HR PROFESSIONAL - Facility Management: Σχεδιάζοντας τη λειτουργικότητα των οργανισμών

Σάββατο, 16 Φεβρουαρίου 2019

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

People Management

Facility Management: Σχεδιάζοντας τη λειτουργικότητα των οργανισμών

13 Νοεμβρίου 2015 | 09:49 Γράφει η Αντωνία  Κατσουλιέρη Topics: Special Reports

Βασική προτεραιότητα του facility management είναι η διασφάλιση της λειτουργικότητας ενός δομημένου εργασιακού περιβάλλοντος μέσα από τον απαραίτητο συντονισμό των εγκαταστάσεων, της τεχνολογίας, των ανθρώπων και των διαδικασιών, συμβάλλοντας ενεργά με αυτόν τον τρόπο στην αύξηση της παραγωγικότητας και ταυτόχρονα στον περιορισμό των επιμέρους εξόδων. Άλλωστε, οι οργανισμοί σήμερα περισσότερο από ποτέ επιδιώκουν να χρησιμοποιούν στις εργασίες τους λύσεις και εφαρμογές με το χαμηλότερο δυνατό κόστος χωρίς ωστόσο να μειώνουν τη λειτουργικότητά τους, με το facility management να μεγιστοποιεί τα περιουσιακά στοιχεία μίας εταιρείας και εξασφαλίζει την ομαλή λειτουργία τους.

Σήμερα οι οργανισμοί καλούνται να αντιμετωπίσουν τις προκλήσεις των αγορών, να επαναπροσδιορίσουν σε πολλές περιπτώσεις τους στόχους τους, και σε μεγάλο βαθμό να περιορίσουν τα έξοδά τους. Η βιωσιμότητά τα τελευταία χρόνια καθώς και η θετική τους παρουσία στις αγορές εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τα κέρδη που εμφανίζουν στο τέλος κάθε χρήσης. Ως κέρδος ωστόσο ορίζεται η θετική διαφορά μεταξύ του συνόλου των εσόδων μιας επιχείρησης και του οικονομικού κόστους που αυτή εμφανίζει. Εκτός λοιπόν, από τα έσοδα που πραγματοποιεί μία επιχείρηση μέσω της πώλησης των προϊόντων της ή την προσφορά των υπηρεσιών της, το κόστος είναι ο δεύτερος παράγοντας που επηρεάζει τα κέρδη της, και μάλιστα είναι και αυτός που η ίδια μπορεί να μεταβάλλει κατά το δοκούν εφόσον κριθεί αναγκαίο.

Για κάθε επιχειρηματική δραστηριότητα κύριες πηγές εξόδων αποτελούν τα πάγια στοιχεία της (μέσω της απόκτησης ή της συντήρησης /αντικατάστασης τους) και το ανθρώπινο δυναμικό (κόστος μισθοδοσίας κ.ά.). Δεν είναι τυχαίο το γεγονός ότι οι δύο μεγαλύτερες δαπάνες ενός οργανισμού είναι η μισθοδοσία (1η θέση) και ακολουθούν η υποστήριξη και η συντήρηση των πάγιων στοιχείων (2η θέση). Η συνετή λοιπόν διαχείριση και των δύο πηγών κόστους μπορεί να εξασφαλίσει σε μια εταιρεία όχι μόνο τη βιωσιμότητά της στην αγορά, αλλά ταυτόχρονα να ενισχύσει την κερδοφορία της.

Όσον αφορά τα πάγια στοιχεία ενός οργανισμού το Facility Management αποτελεί τη βέλτιστη απάντηση στις σύγχρονες προκλήσεις της εποχής. Η Διαχείριση Μέσων/Εγκαταστάσεων που είναι περισσότερο συνδεδεμένη με εργασίες σχετικές με τις κτιριακές εγκαταστάσεις, την ασφάλεια, την υγιεινή, τα αναλώσιμα και γενικά τα πάγια περιουσιακά στοιχεία μίας εταιρείας, μπορεί να συμβάλει ενεργά στην ικανοποίηση των αναγκών που παρουσιάζουν οι επιχειρήσεις, εξασφαλίζοντας μέσω των βέλτιστων πρακτικών και υπηρεσιών που αυτή εσωκλείει, μία σημαντική μείωση στα λειτουργικά έξοδα προσφέροντας ταυτόχρονα πολλαπλά οφέλη σε κάθε επίπεδο.

«Αναμφίβολα το Facility Management είναι σημαντικό ιδίως για τις εταιρείες μεσαίου και μεγάλου μεγέθους καθώς τις απαλλάσσει από μεγάλο φόρτο εργασίας και τους επιτρέπει να επικεντρωθούν στην κύρια επιχειρηματική δραστηριότητά τους» εξηγεί ο Γιώργος Σπυρόπουλος, Διευθυντής Ποιότητας, 2G Group και συνεχίζει: «Γιατί, το Facility Management είναι η δραστηριότητα εκείνη που δημιουργεί στην κάθε επιχείρηση συνθήκες εύρυθμης και ασφαλούς λειτουργίας, με ευεργετικές επιδράσεις στην αποτελεσματικότητά της, τόσο σχετικά με το παραγόμενο προϊόν της όσο και με την οικονομική αποδοτικότητά της».

Σε μία εποχή ωστόσο που η μείωση των εξόδων είναι επιτακτική για πολλές εταιρείες, πώς συμβάλει προς αυτή την κατεύθυνση το facility management και η ανάθεσή του σε εξωτερικό συνεργάτη; «Θα μπορούσε η μείωση των εξόδων να θεωρείται επιτακτική ανάγκη, και το F.M. λειτουργεί, ως ένα βαθμό, με αυτή τη λογική. Αλλά, στο σύνολο π.χ. 10 μονάδων ανάγκης για μια επιχείρηση μόνον οι 3 θα αντιστοιχούσαν σε μείωση εξόδων ενώ οι 7 σε αύξηση παραγωγής κι αυτό κάνει στην ουσία το F.M.» εξηγεί ο Διονύσης Αμμολοχίτης, Διευθύνων Σύμβουλος της Manifest Services και συνεχίζει: «Είναι πράγματι σημαντικό για μια εταιρεία να έχει ”συγκρατημένο“ κόστος για να ασκεί αποτελεσματικό έλεγχο, αλλά εάν θέλει επέκταση θα πρέπει να αυξήσει την παραγωγή της. Και το F.M. είναι το πιο δυνατό εργαλείο προς αυτή την κατεύθυνση». Στο ίδιο κλίμα και η Έρρικα Γιούργα, Διευθύντρια Ανάπτυξης της ΓΕΝ-ΚΑ Α.Ε. αναφέρει: «Ένας Συνεργάτης, ένα τιμολόγιο σημαίνει λιγότερο κόστος σε χρόνο και χρήμα».

Πλαίσιο διαχείρισης
Τη δεκαετία του 1980 εμφανίστηκε για πρώτη φορά η έννοια του facility management, όταν πολλές επιχειρήσεις στις ΗΠΑ ξεκίνησαν να αναζητούν εξωτερικούς συνεργάτες που θα αναλάμβαναν την υλοποίηση εργασιών οι οποίες δεν σχετίζονταν με το κύριο αντικείμενο των δραστηριοτήτων τους, το επονομαζόμενο core business. Οι λόγοι που οδήγησαν σε αυτή την απόφαση και νέα τάση στην πλειοψηφία των περιπτώσεων συνδέονταν με την ανάγκη των οργανισμών να απαλλάξουν από χρονοβόρες διαδικασίες τα στελέχη τους ώστε να αφοσιωθούν στην επίτευξη των εκάστοτε στόχων που έθεταν, αποδεσμεύοντας τους από αυτές τις διαδικασίες. Σε αυτό το πλαίσιο λοιπόν δημιουργήθηκε ένα ευρύ φάσμα υπηρεσιών, το μεγαλύτερο μέρος των οποίων παρέχεται στο πλαίσιο του facility management.

Ως πρωταρχικός σκοπός του facility management συναντάται η διαχείριση και η αποτελεσματική λειτουργία των κτιρίων/εγκαταστάσεων διασφαλίζοντας ότι οι σχετικές υπηρεσίες που εσωκλείονται σε αυτό συμβάλλουν στην αύξηση της παραγωγικότητας και της αποδοτικότητας των ανθρώπων που χρησιμοποιούν την εγκατάσταση, στη μείωση των αρνητικών επιπτώσεων στο περιβάλλον από τη χρήση των εγκαταστάσεων, στην ελαχιστοποίηση του λειτουργικού κόστους του κύκλου ζωής αυτών, ενώ παράλληλα φροντίζει για την επισκευή και τη συντήρηση, την ασφάλεια και την καθαριότητα.

Ταυτόχρονα, η ευθύνη του σχεδιασμού, του ελέγχου και της λειτουργίας των εγκαταστάσεων και η επιδίωξη cost-effective υπηρεσιών, αποτελούν μέρος της διαχείρισης εγκαταστάσεων, με τη λειτουργική διαχείριση υποστηρικτικών διαδικασιών όπως υπηρεσίες εγκατάστασης (facilities services), διαχείριση και καθαρισμός χώρων, υποδομές, διαχείριση εγκαταστάσεων και περιουσιακών στοιχείων, επενδύσεις σε ακίνητα και διαχείριση ενοικίασης, λειτουργίες εσωτερικού κλίματος (ψύξη, αερισμός, θέρμανση, διαχείριση κατασκευών κ.ά.) να εντάσσονται σε αυτήν. Το εύρος των υπηρεσιών που περιλαμβάνονται στον όρο facility management μπορούν να χωρισθούν στους τομείς της τεχνικής διαχείρισης, όπου περιλαμβάνεται η διαχείριση κατασκευής και ενέργειας, οι διοικητικές υπηρεσίες, η συντήρηση των κτιρίων και του εξοπλισμού κ.ά.

Ακολουθεί η διαχείριση επιχειρηματικών λειτουργιών με τις υπηρεσίες ανθρώπινου δυναμικού, logistics κ.ά. να εντάσσονται σε αυτή την κατηγορία, και τέλος η διαχείριση υπηρεσιών, με τις σχετικές λειτουργίες που αφορούν στον καθαρισμό, την τροφοδοσία, τη φύλαξη και το parking να αποτελούν του επιμέρους τομείς. Λαμβάνοντας υπόψιν όλα τα προαναφερόμενα, αντιλαμβάνεται κανείς ότι μέσω της Διαχείρισης των Εγκαταστάσεων και τις πρακτικές που επιλέγονται και εφαρμόζονται στο πλαίσιο αυτό, οι οργανισμοί επιθυμούν τη διαμόρφωση αλλά και συντήρηση του κατάλληλου περιβάλλοντος όχι μόνο για τα στελέχη τους αλλά και για τους επισκέπτες τους.

Λειτουργίες «πρώτης γραμμής»
Το εύρος των υπηρεσιών που εντάσσονται στο πλαίσιο του facility management είναι μεγάλο. Τεχνικές υπηρεσίες, υπηρεσίες καθαρισμού και φύλαξης, υπηρεσίες προμήθειας και διαχείρισης αναλώσιμων υλικών, υπηρεσίες συντήρησης και απολυμάνσεις είναι μόνο μερικές από τις παροχές που μπορεί να εξασφαλίσει μία εταιρεία μέσω της συνεργασίας της με εξωτερικό συνεργάτη. Ποιες είναι όμως εκείνες οι λειτουργίες που επιλέγουν κατά κύριο λόγο οι οργανισμοί να αναθέσουν εξωτερικά σήμερα; Όπως εξηγεί ο Σπύρος Λαμπάκης, Διευθυντής Πωλήσεων, ΓΕΝ-ΚΑ Α.Ε. «Συνήθως οι εταιρείες αναθέτουν τις λειτουργίες εκείνες για τις οποίες δεν υπάρχει γνώση και εξειδίκευση». Μπορεί να αφορούν δηλαδή είτε μεμονωμένες λειτουργίες είτε ακόμη και ολόκληρη τη διαχείριση εγκαταστάσεων. «Στη χώρα μας οι κύριοι κλάδοι του Facility Management είναι η καθαριότητα, η υγιεινή και ασφάλεια, καθώς και η φύλαξη.

Ωστόσο, όταν μιλάμε για μεγάλες επιχειρήσεις, οι υπηρεσίες του Facility Management επεκτείνονται και σε άλλους τομείς, όπως η παροχή εξειδικευμένου προσωπικού, η τεχνική διαχείριση εγκαταστάσεων και μέσων, η φύλαξη ειδικών συνθηκών, ακόμη και η τραπεζοκομία κ. ά.» εξηγεί ο Γ. Σπυρόπουλος. «Το F.M. είναι από μόνο του μια ολοκληρωμένη λειτουργία» αναφέρει σχετικά ο Δ. Αμμολοχίτης. «Όταν αναφερόμαστε σε μονοθεματικές υπηρεσίες ή σε παραπάνω από ένα προμηθευτή για την κάλυψη των αναγκών F.M. σε έναν οργανισμό, τότε αναφερόμαστε σε παρελθοντικές, ξεπερασμένες πρακτικές, ενώ οτιδήποτε έχει να κάνει με ολοκληρωμένη λειτουργία F.M. αφορά το παρόν που εγγυάται το μέλλον» καταλήγει ο ίδιος.

Managers
Ως μάνατζμεντ ορίζεται ο σχεδιασμός, η οργάνωση, η καθοδήγηση και ο έλεγχος των πόρων και του ανθρώπινου δυναμικού ενός οργανισμού, με τέτοιο τρόπο ώστε να επιτευχθούν οι στόχοι με τον πλέον αποδοτικότερο και αποτελεσματικότερο τρόπο σύμφωνα με τους Jones & George, ενώ ο όρος μάνατζερ αποδίδεται σε κάθε στέλεχος που ασκεί διοικητική λειτουργία ανεξαρτήτως από το επίπεδο της ιεραρχίας. Αναφορικά ωστόσο με το facility management μπορεί να μην είναι άμεσα συνδεδεμένο με το λεγόμενο core business των εταιρειών όμως η ανάληψη των λειτουργιών/διαδικασιών από έμπειρα στελέχη του χώρου θεωρείται βασική προϋπόθεση καθώς η εύρυθμη και ομαλή λειτουργία ενός οργανισμού μπορεί να επηρεάσει σημαντικά τα αποτελέσματά του, κάτι που το κατάλληλο άτομο στην κατάλληλη θέση μπορεί να το εξασφαλίσει. Πιο συγκεκριμένα, ο facility manager καλείται να συνδυάσει τα ακόλουθα στοιχεία:

  • το ανθρώπινο δυναμικό
  • την τεχνολογία
  • τις διαδικασίες και
  • το χώρο/ τις εγκαταστάσεις.

Σύμφωνα με τον IFMA (International Facility Management Association) πρόκειται για ένα επάγγελμα που περιλαμβάνει αρκετές ειδικότητες που θέτουν στο επίκεντρο την εξασφάλιση της λειτουργικότητας του κτιριακού περιβάλλοντος μέσω της ενσωμάτωσης όλων των προαναφερόμενων. Ουσιαστικά, ο ρόλος ενός facility manager γεννάται από την ανάγκη των εταιρειών για συντονισμό της καθημερινής λειτουργίας όλων των εγκαταστάσεων τους, ενώ καλείται να εξασφαλίζει το καλύτερο δυνατό εργασιακό περιβάλλον για τους εργαζόμενους αλλά και τις δραστηριότητες των επιχειρήσεων.

Επιπρόσθετα, όσον αφορά τα καθήκοντά του, αυτά συνήθως ποικίλουν και εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από τη φύση του οργανισμού, όμως επικεντρώνονται κατά κύριο λόγο στην εφαρμογή πρακτικών που έχουν ως στόχο τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας, τη μείωση του λειτουργικού κόστους με την ταυτόχρονη αύξηση της παραγωγικότητας. Αντιλαμβάνεται, λοιπόν, κανείς ότι κάτι τέτοιο περιλαμβάνει ένα ευρύ φάσμα αρμοδιοτήτων που εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από τη δομή και το μέγεθος του οργανισμού, ενώ αρκετά συχνά ο facility manager εμπλέκεται, όχι μόνο στις καθημερινές διαδικασίες μίας εταιρείας αλλά και στο στρατηγικό σχεδιασμό.

Σήμερα οι οργανισμοί καλούνται να αντιμετωπίσουν τις προκλήσεις των αγορών, να επαναπροσδιορίσουν σε πολλές περιπτώσεις τους στόχους τους, και σε μεγάλο βαθμό να περιορίσουν τα έξοδά τους. Η βιωσιμότητά τα τελευταία χρόνια καθώς και η θετική τους παρουσία στις αγορές εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τα κέρδη που εμφανίζουν στο τέλος κάθε χρήσης. Ως κέρδος ωστόσο ορίζεται η θετική διαφορά μεταξύ του συνόλου των εσόδων μιας επιχείρησης και του οικονομικού κόστους που αυτή εμφανίζει. Εκτός λοιπόν, από τα έσοδα που πραγματοποιεί μία επιχείρηση μέσω της πώλησης των προϊόντων της ή την προσφορά των υπηρεσιών της, το κόστος είναι ο δεύτερος παράγοντας που επηρεάζει τα κέρδη της, και μάλιστα είναι και αυτός που η ίδια μπορεί να μεταβάλλει κατά το δοκούν εφόσον κριθεί αναγκαίο.

Για κάθε επιχειρηματική δραστηριότητα κύριες πηγές εξόδων αποτελούν τα πάγια στοιχεία της (μέσω της απόκτησης ή της συντήρησης /αντικατάστασης τους) και το ανθρώπινο δυναμικό (κόστος μισθοδοσίας κ.ά.). Δεν είναι τυχαίο το γεγονός ότι οι δύο μεγαλύτερες δαπάνες ενός οργανισμού είναι η μισθοδοσία (1η θέση) και ακολουθούν η υποστήριξη και η συντήρηση των πάγιων στοιχείων (2η θέση). Η συνετή λοιπόν διαχείριση και των δύο πηγών κόστους μπορεί να εξασφαλίσει σε μια εταιρεία όχι μόνο τη βιωσιμότητά της στην αγορά, αλλά ταυτόχρονα να ενισχύσει την κερδοφορία της.

Όσον αφορά τα πάγια στοιχεία ενός οργανισμού το Facility Management αποτελεί τη βέλτιστη απάντηση στις σύγχρονες προκλήσεις της εποχής. Η Διαχείριση Μέσων/Εγκαταστάσεων που είναι περισσότερο συνδεδεμένη με εργασίες σχετικές με τις κτιριακές εγκαταστάσεις, την ασφάλεια, την υγιεινή, τα αναλώσιμα και γενικά τα πάγια περιουσιακά στοιχεία μίας εταιρείας, μπορεί να συμβάλει ενεργά στην ικανοποίηση των αναγκών που παρουσιάζουν οι επιχειρήσεις, εξασφαλίζοντας μέσω των βέλτιστων πρακτικών και υπηρεσιών που αυτή εσωκλείει, μία σημαντική μείωση στα λειτουργικά έξοδα προσφέροντας ταυτόχρονα πολλαπλά οφέλη σε κάθε επίπεδο.

«Αναμφίβολα το Facility Management είναι σημαντικό ιδίως για τις εταιρείες μεσαίου και μεγάλου μεγέθους καθώς τις απαλλάσσει από μεγάλο φόρτο εργασίας και τους επιτρέπει να επικεντρωθούν στην κύρια επιχειρηματική δραστηριότητά τους» εξηγεί ο Γιώργος Σπυρόπουλος, Διευθυντής Ποιότητας, 2G Group και συνεχίζει: «Γιατί, το Facility Management είναι η δραστηριότητα εκείνη που δημιουργεί στην κάθε επιχείρηση συνθήκες εύρυθμης και ασφαλούς λειτουργίας, με ευεργετικές επιδράσεις στην αποτελεσματικότητά της, τόσο σχετικά με το παραγόμενο προϊόν της όσο και με την οικονομική αποδοτικότητά της».

Σε μία εποχή ωστόσο που η μείωση των εξόδων είναι επιτακτική για πολλές εταιρείες, πώς συμβάλει προς αυτή την κατεύθυνση το facility management και η ανάθεσή του σε εξωτερικό συνεργάτη; «Θα μπορούσε η μείωση των εξόδων να θεωρείται επιτακτική ανάγκη, και το F.M. λειτουργεί, ως ένα βαθμό, με αυτή τη λογική. Αλλά, στο σύνολο π.χ. 10 μονάδων ανάγκης για μια επιχείρηση μόνον οι 3 θα αντιστοιχούσαν σε μείωση εξόδων ενώ οι 7 σε αύξηση παραγωγής κι αυτό κάνει στην ουσία το F.M.» εξηγεί ο Διονύσης Αμμολοχίτης, Διευθύνων Σύμβουλος της Manifest Services και συνεχίζει: «Είναι πράγματι σημαντικό για μια εταιρεία να έχει ”συγκρατημένο“ κόστος για να ασκεί αποτελεσματικό έλεγχο, αλλά εάν θέλει επέκταση θα πρέπει να αυξήσει την παραγωγή της. Και το F.M. είναι το πιο δυνατό εργαλείο προς αυτή την κατεύθυνση». Στο ίδιο κλίμα και η Έρρικα Γιούργα, Διευθύντρια Ανάπτυξης της ΓΕΝ-ΚΑ Α.Ε. αναφέρει: «Ένας Συνεργάτης, ένα τιμολόγιο σημαίνει λιγότερο κόστος σε χρόνο και χρήμα».

Πλαίσιο διαχείρισης
Τη δεκαετία του 1980 εμφανίστηκε για πρώτη φορά η έννοια του facility management, όταν πολλές επιχειρήσεις στις ΗΠΑ ξεκίνησαν να αναζητούν εξωτερικούς συνεργάτες που θα αναλάμβαναν την υλοποίηση εργασιών οι οποίες δεν σχετίζονταν με το κύριο αντικείμενο των δραστηριοτήτων τους, το επονομαζόμενο core business. Οι λόγοι που οδήγησαν σε αυτή την απόφαση και νέα τάση στην πλειοψηφία των περιπτώσεων συνδέονταν με την ανάγκη των οργανισμών να απαλλάξουν από χρονοβόρες διαδικασίες τα στελέχη τους ώστε να αφοσιωθούν στην επίτευξη των εκάστοτε στόχων που έθεταν, αποδεσμεύοντας τους από αυτές τις διαδικασίες. Σε αυτό το πλαίσιο λοιπόν δημιουργήθηκε ένα ευρύ φάσμα υπηρεσιών, το μεγαλύτερο μέρος των οποίων παρέχεται στο πλαίσιο του facility management.

Ως πρωταρχικός σκοπός του facility management συναντάται η διαχείριση και η αποτελεσματική λειτουργία των κτιρίων/εγκαταστάσεων διασφαλίζοντας ότι οι σχετικές υπηρεσίες που εσωκλείονται σε αυτό συμβάλλουν στην αύξηση της παραγωγικότητας και της αποδοτικότητας των ανθρώπων που χρησιμοποιούν την εγκατάσταση, στη μείωση των αρνητικών επιπτώσεων στο περιβάλλον από τη χρήση των εγκαταστάσεων, στην ελαχιστοποίηση του λειτουργικού κόστους του κύκλου ζωής αυτών, ενώ παράλληλα φροντίζει για την επισκευή και τη συντήρηση, την ασφάλεια και την καθαριότητα.

Ταυτόχρονα, η ευθύνη του σχεδιασμού, του ελέγχου και της λειτουργίας των εγκαταστάσεων και η επιδίωξη cost-effective υπηρεσιών, αποτελούν μέρος της διαχείρισης εγκαταστάσεων, με τη λειτουργική διαχείριση υποστηρικτικών διαδικασιών όπως υπηρεσίες εγκατάστασης (facilities services), διαχείριση και καθαρισμός χώρων, υποδομές, διαχείριση εγκαταστάσεων και περιουσιακών στοιχείων, επενδύσεις σε ακίνητα και διαχείριση ενοικίασης, λειτουργίες εσωτερικού κλίματος (ψύξη, αερισμός, θέρμανση, διαχείριση κατασκευών κ.ά.) να εντάσσονται σε αυτήν. Το εύρος των υπηρεσιών που περιλαμβάνονται στον όρο facility management μπορούν να χωρισθούν στους τομείς της τεχνικής διαχείρισης, όπου περιλαμβάνεται η διαχείριση κατασκευής και ενέργειας, οι διοικητικές υπηρεσίες, η συντήρηση των κτιρίων και του εξοπλισμού κ.ά.

Ακολουθεί η διαχείριση επιχειρηματικών λειτουργιών με τις υπηρεσίες ανθρώπινου δυναμικού, logistics κ.ά. να εντάσσονται σε αυτή την κατηγορία, και τέλος η διαχείριση υπηρεσιών, με τις σχετικές λειτουργίες που αφορούν στον καθαρισμό, την τροφοδοσία, τη φύλαξη και το parking να αποτελούν του επιμέρους τομείς. Λαμβάνοντας υπόψιν όλα τα προαναφερόμενα, αντιλαμβάνεται κανείς ότι μέσω της Διαχείρισης των Εγκαταστάσεων και τις πρακτικές που επιλέγονται και εφαρμόζονται στο πλαίσιο αυτό, οι οργανισμοί επιθυμούν τη διαμόρφωση αλλά και συντήρηση του κατάλληλου περιβάλλοντος όχι μόνο για τα στελέχη τους αλλά και για τους επισκέπτες τους.

Λειτουργίες «πρώτης γραμμής»
Το εύρος των υπηρεσιών που εντάσσονται στο πλαίσιο του facility management είναι μεγάλο. Τεχνικές υπηρεσίες, υπηρεσίες καθαρισμού και φύλαξης, υπηρεσίες προμήθειας και διαχείρισης αναλώσιμων υλικών, υπηρεσίες συντήρησης και απολυμάνσεις είναι μόνο μερικές από τις παροχές που μπορεί να εξασφαλίσει μία εταιρεία μέσω της συνεργασίας της με εξωτερικό συνεργάτη. Ποιες είναι όμως εκείνες οι λειτουργίες που επιλέγουν κατά κύριο λόγο οι οργανισμοί να αναθέσουν εξωτερικά σήμερα; Όπως εξηγεί ο Σπύρος Λαμπάκης, Διευθυντής Πωλήσεων, ΓΕΝ-ΚΑ Α.Ε. «Συνήθως οι εταιρείες αναθέτουν τις λειτουργίες εκείνες για τις οποίες δεν υπάρχει γνώση και εξειδίκευση». Μπορεί να αφορούν δηλαδή είτε μεμονωμένες λειτουργίες είτε ακόμη και ολόκληρη τη διαχείριση εγκαταστάσεων. «Στη χώρα μας οι κύριοι κλάδοι του Facility Management είναι η καθαριότητα, η υγιεινή και ασφάλεια, καθώς και η φύλαξη.

Ωστόσο, όταν μιλάμε για μεγάλες επιχειρήσεις, οι υπηρεσίες του Facility Management επεκτείνονται και σε άλλους τομείς, όπως η παροχή εξειδικευμένου προσωπικού, η τεχνική διαχείριση εγκαταστάσεων και μέσων, η φύλαξη ειδικών συνθηκών, ακόμη και η τραπεζοκομία κ. ά.» εξηγεί ο Γ. Σπυρόπουλος. «Το F.M. είναι από μόνο του μια ολοκληρωμένη λειτουργία» αναφέρει σχετικά ο Δ. Αμμολοχίτης. «Όταν αναφερόμαστε σε μονοθεματικές υπηρεσίες ή σε παραπάνω από ένα προμηθευτή για την κάλυψη των αναγκών F.M. σε έναν οργανισμό, τότε αναφερόμαστε σε παρελθοντικές, ξεπερασμένες πρακτικές, ενώ οτιδήποτε έχει να κάνει με ολοκληρωμένη λειτουργία F.M. αφορά το παρόν που εγγυάται το μέλλον» καταλήγει ο ίδιος.

Managers
Ως μάνατζμεντ ορίζεται ο σχεδιασμός, η οργάνωση, η καθοδήγηση και ο έλεγχος των πόρων και του ανθρώπινου δυναμικού ενός οργανισμού, με τέτοιο τρόπο ώστε να επιτευχθούν οι στόχοι με τον πλέον αποδοτικότερο και αποτελεσματικότερο τρόπο σύμφωνα με τους Jones & George, ενώ ο όρος μάνατζερ αποδίδεται σε κάθε στέλεχος που ασκεί διοικητική λειτουργία ανεξαρτήτως από το επίπεδο της ιεραρχίας. Αναφορικά ωστόσο με το facility management μπορεί να μην είναι άμεσα συνδεδεμένο με το λεγόμενο core business των εταιρειών όμως η ανάληψη των λειτουργιών/διαδικασιών από έμπειρα στελέχη του χώρου θεωρείται βασική προϋπόθεση καθώς η εύρυθμη και ομαλή λειτουργία ενός οργανισμού μπορεί να επηρεάσει σημαντικά τα αποτελέσματά του, κάτι που το κατάλληλο άτομο στην κατάλληλη θέση μπορεί να το εξασφαλίσει. Πιο συγκεκριμένα, ο facility manager καλείται να συνδυάσει τα ακόλουθα στοιχεία:

  • το ανθρώπινο δυναμικό
  • την τεχνολογία
  • τις διαδικασίες και
  • το χώρο/ τις εγκαταστάσεις.

Σύμφωνα με τον IFMA (International Facility Management Association) πρόκειται για ένα επάγγελμα που περιλαμβάνει αρκετές ειδικότητες που θέτουν στο επίκεντρο την εξασφάλιση της λειτουργικότητας του κτιριακού περιβάλλοντος μέσω της ενσωμάτωσης όλων των προαναφερόμενων. Ουσιαστικά, ο ρόλος ενός facility manager γεννάται από την ανάγκη των εταιρειών για συντονισμό της καθημερινής λειτουργίας όλων των εγκαταστάσεων τους, ενώ καλείται να εξασφαλίζει το καλύτερο δυνατό εργασιακό περιβάλλον για τους εργαζόμενους αλλά και τις δραστηριότητες των επιχειρήσεων.

Επιπρόσθετα, όσον αφορά τα καθήκοντά του, αυτά συνήθως ποικίλουν και εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από τη φύση του οργανισμού, όμως επικεντρώνονται κατά κύριο λόγο στην εφαρμογή πρακτικών που έχουν ως στόχο τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας, τη μείωση του λειτουργικού κόστους με την ταυτόχρονη αύξηση της παραγωγικότητας. Αντιλαμβάνεται, λοιπόν, κανείς ότι κάτι τέτοιο περιλαμβάνει ένα ευρύ φάσμα αρμοδιοτήτων που εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από τη δομή και το μέγεθος του οργανισμού, ενώ αρκετά συχνά ο facility manager εμπλέκεται, όχι μόνο στις καθημερινές διαδικασίες μίας εταιρείας αλλά και στο στρατηγικό σχεδιασμό.


Επενδύσεις
Για να κατανοήσει κανείς πόσο σημαντικός παράγοντας είναι η βέλτιστη αξιοποίηση και διαχείριση των εγκαταστάσεων / μέσων, αρκεί να εξετάσει τα ποσά των επενδύσεων που σκοπεύουν να πραγματοποιήσουν οι επιχειρήσεις σε αυτά τα στοιχεία. Σύμφωνα με την έρευνα της Grant Thornton, «Παγκόσμια Οικονομία 2015», για το τρέχον έτος το 35% των επιχειρήσεων σχεδίαζε να αυξήσει τις δαπάνες για εγκαταστάσεις και μηχανήματα, ενώ το 20% των οργανισμών σχεδίαζε να επενδύσει σε κτίρια (Σχεδιάγραμμα). Πιο συγκεκριμένα, οι επιχειρήσεις στη Νότια Ευρώπη (54%) και στη Λατινική Αμερική (45%) εμφανίζονταν πιο πιθανές να προχωρήσουν σε αντίστοιχες επενδύσεις, ενώ αξίζει να σημειωθεί ότι στη Νότια Ευρώπη το σχετικό ποσοστό το 2013 ήταν μόλις 25%, καταγράφοντας μία σημαντική αύξηση τα δύο τελευταία χρόνια. Ένα άλλο σημαντικό εύρημα της έρευνας αυτής ήταν ότι δύο στις πέντε επιχειρήσεις στην Ευρώπη (40%), στην Αφρική (39%) και στη Βόρεια Αμερική (37%) σχεδίαζαν αύξηση δαπανών στα στοιχεία αυτά ενός οργανισμού, με μικρή μείωση να καταγράφεται στην περιοχή Ασίας Ειρηνικού και το αντίστοιχο ποσοστό να αγγίζει το 27%. Μία επένδυση ωστόσο αποτελεί τη δαπάνη που πραγματοποιείται σε μια ορισμένη περίοδο με γνώμονα την ενίσχυση της παραγωγικής διαδικασίας ενός οργανισμού, μέσα από την πλήρη και βέλτιστη αξιοποίηση των αγαθών που περιέρχονται στην κτήση του. Όσο μεγαλύτερη, λοιπόν, είναι η επένδυση και η δαπάνη που δημιουργείται στο πλαίσιο αυτής, τόσο πιο καλά σχεδιασμένη οφείλει να είναι και η διαχείριση της στη συνέχεια, με το facility management να είναι σε θέση να το πραγματοποιήσει.

In-house vs outsourcing
Μπορεί η Διαχείριση Εγκαταστάσεων/Μέσων να μην συνδέεται άμεσα με την κύρια δραστηριότητα της επιχείρησης, όμως την επηρεάζει σε σημαντικό βαθμό. Η ανάληψη της διαχείρισης είτε από κάποιον εξωτερικό συνεργάτη είτε από κάποιο στέλεχος που προέρχεται ή ενσωματώνεται στο εσωτερικό εργασιακό περιβάλλον, οφείλει να πληροί τις προϋποθέσεις και κυρίως θα πρέπει να είναι σε θέση να καλύψει τις «εξατομικευμένες» ανάγκες του οργανισμού. Οι πιο συνηθισμένοι παράγοντες που εξετάζονται πριν από την τελική απόφαση των εταιρειών για την εσωτερική ή εξωτερική ανάθεση είναι οι ακόλουθοι:

Ποιες είναι οι ανάγκες; Ο ορισμός και η καταγραφή των αναγκών στον τομέα του facility management αποτελεί το πρώτο βήμα στο δρόμο της τελικής επιλογής. Οι ανάγκες ωστόσο των επιχειρήσεων επηρεάζονται σε σημαντικό βαθμό από το μέγεθος και την κύρια δραστηριότητα τους. Για παράδειγμα, οι εταιρείες εντάσεως κεφαλαίου, όπου τα πάγια στοιχεία, τα κτίρια και ο εξοπλισμός αποτελούν σημαντικό πυλώνα της παραγωγικής τους διαδικασίας -σε αντίθεση με μία εταιρεία παροχής υπηρεσιών-, η διαχείριση Εγκαταστάσεων/Μέσων θεωρείται κρίσιμης σημασίας καθώς τα στοιχεία αυτά παρουσιάζουν συγκεκριμένο κύκλο ζωής και θα πρέπει να αξιοποιηθούν στο μέγιστο βαθμό, μέσα από ένα μακροπρόθεσμο πλάνο διαχείρισης. Ταυτόχρονα, οι ανάγκες των οργανισμών μεταβάλλονται συνεχώς με αποτέλεσμα ο επαναπροσδιορισμός πολλές φορές να οδηγεί σε διαφορετικές επιλογές. Για το λόγο αυτό, η αναθεώρηση των αναγκών οφείλει να πραγματοποιείται σε τακτά χρονικά διαστήματα και να εξετάζεται κατά πόσο οι αρχικές επιλογές εξακολουθούν εκπληρώνουν το σκοπό τους.

Ποιο είναι το κόστος; Μία ακόμη βασική παράμετρος που επηρεάζει, και πολλές φορές καθορίζει, την τελική επιλογή των οργανισμών είναι το σχετικό κόστος. Στην περίπτωση της εσωτερικής ανάθεσης του facility management, το κόστος μισθοδοσίας είναι μία από τις πιο βασικές πηγές, ενώ σε αυτό θα πρέπει να προστεθούν και τα τυχόν έξοδα περαιτέρω εκπαίδευσης του στελέχους που θα αναλάβει τη θέση αυτή. Στην περίπτωση της εξωτερικής ανάθεσης αντίστοιχα η εταιρεία διαθέτει ένα εύρος επιλογών, και ανάλογα με τις υπηρεσίες που θα της προσφέρει ο πάροχος μπορεί να τις συγκρίνει με τις προτάσεις από άλλους εξωτερικούς συνεργάτες και να επιλέξει την καλύτερη δυνατή.

Ποιο είναι το όφελος; Στο επόμενο βήμα η εταιρεία καλείται να καθορίσει το όφελος που θα αποκομίσει από κάθε επιλογή ξεχωριστά. Ενδεικτικά στην περίπτωση της εξωτερικής ανάθεσης, η απαλλαγή από χρονοβόρες διαδικασίες, η αποδέσμευση των στελεχών και η ενασχόληση τους με το core business είναι μόνο μερικά από τα οφέλη που μπορεί άμεσα να αποκομίσει ένας οργανισμός. Από την άλλη πλευρά, η in-house διαχείριση των εγκαταστάσεων, μπορεί να προσφέρει καλύτερο έλεγχο για κάποιες ομάδες επιχειρήσεων που επιθυμούν να κρατήσουν τις συγκεκριμένες λειτουργίες τους εσωτερικά.

Σε κάθε περίπτωση η «εξίσωση» πριν την τελική επιλογή είναι απλή. Μέσα από την καταγραφή των αναγκών και τον υπολογισμό και σύγκριση της σχέσης κόστους-οφέλους, οι οργανισμοί καταλήγουν στη βέλτιστη επιλογή διαθέτοντας ωστόσο τον ίδιο στόχο: την εξασφάλιση ενός λειτουργικού χώρου εργασίας, την πλήρη αξιοποίηση των πάγιων στοιχείων και την ενίσχυση της παραγωγικότητας και απόδοσης τους.

Ευκαιρίες και σημεία προσοχής
Σήμερα οι επιχειρήσεις αναζητούν συνεχώς τρόπους μείωσης των εξόδων τους χωρίς ωστόσο να θέτουν σε κίνδυνο την εύρυθμη λειτουργία τους. Σε αυτό το πλαίσιο πώς συμβάλει προς αυτή την κατεύθυνση το facility management και η ανάθεσή του σε εξωτερικό συνεργάτη; «Το Facility Management είναι η νέα πραγματικότητα με την οποία η Εταιρεία έχει έναν προμηθευτή για όλες τις υπηρεσίες» αναφέρει ο Δημήτρης Γιαπλές, Γενικός Διευθυντής, ΓΕΝ-ΚΑ Α.Ε. «Έτσι αποφεύγει την κακοδιαχείριση, τον ελλιπή έλεγχο, την απρόσωπη επικοινωνία και την απρόσκοπτη σπατάλη χρημάτων» καταλήγει ο ίδιος.

Για τον Γ. Σπυρόπουλο οποιαδήποτε εταιρεία προβαίνει σε outsourcing των υπηρεσιών Facility Management κερδίζει. «Όχι μόνο γιατί απολαμβάνει των υπηρεσιών αυτών σε χαμηλότερο κόστος από όσο θα δαπανούσε αν τις οργάνωνε μόνη της αλλά και γιατί γίνεται αποδέκτης ποιοτικών υπηρεσιών από εξειδικευμένο προσωπικό, το οποίο θα χρειαζόταν κεφάλαια και χρόνο να δημιουργήσει για τον εαυτό της» εξηγεί ο ίδιος. Στο ίδιο κλίμα και ο Δ. Αμμολοχίτης αναφέρει «Το F.M. τείνει να καθιερωθεί και στην ελληνική αγορά με τις δράσεις οργανωμένων εταιρειών, αλλά και του σωματείου HFMA γενικότερα. Οπότε, είναι οι πελάτες μας που μπορούν να μιλήσουν για τη σημαντικότητα του F.M. πλέον». «Το F.M., δηλαδή βοηθάει τις εταιρείες να δώσουν τον καλύτερο εαυτό τους για να πετύχουν τους δικούς τους στόχους. Κατά την άποψη μου αυτή είναι η πιο σημαντική βοήθεια που μπορείς να προσφέρεις σε κάποιον» καταλήγει ο ίδιος. Στην περίπτωση της επιλογής εξωτερικής ανάθεσης του facility management, ένας οργανισμός είναι σε θέση να αποκομίσει συγκεκριμένα και άμεσα οφέλη. Μέσω του outsourcing, όπως και σε οποιαδήποτε λειτουργία επιλέγεται αυτό το είδος συνεργασίας, η εταιρεία μπορεί να αποκομίσει τα ακόλουθα:

Πρόσβαση: Μέσω του outsourcing ένας οργανισμός επιλέγει να ενσωματώσει στη λειτουργία του την απαραίτητη τεχνογνωσία, που δεν διαθέτει ή δεν επιθυμεί να αποκτήσει εσωτερικά, σχετικές με τις υπηρεσίες που εμπιστεύεται στους παρόχους. Οι εξωτερικοί συνεργάτες, διαθέτουν την απαραίτητη εμπειρία και την πρόσφατη γνώση για τις υπηρεσίες αυτές, ενώ είναι σε θέση να προσφέρουν τη βέλτιστη διαχείριση. Δεν θα πρέπει κανείς να ξεχνά ότι για τις εταιρείες αυτές το core business τους αποτελεί το facility management, ενώ έχουν στη διάθεσή τους όλα τα πρόσφατα εργαλεία, ενημέρωση, λύσεις και τεχνολογικά επιτεύγματα που μπορούν να προσφέρουν στους συνεργάτες τους.

Βελτίωση: Η ανάθεση της διαχείρισης εγκαταστάσεων σε εξωτερικό συνεργάτη είναι σε θέση να βελτιώσει άμεσα την ποιότητα του εργασιακού περιβάλλοντος σε όρους υγείας και ασφάλειας, ενώ ταυτόχρονα μπορεί να μεγιστοποιήσει την αξία και χρήση των περιουσιακών στοιχείων. Καθοριστικό ρόλο προς αυτή την κατεύθυνση λαμβάνει η εμπειρία που ο ίδιος διαθέτει καθώς επίσης και οι επιμέρους γνώσεις του για τη λήψη σχετικών αποφάσεων, εξετάζοντας κατά περίπτωση και προτείνοντας τη βέλτιστη λύση σε κάθε ανάγκη του οργανισμού.

Ευθύνη: Ο εξωτερικός συνεργάτης μέσω της ανάθεσης αναλαμβάνει ταυτόχρονα την αποκλειστική ευθύνη για τη λειτουργία και συντήρηση του εργασιακού περιβάλλοντος, ενώ ταυτόχρονα αποδεσμεύει τα στελέχη της εταιρείας από τις διαδικασίες αυτές, προάγοντας την ενασχόληση με την κύρια επιχειρηματική δραστηριότητα.

Έλεγχος και κόστος: Πέρα από την ευθύνη για τις υπηρεσίες τις οποίες έχει δεσμευθεί μέσω της συνεργασίας ότι θα παρέχει, ο εξωτερικός συνεργάτης καλείται να πραγματοποιεί ποιοτικό και αποτελεσματικό έλεγχο των διαδικασιών και μέσα από ολοκληρωμένες αναφορές (reports) όχι μόνο στοιχειοθετεί την αξιολόγηση της εν λόγω ανάθεσης αλλά ταυτόχρονα ενδυναμώνει το πνεύμα συνεργασίας. Μία ακόμη παράμετρος που μπορεί να επηρεαστεί άμεσα μέσω του outsourcing είναι τα λειτουργικά έξοδα που συνδέονται με τις δαπάνες συντήρησης, κατανάλωση ενέργειας κ.ά. μέσω της γνώσης και της εμπειρίας που ο εξωτερικός συνεργάτης διαθέτει.

HR Professional (T. 125)
« 1 2 »
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο HR Professional Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σήμερα

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε αυτήν την ενότητα

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε άλλες ενότητες


ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Industries

Τρόφιμα - Ποτά

Banking / Finance

International

Τουρισμός

Αυτοκινητοβιομηχανία

Δημόσιος Τομέας

Υγεία & Ομορφιά

Ευρωπαική Ένωση

Εκπαιδευτικοί Οργανισμοί

Συμβουλευτικές Εταιρείες

Καύσιμα

©2019 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778