπικότητας, η προσπάθειά μας εστιάζεται στην αναζήτηση ενός αυριανού συνάδελφου, που μπορεί να ενταχθεί και, ακόμα περισσότερο να προαγάγει το πλαίσιο αρχών και στόχων που θεωρούμε ότι αποτελεί την «ουσία» του Οργανισμού.

Η συνεργασία με εξωτερικούς φορείς στην αναζήτηση (Recruitment Outsourcing) μπορεί να παρέχει πολύτιμα πλεονεκτήματα, ιδιαίτερα σε μικρούς οργανισμούς οι οποίοι δεν διαθέτουν το ειδικευμένο προσωπικό ή τη σχετική τεχνογνωσία. Επίσης, χάρη στις βάσεις δεδομένων τους, οι εταιρείες Συμβούλων αποτελούν ελκυστική επιλογή για αναζήτηση υψηλόβαθμων ή πολύ ειδικευμένων στελεχών. Το ερώτημα όμως είναι σε ποιο βαθμό μπορεί ο εξωτερικός συνεργάτης να «ενσωματώσει» στοιχεία εταιρικής κουλτούρας – τα οποία αναπτύξαμε παραπάνω – καθοριστικά για το επιθυμητό προφίλ του εργαζόμενου.

Η απόφαση για μια τέτοια συνεργασία εξαρτάται βασικά από την οργάνωση και τη δομή της Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού. Θεωρούμε ότι μια από τις πιο κρίσιμες λειτουργίες της τελευταίας οφείλει να είναι η κάλυψη από την ίδια των απαιτήσεων της στελέχωσης της εταιρείας. Λειτούργημα της Δ.Α.Δ. είναι η ενσωμάτωση και προαγωγή όλων των στοιχείων αυτών που καθορίζουν την «ουσία» της εταιρείας, και η εισαγωγή και ένταξη κατάλληλα επιλεγμένων ανθρώπων με τρόπο που συνεισφέρει στη συνεχή βελτίωση των στοιχείων αυτών.

Η χρήση εξωτερικών συνεργατών παραμένει βέβαια μια δυνατότητα, κατά την άποψή μας όμως θα πρέπει να εστιάζεται σε πολύ ειδικευμένες αναζητήσεις όπου η βάση δεδομένων του συνεργάτη αποτελεί καθοριστικό πλεονέκτημα.

Λάμπρος Σκαρτσής, Διευθυντής Ανθρώπινου Δυναμικού, Όμιλος Εταιρειών Σφακιανάκη


Viewpoint: Recruitment Outsourcing: Αξιόπιστη λύση αλλά όχι πανάκεια

Αρκετές επιχειρήσεις δεν λαμβάνουν υπόψη τους το κόστος που έχει μια πρόσληψη λάθος ανθρώπου σε οποιαδήποτε θέση και κυρίως σε θέσεις ευθύνης. Συνήθως λάθος επιλογές υποψηφίων συμβαίνουν όταν οι προσλήψεις γίνονται κάτω από πίεση χρόνου σε συνδυασμό με την υπερεκτίμηση της ικανότητας των στελεχών που χειρίζονται τις προσλήψεις καθώς και από την μη συνεχή αξιολόγηση της ποιότητας των βιογραφικών που διατηρούνται στην εταιρεία.

Η ανάθεση μιας πρόσληψης σε εξειδικευμένους εξωτερικούς συνεργάτες είναι μία αξιόπιστη λύση για την αποφυγή λάθους επιλογής ανθρώπου, αλλά δεν είναι η πανάκεια.

Κυρίως για θέσεις ευθύνης η ανάθεση θα πρέπει να είναι προσεκτικά σχεδιασμένη ώστε οι παρεχόμενες υπηρεσίες να ελαχιστοποιούν τα λάθη και να προσθέτουν τελικά αξία στην επιχείρηση.

Τα κύρια κριτήρια αξιολόγησης για την επιλογή ενός εξωτερικού συνεργάτη θα πρέπει να είναι:
• Η εμπειρία του σε προσλήψεις ομοειδών θέσεων στο τομέα δραστηριοποίησης της επιχείρησης.
• Τα εργαλεία και οι τρόποι που χρησιμοποιεί για την προσέλκυση και αξιολόγηση ικανών υποψηφίων καθώς και το επίπεδο της πρόσβασής του σε παθητικούς υποψηφίους.
• Αν πρόκειται για εταιρεία θα πρέπει να γνωρίζουμε και να συμφωνήσουμε ποιο στέλεχός της θα υλοποιήσει το ανατιθέμενο έργο.
• Η εχεμύθεια και η δέσμευση του συμβούλου όσον αφορά κανόνες δεοντολογίας.
• Το κόστος των παρεχομένων υπηρεσιών.
• Ο τρόπος με τον οποίο θα παρουσιάσει την εικόνα της εταιρείας μας.

Φυσικά η ανάθεση μιας πρόσληψης σε εξωτερικό συνεργάτη δεν μας απαλλάσσει από τις δικές μας ευθύνες αφού και η επιλογή του εξωτερικού συνεργάτη αλλά και η τελική επιλογή των υποψηφίων είναι δική μας υπόθεση.

Λουκάς Καβαλαγιός, Διευθυντής Ανθρώπινου Δυναμικού, Ναυπηγεία Ελευσίνας