Με την ανάγκη για μείωση των λειτουργικών δαπανών να αποτελεί μία αέναη πλέον προσπάθεια για τις σύγχρονες εταιρείες και την ταυτόχρονη απαίτηση για μεγιστοποίηση της αξιοποίησης κάθε περιουσιακού στοιχείου, το Facility Management αποκτά κρίσιμης σημασίας ρόλο για το επιχειρείν. Σε αυτό θα πρέπει να προσθέσουμε τον ολοένα και εντονότερο μετασχηματισμό που διαπιστώνουμε τα τελευταία χρόνια στον τρόπο με τον οποίο αντιλαμβανόμαστε το περιβάλλον εργασίας. Το γεγονός ότι πλέον ο χώρος εργασίας δεν απασχολεί τις εταιρείες μόνο ως προς τη λειτουργικότητά του, αλλά και ως προς την εμπειρία που προσφέρει στους εργαζόμενους και στο πώς επηρεάζει την εταιρική κουλτούρα, το wellbeing και την παραγωγικότητα των εργαζομένων, αναδεικνύει τη σπουδαιότητα που εμπεριέχει πλέον η διαχείριση των εγκαταστάσεων και των μέσων για το σύγχρονο HR.

Το Facility Management, ή αλλιώς η Διαχείριση Μέσων/Εγκαταστάσεων και των σχετικών υποστηρικτικών υπηρεσιών, αποτελεί ένα σημαντικό τμήμα για κάθε επιχείρηση. Ως Facility Management ορίζεται η διαδικασία εκείνη με την οποία τα πάγια περιουσιακά στοιχεία εγκαταστάσεων (παραγωγικές εγκαταστάσεις, γραφεία, κτίρια, εξοπλισμός, μηχανήματα κ.ά.) χρησιμοποιούνται και συντηρούνται με τέτοιο τρόπο, ώστε να ελαχιστοποιείται το κόστος λειτουργίας και το κόστος κύκλου ζωής τους, ενώ ταυτόχρονα διατηρείται στο μέγιστο η απόδοσή τους. Η τάση που επικρατεί σε όλους τους επιχειρηματικούς τομείς, ειδικά αυτή την περίοδο, είναι η ανάγκη για μείωση του κόστους και η ταυτόχρονη βελτίωση της ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών. Έτσι, η βελτιστοποίηση των υπηρεσιών που υπάγονται στην «ομπρέλα» του facility management μπορεί να έχει σημαντική επίδραση στην απόδοση και τα αποτελέσματα της εταιρείας.

O ρόλος και η σημασία του Facility Management ενισχύεται όλο και περισσότερο, καθώς οι εγκαταστάσεις και τα μέσα κάθε εταιρείας δεν αρκεί πλέον να είναι λειτουργικά και να λειτουργούν απρόσκοπτα και με οικονομικά αποδοτικό τρόπο. Θα πρέπει, επίσης, να αντανακλούν την εταιρική κουλτούρα, να ενισχύουν την αποδοτικότητα αλλά και τη δημιουργικότητα, να συμβάλουν στην ευζωία και τη διακράτηση των εργαζομένων, να προάγουν τη συνεργασία και ταυτόχρονα να ενισχύουν το brand της εταιρείας αλλά και να ανταποκρίνονται στις σύγχρονες περιβαλλοντικές απαιτήσεις.

Είναι προφανές, λοιπόν, ότι τα μέσα και οι εγκαταστάσεις των σύγχρονων εταιρειών ξεπερνούν πλέον κατά πολύ το φυσικό και λειτουργικό τους ρόλο και αποκτούν στρατηγικής σημασίας ρόλο στην επιβίωση και ανάπτυξη του επιχειρείν. Μία ματιά άλλωστε στα δεκάδες άρθρα που γίνονται κατά καιρούς viral με τις εντυπωσιακές φωτογραφίες από τα γραφεία και τις εγκαταστάσεις μεγάλων εταιρειών, οι οποίες αποτελούν πρότυπο δημιουργικότητας και ανάπτυξης καινοτομίας αλλά και employer’s brand, μπορεί να πείσει και τον πλέον δύσπιστο για το μετασχηματισμό που συντελείται.

Μέσα σε αυτό το πλαίσιο, η Διοίκηση Ανθρώπινου Δυναμικού καλείται, περισσότερο από ποτέ, να συμμετέχει ενεργά στις σχετικές διαδικασίες, ώστε να διασφαλιστεί η επίτευξη όλων των παραπάνω, πάντα σε στενή συνεργασία με τα αρμόδια για το facility management στελέχη.

Τάσεις
Το τοπίο της διαχείρισης μέσων και εγκαταστάσεων αλλάζει με ταχείς ρυθμούς -όπως όλα άλλωστε γύρω μας- χάρη στις νέες τεχνολογίες και τη γρήγορη συσσώρευση δεδομένων. Με τα νέα εργαλεία που συνεχώς αναδύονται, οι εταιρείες είναι πλέον σε θέση να λαμβάνουν καλύτερες και εξυπνότερες αποφάσεις ταχύτερα και ταυτόχρονα να εξοικονομούν πόρους. Οι κυριότερες τάσεις που επηρεάζουν σήμερα το Facility Management συνδέονται με την τεχνολογία και όλα όσα μπορεί να προσφέρει.

1. The Internet of Things (IoT)
Η συγκεκριμένη τεχνολογία που ονομάζουμε Internet of Things και την ακούμε ολοένα και περισσότερο πια, έχει τη δυνατότητα να ενισχύσει την ικανότητα μίας μηχανής να μας πει πράγματα. Το IoT συγκεντρώνει δεδομένα μέσω αισθητήρων που τοποθετούνται στις μηχανές και εφαρμογές με βάση το cloud και κατόπιν ερμηνεύει αυτά τα δεδομένα και στέλνει τη σχετική πληροφόρηση άμεσα σε όποιον ή ο,τιδήποτε τη χρειάζεται.

Αυτές οι νέες δυνατότητες επηρεάζουν σημαντικά το Facility Management. Για παράδειγμα, οι εντολές εργασίας μπορούν να δημιουργούνται αυτόματα, ο εξοπλισμός μπορεί να ενημερώνει τον αρμόδιο πότε χρειάζεται συντήρηση χωρίς να απαιτείται κάποιος να πραγματοποιήσει φυσικό έλεγχο, ενώ διευκολύνεται και η παρακολούθηση της αξιοποίησης του χώρου. H λεγόμενη machine-to-machine (Μ2Μ) επικοινωνία και αυτοματοποίηση θα οδηγήσει σε σημαντική εξοικονόμηση χρόνου για τους facility managers και όλους όσοι εμπλέκονται στις αντίστοιχες διαδικασίες.

2. Αντίο work-life balance
Και όχι, αυτό δεν είναι απαραίτητα κάτι κακό. Άλλωστε το buzzword πια δεν είναι η ισορροπία αλλά η ενοποίηση (integration). Η τεχνολογία πλέον επιτρέπει στους εργαζόμενους να εργάζονται από οπουδήποτε και οποτεδήποτε είναι απαραίτητο. Το ζητούμενο πλέον δεν είναι να κλείνει κανείς το τηλέφωνό του μετά τις 18.00 το απόγευμα ώστε να περάσει χρόνο με την οικογένειά του, αλλά το να ενσωματώσει την εργασία του στη ζωή του όταν υπάρχει χρόνος. Αν αυτό σημαίνει ότι κάποιος θα εργαστεί στις 22.00 το βράδυ γιατί το απόγευμα έπρεπε να πάει το παιδί του στον οδοντίατρο και έπρεπε να φύγει νωρίτερα από το γραφείο, τότε ας γίνει έτσι. Όπως άλλωστε χαρακτηριστικά υποστηρίζει και η διάσημη συγγραφέας βιβλίων γύρω από το time management και την παραγωγικότητα, Laura Vanderkam: «Αν οι άνθρωποι απολαμβάνουν αυτό που κάνουν, δεν υπάρχει καμία ανάγκη να τεθούν αυστηρές διαχωριστικές γραμμές».

Ταυτόχρονα, παρατηρείται και μία μεγαλύτερη εστίαση σε θέματα υγείας. Οι όποιες προσπάθειες γίνονται για να αποφεύγονται οι ασθένειες που σχετίζονται με την εργασία και επιδρούν σημαντικά στη μείωση των απουσιών. Τι σημαίνει αυτό για τις εταιρείες; Αν η ενοποίηση εργασιακής και προσωπικής ζωής υιοθετηθεί στην κουλτούρα του γραφείου, αυτό σημαίνει ότι οι εργαζόμενοι θα μπορούν να αξιοποιούν διαφορετικούς εργασιακούς χώρους ακόμα και σε περίεργες ώρες, ή θα χρειάζονται πρόσβαση σε περισσότερα εταιρικά δίκτυα μέσω mobile τεχνολογιών. Στο άμεσο μέλλον δεν θα αποτελεί έκπληξη αν γίνονται περισσότερες κρατήσεις στην αίθουσα συσκέψεων μίας εταιρείας τα απογεύματα ή τα σαββατοκύριακα!


3. Mobile workforces
Η τεχνολογία σήμερα επιτρέπει στις εταιρείες να προβούν σε μία δραστική αλλαγή: να σταματήσουν να βασίζονται σε ένα φυσικό εργασιακό χώρο και να δημιουργήσουν τις προϋποθέσεις για ένα mobile worforce. Δεν πρόκειται προφανώς για κάτι καινούργιο, ωστόσο ο αριθμός των mobile εργαζομένων αυξάνεται σημαντικά κάθε χρόνο, ενώ ολοένα και περισσότερες εταιρείες επιλέγουν μία “remote first” προσέγγιση κατά τη διάρκεια της αρχικής πρόσληψης. Η International Data Corporation εκτιμάει ότι οι mobile εργαζόμενοι θα ξεπερνούν το 70% του συνολικού workforce των Ηνωμένων Πολιτειών μέχρι το 2020. Όπως αναφέρεται σε μελέτη της IDC: «Το mobility έχει γίνει συνώνυμο της παραγωγικότητας τόσο εντός όσο και εκτός του workplace, και η μαζική υιοθέτηση της mobile τεχνολογίας στις Η.Π.Α έχει καλλιεργήσει ένα περιβάλλον στο οποίο οι εργαζόμενοι αναμένουν να αξιοποιούν την mobile τεχνολογία στην εργασία τους».

Ένα mobile ανθρώπινο δυναμικό δημιουργεί νέες δυνατότητες επέκτασης σε όλες τις ζώνες ώρας, προσέλκυσης καλύτερων εργαζομένων από μία ευρύτερη (παγκόσμια) δεξαμενή ταλέντων καθώς και εξοικονόμησης χρημάτων.

Ο ρόλος του Facility Manager
Στον κόσμο του Facility Management μία πληθώρα δραστηριοτήτων εμπίπτουν στο πλαίσιο της ευθύνης του Facility Manager. Η κατάσταση αυτή, ωστόσο, προκαλεί μεγάλο φόρτο εργασίας στους επαγγελματίες του facility management που καλούνται να ανταποκριθούν σε όλα τα αιτήματα, τις παραγγελίες, τους κανονισμούς, τις προθεσμίες και τις απαιτήσεις της επιχείρησης. Οι Facility Managers γνωρίζουν ότι οι ανάγκες σήμερα προστάζουν να αναλάβουν ρόλο περισσότερο στρατηγικό και proactive. Ωστόσο, η εύρεση του χρόνου που απαιτείται για έναν στρατηγικό σχεδιασμό είναι συχνά ένας αγώνας δρόμου: χρειάζεται να δίνεται προτεραιότητα σε ό,τι είναι σημαντικό και όχι απλά στα επείγοντα ώστε να μεγιστοποιείται η αποτελεσματικότητα.

Το International Facility Management Association (IFMA), η μεγαλύτερη και πλέον αναγνωρισμένη επαγγελματική ένωση για το facility management, δημοσιεύει κάθε χρόνο έναν οδηγό με πρότυπα, σημεία αναφοράς και τάσεις στον τομέα της διαχείρισης των facilities. Ένας από τους βασικούς στόχους του IFMA είναι η βελτίωση του επαγγέλματος του Facility Manager μέσω του προσδιορισμού των τάσεων, των αναγκών και των μελλοντικών προοπτικών.

Σύμφωνα με το IFMA, «πρόκειται για ένα επάγγελμα που περιλαμβάνει πολλές ειδικότητες για την εξασφάλιση της λειτουργικότητας του κτιριακού περιβάλλοντος μέσω της ενσωμάτωσης των ανθρώπων, των χώρων, των διαδικασιών και της τεχνολογίας». Προερχόμενοι από μία πλειάδα επιστημονικών κλάδων, οι Facilities Managers διαδραματίζουν ζωτικό ρόλο στην υλοποίηση επιχειρηματικών στόχων και στο συντονισμό της καθημερινής λειτουργίας όλων των εγκαταστάσεων της εταιρείας.

Οι Facility Managers είναι υπεύθυνοι για τη διαχείριση όλων των πτυχών μίας εγκατάστασης και καλούνται να λειτουργήσουν σε δύο επίπεδα: στρατηγικό και επιχειρησιακό. Σε στρατηγικό επίπεδο, οι managers λαμβάνουν σημαντικές αποφάσεις, συμβάλλοντας έτσι στο στρατηγικό σχεδιασμό, ενώ πρέπει να ενημερώνονται και για τον πιθανό αντίκτυπο των αποφάσεών τους σχετικά με την παροχή χώρων και υπηρεσιών.

Σε επίπεδο επιχειρησιακής διαχείρισης, ο ρόλος του Facility Manager ανάγεται σε περισσότερο τεχνικά θέματα, όπως η ευθύνη για επισκευές, συντήρηση, ασφάλεια και καθαριότητα, φροντίζοντας για την ορθή λειτουργία όλων των απαιτούμενων διαδικασιών ώστε να δημιουργείται και να διατηρείται ένα ασφαλές και οικονομικό περιβάλλον. Αυτό επιτυγχάνεται με τη διαχείριση δραστηριοτήτων που έχουν να κάνουν με θέματα όπως η υγεία και η ασφάλεια των εργαζομένων και των ατόμων που χρησιμοποιούν τα κτίρια, η ασφάλεια πυρός, η ασφάλεια του κτιρίου γενικότερα, τα συστήματα συντήρησης κ.ά.

Η λύση του outsourcing
Η τάση του outsourcing για υπηρεσίες facility management, της ανάθεσης δηλαδή των αντίστοιχων εργασιών σε τρίτους, άρχισε στις Η.Π.Α. στις αρχές της δεκαετίας του ’80, ως λύση για την εξοικονόμηση χρημάτων. Αργότερα, η τάση αυτή άρχισε να γίνεται δημοφιλής και στην Ευρώπη προκειμένου οι επιχειρήσεις να ασχολούνται με το κύριο αντικείμενο των δραστηριοτήτων τους και όχι με εργασίες όπως η συντήρηση των εγκαταστάσεών τους, του τεχνικού και μηχανολογικού εξοπλισμού, της καθαριότητας, την πρόσληψη προσωπικού, τις ανακαινίσεις και μετακομίσεις κ.ά.

Με το outsourcing, τα στελέχη των επιχειρήσεων αποδεσμεύονταν από τις ευθύνες αυτές και δεν έχαναν χρόνο με το να ασχολούνται με άσχετες με το core business τους εργασίες. Έτσι, δημιουργήθηκε ένα ευρύ φάσμα υπηρεσιών, οι οποίες παρέχονται στο πλαίσιο του Facility Management και μπορούν να καλύψουν όλες τις ανάγκες της σύγχρονης επιχείρησης.Ο κλάδος του Facility Management φαίνεται ότι εξελίχθηκε κατά τη διάρκεια της δεκαετίας του ’80 ως συνέπεια της ευρύτερης ανάθεσης των επιχειρησιακών δραστηριοτήτων όπως τη διαχείριση και συντήρηση των χώρων εργασίας.

Οι περισσότερες εταιρείες που έχουν αναγνωρίσει τη δυσκολία, την πολυπλοκότητα και το κόστος με το οποίο συνδέεται η διατήρηση όλων των αναγκαίων πόρων, αλλά και την τεχνογνωσία που απαιτείται, στρέφονται προς τους παρόχους για τη διαχείριση των εγκαταστάσεών τους. Ο συνεργάτης που παρέχει facility management μπορεί να προσφέρει ενέργειες και υπηρεσίες, όπως για τη συντήρηση και την τεχνική υποστήριξη των κτιριακών εγκαταστάσεων, του μηχανολογικού και ηλεκτρικού εξοπλισμού, τη διαχείριση και την εξοικονόμηση της ενέργειας, την καθαριότητα και υγιεινή, τις προμήθειες, την επιλογή και τη συνεργασία με προμηθευτές και εξειδικευμένους τεχνικούς, θέματα υγιεινής και ασφάλειας στην εργασία κ.ά.