Στη σύγχρονη επιχειρηματική πραγματικότητα οι αλλαγές αποτελούν το μόνο σταθερό παράγοντα που μπορεί να εξασφαλίσει την επιβίωση ενός οργανισμού. Παρότι είναι κοινώς αποδεκτό ότι η αλλαγή είναι χαρακτηριστικό στοιχείο της εποχής που διανύουμε, και παρότι έχει μελετηθεί αρκετά, η επιτυχημένη εφαρμογή της φαίνεται να αποτελεί στοίχημα για πολλές επιχειρήσεις.
Γιατί όμως ένα νέο πληροφοριακό σύστημα ή μία νέα δομή να προκαλούν τόσες δυσκολίες ενώ υπόσχονται μία καλύτερη εργασιακή πραγματικότητα; Γιατί προγράμματα αλλαγής αποτυγχάνουν ενώ οι οργανισμοί επενδύουν γενναιόδωρα ποσά σε προγράμματα επικοινωνίας και εκπαίδευσης; Πολλές φορές στην προσπάθεια τους να στηρίξουν τους εργαζομένους στη διαδικασία υλοποίησης μίας αλλαγής οι οργανισμοί παραβλέπουν μία σημαντική λεπτομέρεια. Οι εργαζόμενοι είναι δρώντα υποκείμενα που ενεργά συμμετέχουν και αντιδρούν σε αυτό που συμβαίνει στο περιβάλλον τους. Σύμφωνα με την βιβλιογραφία, όταν οι εργαζόμενοι έρχονται αντιμέτωποι με μία αλλαγή, αναπτύσσουν ανησυχίες ποικίλων εντάσεων ή λαμβάνουν αποφάσεις αναφορικά με την υιοθέτηση της αλλαγής από την γνωστοποίηση της και πριν ακόμα ξεκινήσει η υλοποίηση της.
Επίσης, τα άτομα κάνουν υποθέσεις και αξιολογήσεις για τις διαδικασίες της αλλαγής, τις νοηματοδοτούν και αναπτύσσουν συναισθήματα προς αυτές. Έτσι, διαμορφώνουν στάσεις και γνωστικά σχήματα στο νου τους, δηλαδή αναπαραστάσεις για την αλλαγή τα οποία με τη σειρά τους τους οδηγούν σε αντιδράσεις. Η αβεβαιότητα που ενέχει η έννοια της αλλαγής, ο φόβος των επιπτώσεων, η άγνοια για τις πιθανές επιπτώσεις της υλοποίησης, η σημασία της αλλαγής για τον οργανισμό αλλά και για τον ίδιο τον εργαζόμενο, το αίσθημα ελέγχου που νιώθει ότι μπορεί να ασκήσει ο εργαζόμενος στην αλλαγή είναι μερικές από τις σκέψεις που μπορεί να απασχολήσουν τους εργαζόμενους καθόλα τα στάδια υλοποίησης μίας αλλαγής.
Όλο αυτό το αίσθημα αβεβαιότητας και ο φόβος πιθανών συνεπειών που προκύπτουν από τις παραπάνω ανησυχίες καθορίζουν σε μεγάλο βαθμό το πώς τελικά ο εργαζόμενος θα αντιδράσει στην αλλαγή που προτείνεται και αν θα επιλέξει να αντιδράσει σε αυτή, να προσαρμοστεί ή ακόμα και να λειτουργήσει αμφίθυμα χωρίς να έχει μία συμπεριφορά συνεπή στο χρόνο.
Τι μπορεί να κάνει ένας οργανισμός για αυτό; Πώς μπορεί να στηρίξει τους εργαζόμενους του μειώνοντας την αβεβαιότητα και την ασάφεια που συνήθως συνοδεύουν τα προγράμματα αλλαγής;
Επικοινωνία, επικοινωνία, επικοινωνία…
Είναι κοινώς αποδεκτό ότι η επικοινωνία συμβάλλει στην ομαλότερη προσαρμογή στην οργανωσιακή αλλαγή. Ωστόσο, πρέπει να γίνει σαφές ότι προκειμένου να επιτύχει η επικοινωνία θα πρέπει να πληροί κάποιες πολύ συγκεκριμένες προϋποθέσεις: Αρχικά, η επικοινωνία μπορεί να συμβάλει στη μείωση της αβεβαιότητας των εργαζομένων με δύο τρόπους: Εκ μέρους της διοίκησης, μπορεί να βοηθήσει τους εργαζόμενους να πάρουν περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την αλλαγή και να αισθανθούν πιο προετοιμασμένοι και ικανοί να την αντιμετωπίσουν.
Δεύτερον, η συμμετοχική φύση της επικοινωνίας δίνει στους εργαζομένους την δυνατότητα να συμμετέχουν στην λήψη αποφάσεων αυξάνοντας έτσι τις γνώσεις και βελτιώνοντας την κατανόηση των γεγονότων που αφορούν στην αλλαγή προσδίδοντας ένα αίσθημα ελέγχου στα αποτελέσματα της αλλαγής.
Σε κάθε περίπτωση βέβαια, οι οργανισμοί θα πρέπει να εστιάζουν στην ποιότητα της επικοινωνίας, καθώς τα αντίστοιχα προγράμματα θα πρέπει να ξεκινούν εγκαίρως και να είναι αξιόπιστα μεταφέροντας ακριβείς πληροφορίες που θα βοηθούν τους εργαζομένους να αξιολογήσουν το περιβάλλον τους και να βελτιώσουν την κατανόησή τους για την αλλαγή και για πιθανές συνέπειες της και παράλληλα να εξασφαλίζουν τη συμμετοχή στη λήψη αποφάσεων είτε υποχρεωτικά είτε εθελοντικά, είτε επίσημα είτε ανεπίσημα, είτε άμεσα (ατομική συμμετοχή) είτε έμμεσα (εκπροσώπευση) περιορίζοντας έτσι την αβεβαιότητα.
Εκπαίδευση
Η σημασία της εκπαίδευσης είναι σαφώς προσδιορισμένη στα προγράμματα αλλαγής. Ωστόσο, είναι ιδιαίτερα σημαντικό να δίνεται έμφαση στην εξατομικευμένη εκπαίδευση. Η εκπαίδευση μπορεί να αποτελέσει ένα ακόμα εργαλείο που να συμβάλει στην πιο ολοκληρωμένη προετοιμασία και λήψη κατάλληλων πληροφοριών αναφορικά με την αλλαγή. Η έρευνα έχει εξετάσει αρκετές προσεγγίσεις που μπορούν να συμβάλουν στην προσαρμογή των εργαζομένων στην οργανωσιακή αλλαγή. Για παράδειγμα, μπορούν να πραγματοποιηθούν προγράμματα που να αφορούν στον βαθμό στον οποίο οι εκπαιδευόμενοι μπορούν να προσαρμοστούν στη νέα γνώση ή ικανότητες που απαιτεί η αλλαγή ή στις επιπτώσεις και στη διαχείριση λαθών, ενός σημαντικού αγχογόνου στοιχείου κατά τη διαχείριση νέων δεδομένων που απαιτεί η αλλαγή.
Χαρτογράφηση Αναγκών
Η εστίαση στις ατομικές ανάγκες των εργαζομένων είναι επιτακτική για την επιτυχία ενός προγράμματος αλλαγής. Επομένως, η χρήση ερωτηματολογίων για την καλύτερη κατανόηση του πως οι εργαζόμενοι αντιλαμβάνονται τον εαυτό τους μέσα στον οργανισμό, κατά τη διάρκεια της αλλαγής και μετά την ολοκλήρωση αυτής, μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τον εντοπισμό των αναγκών τους.
Έτσι, αναγνωρίζοντας τις προσωπικές ανάγκες των εργαζομένων στο νέο στρεσογόνο περιβάλλον που προκύπτει από την αλλαγή, ο οργανισμός μπορεί να αντιδράσει εντοπίζοντας τις ικανότητες και τις γνώσεις που είναι σημαντικό να υπάρχουν προκειμένου οι εργαζόμενοι να προσαρμοστούν καλύτερα στην αλλαγή καθώς και να αξιολογήσει τον βαθμό στον οποίο κατέχουν αυτές τις ικανότητες.
Η απόκτηση αυτής της γνώσης μπορεί να αξιοποιηθεί επίσης μέσα από την ένταξη της στη διαδικασία της αξιολόγησης καθώς και στη σύσταση των προσωπικών πλάνων ανάπτυξης προκειμένου να εξασφαλισθεί η στήριξη των εργαζομένων μέσω της εκπαίδευσης βάσει των αναγκών τους.
Μόνο όταν η ηγεσία αντιλαμβάνεται τις ανάγκες των εργαζομένων και είναι σε θέση να τους στηρίξει καθ’ όλη τη διαδικασία της αξιολόγησης των πληροφοριών που λαμβάνουν, η αλλαγή μπορεί να υλοποιηθεί επιτυχημένα. Είναι ιδιαίτερα σημαντικό λοιπόν να καταστεί σαφές ότι η αντίσταση των εργαζομένων και τα προγράμματα αλλαγής δεν έχουν σχέση νατουραλιστική. Τα άτομα αναζητούν πληροφορίες για να βγάλουν συμπεράσματα και να αντιδράσουν. Όταν οι πληροφορίες είναι σαφείς, ακριβείς και έγκυρες, τότε η προσαρμογή στα νέα δεδομένα θα είναι πολύ πιο εύκολη.
