Όλοι οι επαγγελματίες στο χώρο της Διοίκησης Ανθρώπινου Δυναμικού έχουμε δαπανήσει αρκετό χρόνο από την καριέρα μας, άμεσα ή έμμεσα, αναζητώντας τον κατάλληλο υποψήφιο προκειμένου να ενισχύσουμε την παραγωγικότητα της εταιρείας μας. Η επιλογή είναι συχνά δύσκολη και πολλές φορές άστοχη όταν δεν έχουμε οριοθετήσει τη διαδικασία επιλογής προσωπικού.
Η εμπειρία έχει δείξει ότι οι συνεντεύξεις επιλογής προσωπικού χωρίζονται, σε δύο κατηγορίες: στις άτυπες και στις τυπικές συνεντεύξεις. Οι άτυπες συνεντεύξεις, συνήθως, προηγούνται των τυπικών και δίνουν τη δυνατότητα στον υποψήφιο να συζητήσει και να ερευνήσει το περιβάλλον της εργασίας, πριν ακόµα αποφασίσει να κάνει αίτηση για αυτήν τη θέση. Έτσι, πολλοί υποψήφιοι που θα έκαναν αίτηση, αποτρέπονται, γιατί καταλαβαίνουν ότι δεν είναι κατάλληλοι για αυτήν εργασία.
Οι τυπικές συνεντεύξεις αποτελούνται από πολλές μεθόδους που ακολουθούνται προκειµένου να γίνει η επιλογή προσωπικού. Για παράδειγµα, η συνέντευξη µπορεί να γίνει από έναν συνεντευκτή ή από µια οµάδα ατόµων- επιτροπή, οι υποψήφιοι που υποβάλλονται σε αυτή τη διαδικασία µπορεί να είναι µόνοι τους, είτε να είναι οµαδική διαδικασία, η συνέντευξη να είναι πάνω από µία ηµέρα ή να συνδυάζεται και με άλλες µεθόδους αξιολόγησης.
Άτυπες συνεντεύξεις
Στις άτυπες συνεντεύξεις, για να µεγιστοποιηθούν τα πλεονεκτήµατα της µεθόδου αυτής, είναι αναγκαίος ο σχεδιασµός της από την πλευρά του εργοδότη. Οι τοµείς που πρέπει ο εργοδότης να σχεδιάσει, είναι η στοχοθέτηση της συνέντευξης, ο προσεκτικός προγραµµατισµός της, η συστηµατική καταγραφή των πληροφοριών και η ανατροφοδότηση του υποψηφίου.
Η στοχοθέτηση των άτυπων συνεντεύξεων είναι σηµαντική, γιατί είναι πολύ εύκολο να παρεκκλίνει από την ουσία και να καταλήξει σε µια ευχάριστη, αλλά άσκοπη συζήτηση. Για να αποφευχθεί µια τέτοια κατάληξη είναι χρήσιµο να γίνει ένας κατάλογος από την πλευρά του εργοδότη µε αυτά που κρίνει ότι είναι αναγκαία να γνωρίζει ο υποψήφιος γύρω από την εργασία και την επιχείρηση.
Επίσης, είναι ιδιαίτερα χρήσιµο να δείξει κάποια πράγµατα στο εργασιακό περιβάλλον που κρίνει ότι θα επιδράσουν θετικά στην άποψη που θα διαµορφώσει ο υποψήφιος.
Τέλος είναι χρήσιµο να καταγράψει όλα όσα επιθυµεί να ρωτήσει τον υποψήφιο για να διαµορφώσει µια γενική άποψη για αυτόν. Ο προγραµµατισµός της άτυπης συνέντευξης αναφέρεται κυρίως στο χρονοδιάγραµµα που κάνει ο εργοδότης, στο πόσες συναντήσεις θα έχει κάθε µέρα, πόση ώρα θα κρατάει η κάθε µία, κ.τ.λ.
Καλό είναι η διεξαγωγή αυτής της διαδικασίας να γίνει όσο το δυνατόν το συντοµότερο, δηλαδή οι συναντήσεις µε όλους τους υποψήφιους να είναι σε κοντινά χρονικά διαστήµατα, ούτως ώστε η µνήµη των προηγούµενων υποψηφίων να είναι νωπή και η σύγκριση να είναι πιο εύκολη.
Ωστόσο, καλό είναι οι υποψήφιοι να µην έρθουν σε επαφή µεταξύ τους για να µην µπουν στη διαδικασία της σύγκρισης, η οποία µπορεί να απογοητεύσει άτοµα µε χαµηλή αυτοεκτίµηση γιατί θα αισθάνονται µειονεκτικά σε σύγκριση µε τα άτοµα που θα έχουν υψηλή αυτοπεποίθηση ενώ αντίθετα τα άτοµα µε υψηλή αυτοπεποίθηση υπάρχει κίνδυνος να υποτιµήσουν την εργασία βλέποντας τα άτοµα µε χαµηλή αυτοεκτίµηση να θέτουν υποψηφιότητα.
Η συστηµατική καταγραφή των πληροφοριών είναι πολύ χρήσιµη, γιατί εξαλείφεται η πιθανότητα να ξεχαστούν κάποια σηµαντικά στοιχεία. Μια λύση για να αποφευχθούν τέτοια προβλήµατα είναι η σύνταξη ενός καταλόγου µε το όνοµα του υποψηφίου και του συνεντευκτή και τις ερωτήσεις που πρέπει να γίνουν.
Έτσι, ο συνεντευκτής µπορεί να προσθέσει τις απαντήσεις που έδωσε ο υποψήφιος και έτσι να µπορεί να τις χρησιµοποιήσει, αργότερα, στη διαδικασία επιλογής. Η ανατροφοδότηση, σχετίζεται όχι µόνο µε τους υποψηφίους που τελικά θα λάβουν µέρος στην τελική συνέντευξη για να µην παραιτηθούν από την υποψηφιότητά τους, αλλά και σε αυτούς που δεν θα λάβουν µέρος.
Είναι µια καλή αντιµετώπιση για τους υποψήφιους που δεν θα λάβουν τελικά µέρος στην τελική συνέντευξη να τους δίδεται ανατροφοδότηση σε ότι αφορά τις αδυναµίες τους και στο τι αλλαγές θα ήταν χρήσιµο να κάνουν στον τρόπο που αντιµετωπίζουν τα πράγµατα και την προετοιµασία τους. Με αυτό τον τρόπο µειώνεται το αίσθηµα απόρριψης στον υποψήφιο και έτσι ο υποψήφιος δεν αποθαρρύνεται να συµµετάσχει σε µια µελλοντική συνέντευξη για µια άλλη θέση εργασίας, αλλά και δεν θα έχει να κάνει αρνητικά σχόλια για την επιχείρηση που θα µπορούσαν να αποθαρρύνουν και άλλους υποψήφιους στο µέλλον.
Τα καθήκοντα του συνεντευκτή είναι τα εξής:
Ανάλυση του έργου: αναφέρεται στη γνώση των συνθετικών στοιχείων της εργασίας για την οποία προορίζεται ο υποψήφιος. Πολύ σηµαντικό είναι να γνωρίζει τα προσόντα και την πείρα που απαιτείται για την επιτυχηµένη εκτέλεση της εργασίας.
Γραπτή περιγραφή του έργου: αναφέρεται στην περιγραφή των στοιχείων του έργου και τα αντίστοιχα των υποψηφίων.
Δηµοσίευση αγγελιών: αναφέρεται στην επιλογή του κατάλληλου µέσου διαφήµισης, προκειµένου να αυξηθεί ο αριθµός των υποψηφίων και των κατάλληλων ατόµων για τη συγκεκριµένη θέση εργασίας.
Καταγραφή των βασικών κριτηρίων επιλογής: αναφέρεται στα βασικά κριτήρια που θα πρέπει να πληροί ο υποψήφιος, για να συµµετάσχει στον τελικό κατάλογο των υποψηφίων. Τα κριτήρια αυτά είναι αναγκαίο να είναι µε σαφήνεια διατυπωµένα.
Καθορισµός των συντελεστών βαρύτητας στα κριτήρια επιλογής: αναφέρεται στον καθορισµό της σηµαντικότητας κάθε κριτηρίου χωριστά.
Καθορισµός της δοµής της εργασίας: αναφέρεται στη σηµαντικότητα του να έχει ο συνεντευκτής στην διάθεσή του όλα τα βασικά κριτήρια που απαιτούνται και στον τρόπο που θα τα αποκτήσει, µέσα από την συνέντευξη.
Για τη διεξαγωγή της συνέντευξης είναι απαραίτητο ο συνεντευκτής:
α. να ηρεµήσει τους υποψήφιους προκειµένου να έχουν την καλύτερη δυνατή απόδοση,
β. να φροντίζει η συγκέντρωση των πληροφοριών να έχουν άµεση σχέση µε τη συγκεκριµένη επιλογή,
γ. να κάνει την καταγραφή των πληροφοριών µε τέτοιον τρόπο, έτσι ώστε να µπορούν να χρησιµοποιηθούν όταν λαµβάνεται η απόφαση πρόσληψης,
δ. να ελέγχει την εγκυρότητα των πληροφοριών που λαµβάνονται από τον υποψήφιο και ε. να διατυπώνει µε σαφήνεια τις απαντήσεις των υποψηφίων.
Η µέθοδος της συνέντευξης είναι ένα πολύ ευέλικτο όργανο για την επιλογή του προσωπικού, που ωστόσο, εξαρτάται από την προσωπικότητα και τις ικανότητες του συνεντευκτή. Επίσης, είναι πολύ εύκολο µε αυτήν τη µέθοδο, να γίνουν λάθη στην εκτίµηση του υποψηφίου που οφείλεται στα προσωπικά χαρακτηριστικά του συνεντευκτή και στην εύκολη εισχώρηση του παράγοντα της υποκειµενικότητας.
Τεχνική συνέντευξης
Μια επιτυχηµένη συνέντευξη εξαρτάται από τη σωστή προετοιµασία και την τεχνική που χρησιµοποιείται. Στην τεχνική περιλαµβάνονται κάποιοι κανόνες που θα πρέπει να ακολουθούνται.
Αυτοί είναι οι εξής:
1. το κλίµα που διαπνέει τη συνέντευξη θα πρέπει να χαρακτηρίζεται ως άνετο και φιλικό,
2. η συνέντευξη θα πρέπει να αρχίζει µε µια µικρή αναφορά στην επιχείρηση και στη θέση,
3. στην πλειοψηφία τον λόγο τον έχει ο υποψήφιος και όχι ο συνεντευκτής,
4. οι ερωτήσεις θα πρέπει να βοηθούν το άτοµο να δίνει απαντήσεις που θα µπορεί να ξεδιπλώνει τη σκέψη του και όχι να δίνει µονολεκτικές απαντήσεις,
5. οι ερωτήσεις πρέπει να συσχετίζονται µε παραδείγµατα από προηγούµενες εµπειρίες του υποψηφίου για να είναι δυνατή η πρόβλεψη της συµπεριφοράς του και της απόδοσής του στο µέλλον,
6. η δυσκολία των ερωτήσεων πρέπει να αυξάνεται κλιµακωτά, µε τις πιο δύσκολες ερωτήσεις να γίνονται στο τέλος και στο τέλος της διαδικασίας πρέπει να δίνεται η ευκαιρία στον υποψήφιο να εκφράσει τις δικές του σκέψεις και ερωτήσεις, ρωτώντας τον αν θέλει να προσθέσει κάτι άλλο.
Η συνέντευξη είναι µια ευρέως χρησιµοποιούµενη µέθοδος για την επιλογή του προσωπικού και, συνήθως, λειτουργεί βοηθητικά µε τις άλλες µεθόδους που χρησιµοποιούνται για το σχηµατισµό ολοκληρωµένης αντίληψης για την προσωπικότητα του υποψηφίου.
Επίσης, µια πολύ αυστηρά δοµηµένη συνέντευξη, όπως και µία πολύ απροετοίµαστη µπορούν να µειώσουν την αποτελεσµατικότητά της, γιατί µπορεί και οι δύο αυτές µορφές να µην µπορέσουν να δηµιουργήσουν τις κατάλληλες προϋποθέσεις για τη συγκοµιδή πληροφοριών, που µπορεί στο µέλλον να είναι πολύ βοηθητικές.
Λάθη που, συνήθως, γίνονται κατά τη συνέντευξη είναι τα παρακάτω:
- Αδυναµία να συγκεντρωθεί στα λεγόµενα του υποψήφιου.
- Αδυναµία επισήµανσης των αδυναµιών του υποψηφίου.
- Εισαγωγή άσχετων στοιχείων.
- Σηµάδια ανίας ή ανυποµονησίας.
- Ασυνέπεια στις ερωτήσεις.
- Μιλούσε πάρα πολύ.
- Έκανε σφαιρικές αξιολογήσεις για κάποιες στιγµές.
- Αγνόηση κριτηρίων επιλογής.
- Χρήση καθοδηγητικών ερωτήσεων.
- Μη σωστή διευθέτηση του χώρου της συνέντευξης.
- Μη έλεγχο της συνέντευξης.
Δίνεται λοιπόν µεγαλύτερη έµφαση στη συνέντευξη, ως εργαλείο επιλογής προσωπικού, η οποία είναι από τις πιο εµπεριστατωµένες µεθόδους που µπορούν να ακολουθηθούν, αν φυσικά γίνουν από κάποιον που έχει πάρα πολύ καλή γνώση της µεθόδου αυτής.
