HR PROFESSIONAL - Γιατί τα ανοιχτά γραφεία δεν εγγυώνται καλύτερη συνεργασία

Σάββατο, 14 Δεκεμβρίου 2019

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

People Management

Γιατί τα ανοιχτά γραφεία δεν εγγυώνται καλύτερη συνεργασία

15 Νοεμβρίου 2019 | 09:32 Γράφει η Σοφία  Καρακάση Topics: Future of Work,Job Sites,Teamwork

Πρόσφατες έρευνες αποδεικνύουν ότι πολλές από τις κοινές αντιλήψεις μας για τη βέλτιστη αρχιτεκτονική του χώρου εργασίας είναι παρωχημένες ή λανθασμένες. H συνύπαρξη των εργαζομένων στον ίδιο χώρο δεν σημαίνει αυτόματα και παραγωγική συνεργασία.

Όλα δείχνουν ότι η συνεργασία μεταξύ των εργαζομένων δεν ήταν ποτέ ευκολότερη. Οι ανοιχτοί χώροι εργασίας έχουν ευρέως αντικαταστήσει τα κλειστά γραφεία και τα διαχωριστικά, διευκολύνοντας την αμοιβαία προσβασιμότητα. Ταυτόχρονα, η τηλεφωνική επικοινωνία έχει σε μεγάλο βαθμό αντικατασταθεί από την ανταλλαγή μηνυμάτων μεταξύ των εργαζομένων, όχι μόνο μέσω e-mail, αλλά και με εταιρικά social media, όπως το Slack και το Microsoft Teams, επεκτείνοντας τη συνδεσιμότητα όλων 24 ώρες το 24ωρο. Οι συναντήσεις δεν χρειάζεται να γίνονται δια ζώσης, με την ευρεία υιοθέτηση των virtual meetings μέσω εξειδικευμένων προγραμμάτων, όπως το Webex ή το Zoom.

Τόσο η χωροταξική αναδιαμόρφωση της εργασίας, όσο και οι τεχνολογικές εξελίξεις, ευνοούν την omnichannel συνεργασία μεταξύ του ανθρώπινου δυναμικού. Ωστόσο, πρόσφατα στοιχεία ερευνών δείχνουν ότι η συμπεριφορά των εργαζομένων δεν συνάδει πάντα με τις προσδοκίες των σχεδιαστών ή των μάνατζερ. Σε πολλές περιπτώσεις αποδεικνύεται ότι οι δομές αυτές όχι μόνο δεν ενθαρρύνουν, αλλά αντίθετα μειώνουν τη διάδραση μεταξύ των ανθρώπων.

Η ΑΡΧΙΤΕΚΤΟΝΙΚΗ ΚΑΙ Η ΑΝΑΤΟΜΙΑ ΤΗΣ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ
Ο εργασιακός χώρος περιλαμβάνει τη φυσική αρχιτεκτονική (ανοιχτά ή κλειστά γραφεία, ένας ή πολλοί όροφοι ή διαφορετικά κτίρια που στεγάζουν το ανθρώπινο δυναμικό) και την ψηφιακή αρχιτεκτονική: e-mail, εταιρικά κοινωνικά δίκτυα, μηνύματα μέσω κινητού κτλ. Αν και η αρχιτεκτονική αυτή επηρεάζει τον τρόπο εργασίας, οι εργαζόμενοι έχουν πάντα τη δυνατότητα, ατομικά ή συλλογικά, να αποφασίσουν πότε επιθυμούν να επικοινωνήσουν. Μπορούν να απομονωθούν αποφεύγοντας την οπτική επαφή ή φορώντας ακουστικά καθώς δουλεύουν, όπως και να επιλέξουν εκείνοι τον χρόνο που θα απαντήσουν σε ένα μήνυμα ή e-mail. Όταν αποφασίσουν να ανταποκριθούν, έχουν τη δυνατότητα να επιλέξουν οι ίδιοι το κανάλι. Αυτές οι ατομικές αποφάσεις και συμπεριφορές συνθέτουν την ανατομία της συνεργασίας μέσα στον οργανισμό, όπως μία μυρμηγκοφωλιά. Προκύπτουν από τον τρόπο εργασίας στην πράξη και διαμορφώνονται από τις πεποιθήσεις, τις αξίες και τον τρόπο σκέψης που συνθέτουν την κουλτούρα του οργανισμού.

Ενώ η αρχιτεκτονική της συνεργασίας είναι άμεσα ορατή, η ανατομία της είναι πιο δύσκολο να εντοπιστεί. Η πρόοδος της τεχνολογίας, όμως, τα τελευταία χρόνια μας έδωσε εργαλεία που μπορούν να αξιοποιηθούν προς αυτή την κατεύθυνση, ώστε να ανιχνεύσουμε και να αναλύσουμε τις πραγματικές ροές της επικοινωνίας. Οι αισθητήρες παίζουν πρωταγωνιστικό ρόλο. Αισθητήρες στις καρέκλες μετρούν πόσο χρόνο παραμένουν καθισμένοι οι εργαζόμενοι, αισθητήρες στο πάτωμα υπολογίζουν πότε σηκώνονται και με τι ταχύτητα κινούνται, αισθητήρες σε RFID badges και σε κινητά παρακολουθούν πού πηγαίνουν. Τα στοιχεία αυτά, σε συνδυασμό με τα στοιχεία που δίνουν τα «ψηφιακά ίχνη» τους (όταν πραγματοποιούν μία συνάντηση, στέλνουν ένα e-mail, ανοίγουν ένα browser, κάνουν μία ανάρτηση στο Teams ή το Slack ή μία κλήση), προσφέρουν στους ερευνητές και τις επιχειρήσεις πληθώρα metadata που μπορούν να χρησιμοποιήσουν μέσω προηγμένων analytics για να μελετήσουν και να κατανοήσουν τη συλλογική συμπεριφορά των εργαζομένων.

Αξιοποιώντας αυτές τις νέες τεχνολογικές δυνατότητες στην έρευνά τους σε δύο εταιρείες του Fortune 500, ο Καθηγητής του Harvard Business School, Ethan Bernstein, και o ερευνητής του MIT Media Lab, Ben Waber, κατέληξαν σε ενδιαφέροντα συμπεράσματα, τα οποία παρουσίασαν στο άρθρο τους «The Truth About Open Offices» στο τεύχος Νοεμβρίου-Δεκεμβρίου 2019 του Harvard Business Review. Σύμφωνα με αυτά, η αρχιτεκτονική και η ανατομία της συνεργασίας δεν ευθυγραμμίζονται αναγκαστικά.

Ανακάλυψαν ότι μετά τη μετατροπή του εργασιακού χώρου σε ανοιχτά γραφεία, η διαπροσωπική επικοινωνία μειώθηκε κατά 70%, δίνοντας τη θέση της στην ψηφιακή επικοινωνία. Γιατί συνέβη αυτό; Η αιτία είναι ο λεγόμενος «τέταρτος τοίχος», το νοητό τείχος που είθισται να ανυψώνουν οι ηθοποιοί μιας παράστασης ή οι αθλητές σε έναν αγώνα ανάμεσα σε αυτούς και το κοινό, προκειμένου να αποστασιοποιούνται και να παραμένουν συγκεντρωμένοι στο έργο τους. Όσο μεγαλύτερο το κοινό, τόσο σημαντικότερος ο τοίχος, η ανάγκη για απομόνωση. Έτσι, οι άνθρωποι που εργάζονται σε ανοιχτά γραφεία δημιουργούν αυτό τον τέταρτο τοίχο, τον οποίο επικοινωνούν με διάφορους τρόπους και οι συνάδελφοί τους μαθαίνουν να τον σέβονται.

Ένα ακόμη ενδιαφέρον συμπέρασμα της έρευνας είναι ότι η τοποθεσία των μελών μιας ομάδας επηρεάζει άμεσα όχι μόνο τη φυσική, αλλά και την ψηφιακή τους επικοινωνία. Όσο μεγαλύτερη η απόσταση που χωρίζει δύο ανθρώπους, τόσο λιγότερη και η επικοινωνία μεταξύ τους. Τα μέλη της ίδιας ομάδας συνεργάζονταν 6 φορές περισσότερο, και τα μέλη διαφορετικών ομάδων 9 φορές περισσότερο, με όσους στεγάζονταν στον ίδιο όροφο. Στην ίδια λογική, οι εξ’ αποστάσεως απασχολούμενοι αποδείχθηκε (από άλλη έρευνα που εκπόνησαν σε μεγάλη εταιρεία τεχνολογίας την περίοδο 2008-2012) ότι επικοινωνούσαν με τα μέλη της ομάδας τους 80% λιγότερο, ενώ στο 17% των projects δεν επικοινωνούσαν καθόλου. Έτσι, η θεωρία της κοινωνιολογίας επιβεβαιώνεται από την τεχνολογία: η φυσική εγγύτητα καθορίζει και την κοινωνική αλληλεπίδραση. Για τις επιχειρήσεις, αυτό σημαίνει ότι για έργα των οποίων η επίτευξη προϋποθέτει στενή συνεργασία μεταξύ των μελών της ομάδας, η εξ’ αποστάσεως εργασία δεν ενδείκνυται, αντίθετα προτείνεται η συνύπαρξη των μελών όχι μόνο στο ίδιο κτίριο, αλλά ιδανικά στον ίδιο όροφο.

ΧΤΙΖΟΝΤΑΣ ΤΗΝ ΑΝΑΤΟΜΙΑ ΤΗΣ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ
Οι ερευνητές καταλήγουν ότι οι agile, ευέλικτοι χώροι δεν αποτελούν πανάκεια για την επίτευξη αποτελεσματικής συνεργασίας μεταξύ των εργαζομένων. Ούτε υπάρχει μία ιδανική χωροταξική ή ψηφιακή αρχιτεκτονική που να εξυπηρετεί όλες τις επιχειρήσεις. Τα ανοιχτά γραφεία σχεδιάστηκαν με στόχο να ενθαρρύνουν τη διαπροσωπική επικοινωνία, στην πραγματικότητα, όμως, η συνύπαρξη στον ίδιο χώρο, είτε φυσικό είτε ψηφιακό, δεν μεταφράζεται πάντα σε πλεονέκτημα ή σε παραγωγική συνεργασία. Ο στόχος είναι οι κατάλληλοι άνθρωποι να μπορούν εύκολα να συνεργαστούν με τους σωστούς ανθρώπους στη σωστή στιγμή.

Σε πρώτο στάδιο, οι ηγέτες της επιχείρησης χρειάζεται να καταλήξουν στο ποιες είναι οι συλλογικές συμπεριφορές που χρειάζεται να ενθαρρύνουν και ποιες όχι, καθώς και με ποιον τρόπο. Ο τρόπος είναι σκόπιμο να μην περιορίζεται στον χώρο εργασίας και τις τεχνολογίες, αλλά και στον σχεδιασμό των ρόλων, των καθηκόντων και της κουλτούρας. Στη συνέχεια, οφείλουν να αποτυπώσουν την υφιστάμενη κατάσταση, δηλαδή τα τρέχοντα μοτίβα επικοινωνίας και συνεργασίας στην επιχείρηση και, όπου χρειάζεται, να τα αλλάξουν.

Ο ενδεδειγμένος τρόπος που προτείνουν οι συντάκτες του άρθρου, και ο οποίος υιοθετείται από μεγάλες επιχειρήσεις διεθνώς, είναι ο πειραματισμός. Η συλλογή δεδομένων από τη συνεργασία μεταξύ των εργαζομένων, η ανάπτυξη μίας υπόθεσης για τη βελτίωση της συνεργασίας αυτής και η πιλοτική εφαρμογή της για την εξαγωγή συμπερασμάτων. Στην ίδια λογική του γρήγορου πειραματισμού προτείνουν την εφαρμογή του Α/Β testing που ήδη υιοθετείται ευρέως στο μάρκετινγκ και τις πωλήσεις.

Η φαρμακευτική εταιρεία GlaxoSmith-Kline στο Λονδίνο, για παράδειγμα, προτού προχωρήσει σε αναδόμηση του χώρου εργασίας, τον τέσταρε πιλοτικά με τη μορφή ενός workplace performance hub, μετρώντας ποικίλους παράγοντες, από το φωτισμό και τη θερμοκρασία του περιβάλλοντος μέχρι την ακουστική, την εργονομία και το design, με στόχο να καταλήξει στο ενδεδειγμένο μοντέλο που θα κάλυπτε τις ανάγκες των εργαζομένων και θα προήγαγε τη συνεργασία μεταξύ τους.

Βέβαια, οι πιλοτικές εφαρμογές αυτής της κλίμακας απαιτούν χρόνο και χρήμα και δεν είναι δυνατόν να εφαρμοστούν από όλες τις επιχειρήσεις. Ωστόσο, η αναβάθμιση της συνεργασίας δεν προϋποθέτει αναγκαστικά πλήρη ανασχεδιασμό του χώρου εργασίας. Συχνά, αρκούν κάποιες μικροδιορθώσεις. Όπως αναφέρουν χαρακτηριστικά, ορισμένες εταιρείες ανακάλυψαν ότι μικρές αλλαγές μπορούσαν να κάνουν μεγάλη διαφορά στην παραγωγική συνεργασία, όπως π.χ. η τοποθέτηση μικρών διαχωριστικών στις ενιαίες επιφάνειες εργασίας που μοιράζονταν πολλοί εργαζόμενοι, ώστε να είναι πιο συγκεντρωμένοι και να μπορούν να πραγματοποιούν συναντήσεις με 1-2 άτομα στο γραφείο τους, ή η τοποθέτηση μηχανήματος καφέ μεταξύ δύο τμημάτων προκειμένου να ενισχυθεί η μεταξύ τους επικοινωνία. Τέτοιες παρεμβάσεις δεν κοστίζουν τίποτα στην επιχείρηση, μπορούν, όμως, να συνεισφέρουν ανέλπιστα στη βελτίωση της παραγωγικής συνεργασίας.

    Πηγή:
    Ethan Bernstein & Ben Waber, « The Truth About Open Offices», Harvard Business Review, Τεύχος Νοεμβρίου-Δεκεμβρίου 2019.

HR Professional (T. 169)
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο HR Professional Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σήμερα

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε αυτήν την ενότητα

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε άλλες ενότητες


ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Industries

Τρόφιμα - Ποτά

Banking / Finance

International

Τουρισμός

Αυτοκινητοβιομηχανία

Δημόσιος Τομέας

Υγεία & Ομορφιά

Ευρωπαική Ένωση

Εκπαιδευτικοί Οργανισμοί

Συμβουλευτικές Εταιρείες

Καύσιμα

©2019 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778