HR PROFESSIONAL - Payroll Outsourcing: Function with benefits

Τρίτη, 10 Δεκεμβρίου 2019

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

HR Technology

Payroll Outsourcing: Function with benefits

13 Νοεμβρίου 2015 | 09:42 Γράφει η Αγγελική  Κορρέ Topics: Payroll Systems

Η διαδικασία της μισθοδοσίας μπορεί πολλές φορές να φαντάζει δαιδαλώδης, καθώς οι παράμετροι που την ορίζουν μεταβάλλονται συνεχώς ενώ είναι αρκετές και αυτές που πρέπει να ληφθούν σοβαρά υπόψιν. Σήμερα ειδικά, όπου οι πιέσεις για βελτιστοποίηση κάθε επιχειρηματικής διαδικασίας, με ταυτόχρονη μείωση δαπανών, είναι πιο έντονες από ποτέ, η κατάλληλη λύση payroll outsourcing καθίσταται ολοένα και πιο ελκυστική για κάθε εταιρεία.

Σε μια εποχή που επιβάλλεται η αξιοποίηση όλων των ανθρώπινων πόρων για την επίτευξη της αποτελεσματικότητας, ανοίγει ο δρόμος για τη διερεύνηση δυνατοτήτων outsourcing, μέσω των οποίων μπορεί να δοθεί η ευκαιρία για ουσιαστικότερη ενασχόληση των στελεχών με την κύρια παραγωγική τους αποστολή. Η μισθοδοσία των εργαζομένων δεν θα μπορούσε να μην συμπεριλαμβάνεται στην ομάδα αυτή, καθώς αποτελεί μια απόλυτα ορατή επιχειρηματική διαδικασία. Το payroll outsourcing, το οποίο γνωρίζει ολοένα και μεγαλύτερη δημοτικότητα, αποτελεί μία πρακτική εξασφάλισης των ορθών διαδικασιών που το χαρακτηρίζουν αλλά ταυτόχρονα και αποκόμιση προστιθέμενης αξίας σε πολλά επίπεδα.

Μια σωστή επιλογή payroll outsourcing θα πρέπει να συνδυάζει την ποιότητα με το χαμηλότερο δυνατό κόστος μέσω της εφαρμογής σύγχρονων τεχνολογικών λύσεων. Η διαδικασία της μισθοδοσίας είναι ουσιαστική και οφείλει να πραγματοποιείται με τις σωστές και απαραίτητες ασφαλιστικές δικλείδες ώστε και οι δύο πλευρές, το ανθρώπινο δυναμικό και η εκάστοτε εταιρεία, να παραμένουν ικανοποιημένες. Η ανάληψη λοιπόν της συγκεκριμένης διαδικασίας από εξωτερικούς συνεργάτες δεν μπορεί παρά να αποφέρει οφέλη αλλά και να διασφαλίσει την ορθή πραγματοποίηση των διαδικασιών.

Όπως επισημαίνει ο Νίκος Σιακαντάρης, Managing Director, UnityFour Private Consulting House, «Στη χώρα μας και λόγω των συνεχών αλλαγών της εργατικής νομοθεσίας, η οποία παρατηρείται τα τελευταία χρόνια, υπάρχει η ανάγκη επένδυσης σε στελέχη με εξειδικευμένες γνώσεις. Επενδύοντας σε εξωτερικό συνεργάτη, εξαλείφεται η παραπάνω ανάγκη, ενώ υπάρχει η δυνατότητα ενημέρωσης σε τακτική βάση, είτε μέσω newsletters, είτε μέσω helpdesk για τους εργαζόμενους της επιχείρησης, είτε μέσω απλής επικοινωνίας, ανά πάσα στιγμή. Την ευθύνη για την αναβάθμιση του payroll software, την έχει πάντα ο εξωτερικός συνεργάτης, γι’ αυτό καλό θα ήταν πριν επιλέξουμε “payroll vendor”, να γνωρίζουμε ποιο ή ποια softwares χρησιμοποιεί και να λαμβάνουμε σοβαρά υπόψη την παραπάνω πληροφορία, όταν έρθει η κρίσιμη ώρα της επιλογής».

Στο ίδιο μήκος κύματος, ο Θεόδωρος Τόλλης, Executive Director, ICAP Employment Solutions, υποστηρίζει ότι «Οι σύγχρονες επιχειρήσεις καλούνται να ανταποκριθούν σε εξαιρετικές προκλήσεις πάσης φύσεως με απώτερο σκοπό την επιβίωση και την κυριαρχία τους. Η παγκοσμιοποίηση, η οικονομική κρίση και επομένως ο θεμιτός και ο αθέμιτος ανταγωνισμός μεταξύ των επιχειρήσεων δημιουργούν τις βάσεις για νέα ανοίγματα σε καινούριες επιχειρηματικές λύσεις και μεθόδους, όπως η ανάθεση της μισθοδοσίας σε εξωτερικό συνεργάτη (payroll outsourcing) που αποτελεί μια σίγουρη λύση. Πιο συγκεκριμένα, η καταφανής μείωση του λειτουργικού κόστους, ο ασφαλής και συνεπής υπολογισμός της μισθοδοσίας, η τήρηση των αυστηρών χρονοδιαγραμμάτων καθώς και η παροχή προσαρμοσμένων συμβουλών αποτελούν τα κυριότερα οφέλη του payroll outsourcing ώστε να αντιμετωπιστούν οι παραπάνω προκλήσεις».

Οι προκλήσεις
Η διαδικασία της μισθοδοσίας αποτελεί έναν εκ των βασικών τροχών για τη λειτουργία της επιχείρησης. Ωστόσο, η ομαλή λειτουργία της δεν είναι απρόσκοπτη. Και αυτό γιατί πρόκειται για μία πολύπλοκη διαδικασία με πολλαπλές προκλήσεις, η οποία δεν συμβάλει άμεσα στην κερδοφορία της εταιρείας, είναι όμως απαραίτητη. Μέσα σε αυτό το πλαίσιο, είναι σημαντικό οι εταιρείες, και ιδιαίτερα τα τμήματα Ανθρώπινου Δυναμικού να αναγνωρίσουν και να κατανοήσουν τις βασικές προκλήσεις που επιφέρει η διαχείριση της μισθοδοσίας και να διασφαλίσουν ότι είναι κατάλληλα προετοιμασμένες και εξοπλισμένες ώστε να αντιμετωπίσουν με βέλτιστο τρόπο αυτές τις προκλήσεις.

Όπως χαρακτηριστικά περιγράφει ο Ζώης Σωτηρόπουλος, Partner, Payroll Benefits Solutions, PwC Ελλάδας, σημειώνει: «Όλο και περισσότερο σήμερα είναι απαραίτητη η παροχή εξειδικευμένης γνώσης για την αντιμετώπιση σύνθετων μορφών αμοιβής της εργασίας. Σχήματα συνταξιοδοτήσεων, παροχές σε είδος και αμοιβές που προκύπτουν από τη μετακίνηση στελεχών από και προς άλλες χώρες, απαιτούν το στέλεχος μισθοδοσίας να ενσωματώνει ικανότητες που περιλαμβάνουν φορολογική, εργασιακή και ασφαλιστική γνώση - αλλά και αντίληψη των σύγχρονων μεθόδων αμοιβής της εργασίας στο ελληνικό και διεθνές περιβάλλον.

Ταυτόχρονα, η διασφάλιση των δεδομένων και η δυνατότητα ανάκτησης και επεξεργασίας τους από απομακρυσμένες περιοχές, αποτελεί δεδομένη απαίτηση των επιχειρήσεων. Επίσης, διαρκή πρόκληση αποτελεί η διασφάλιση εμπιστευτικότητας της σημαντικής και ευαίσθητης πληροφορίας που ενσωματώνει η διαδικασία διαχείρισης μισθοδοσίας». Οι σημαντικότερες προκλήσεις που σχετίζονται με τη μισθοδοσία και καλούνται να αντιμετωπίσουν οι σύγχρονοι οργανισμοί, ποικίλλουν από την αλλαγή των αντιλήψεων σχετικά με τη λειτουργία της μισθοδοσίας και τη μείωση του κόστους μέχρι τη συμμόρφωση με ένα συνεχώς μεταβαλλόμενο νομοθετικό πλαίσιο και τη βέλτιστη αξιοποίηση του σχετικού λογισμικού.

1. Η μισθοδοσία είναι «υποτιμημένη» στις περισσότερες εταιρείες
Η διαδικασία της μισθοδοσίας συχνά θεωρείται δεδομένη και αντιμετωπίζεται περισσότερο ως commodity στις περισσότερες εταιρείες. Οι περισσότεροι εργαζόμενοι διαθέτουν περιορισμένη γνώση σχετικά με τη μισθοδοσία και τη σημαντική λειτουργικότητα που αυτή έχει – μπορεί να αντιμετωπίζεται ως ένα διαχειριστικό βάρος, το οποίο είναι απαραίτητο αλλά δεν παρέχει καμία προστιθέμενη αξία στην εταιρεία. Συχνά, οι επαγγελματίες του HR που είναι επιφορτισμένοι με τις διαδικασίες της μισθοδοσίας δίνουν μάχες προκειμένου να αλλάξουν αυτές τις αντιλήψεις και προκαταλήψεις για το ρόλο τους στην επιχείρηση.

2. Η μετάβαση σε μία περισσότερο «προδραστική» λειτουργικότητα
Η υποτίμηση της μισθοδοσίας σε μία επιχείρηση οφείλεται εν μέρει και στο γεγονός ότι συχνά αντιμετωπίζεται ως μία reactive λειτουργία: οι εργαζόμενοι πρέπει να πληρώνονται, οπότε η μισθοδοσία διαχειρίζεται την καταβολή των αμοιβών. Η διοίκηση απαιτεί συγκεκριμένες πληροφορίες, οπότε η μισθοδοσία παρέχει μία αναφορά. Πλέον, και με την ολοένα μεγαλύτερη διείσδυση του payroll software, τα πράγματα έχουν αλλάξει, καθώς υπάρχει η δυνατότητα δημιουργίας μίας μεγάλης ποικιλίας προσωποποιημένων ή επιμέρους αναφορών. Πολύ συχνά, ωστόσο, αυτές οι αναφορές εξάγονται από συνήθεια, αλλά τα δεδομένα και οι πληροφορίες που περιέχουν δεν αναλύονται επαρκώς. Τα στελέχη που είναι επιφορτισμένα με τη διαδικασία της μισθοδοσίας έχουν πλέον μία τεράστια ευκαιρία να επηρεάσουν στην στρατηγική της επιχείρησης, με την προϋπόθεση να είναι σε θέση να παρέχουν επαρκείς πληροφορίες κατά τη λήψη αποφάσεων.

3. Συμβαδίζοντας με έναν συνεχώς μεταβαλλόμενο κόσμο
Ο κόσμος αλλάζει διαρκώς, αλλά τα τελευταία χρόνια οι αλλαγές αυτές προκύπτουν με ολοένα και πιο γρήγορους ρυθμούς. Αυτές οι αλλαγές εμπίπτουν σε μία μεγάλη ποικιλία κατηγοριών:

  • Τεχνολογία – smartphones, tablets, cloud computing κ.λπ.
  • Νομοθεσία.
  • Εργασιακές συνήθειες – κινητικότητα, απομακρυσμένη εργασία κ.ά.
  • Περιβάλλον – ενίσχυση της εταιρικής ευθύνης, «πράσινες πρωτοβουλίες» κ.ά.

Προκειμένου να παραμείνει ανταγωνιστική και επιτυχημένη, μία εταιρεία καλείται να προσαρμόζεται και να είναι πρόθυμη να ενστερνιστεί αυτές τις αλλαγές. Το payroll μπορεί να αντιμετωπίζεται ως μία παλιομοδίτικη και παραδοσιακή λειτουργικότητα, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να είναι και αλήθεια. Μην φοβάστε την αλλαγή, ειδικά αν αυτές οι αλλαγές μπορούν να επιφέρουν μείωση των δαπανών, εξοικονόμηση χρόνου και βελτίωση της αποδοτικότητας.

4. Τεχνολογικοί περιορισμοί
Όσον αφορά στην αξιοποίηση του payroll λογισμικού, δύο είναι τα σημαντικότερα ζητήματα που μπορεί να προκύψουν: α. Οι λειτουργικότητες του συστήματος της εταιρείας είναι περιορισμένες και δεν μπορούν να ανταποκριθούν σε συγκεκριμένες εργασίες, ή β. το λογισμικό προσφέρει τις λειτουργικότητες για τη διεξαγωγή των απαιτούμενων εργασιών, αλλά οι γνώσεις της εταιρείας γύρω από το συγκεκριμένο σύστημα είναι περιορισμένες, οπότε το σύστημα δεν μπορεί να αξιοποιηθεί πλήρως.

5. Κόστος
Οι διαδικασίες της μισθοδοσίας μπορεί να περιλαμβάνουν μία σειρά δαπανών: αγορά λογισμικού, εκπαίδευση και πρόσληψη ανθρώπων. Οι μεγάλες σε αριθμό υπαλλήλων εταιρείες μπορεί να είναι σε θέση να αντέξουν οικονομικά το κόστος λειτουργίας ενός τμήματος μισθοδοσίας εντός του εργασιακού τους περιβάλλοντος. Το ίδιο δεν ισχύει όμως και για μεσαίες ή μικρότερες επιχειρήσεις, οι οποίες μπορούν να μειώσουν αισθητά το κόστος που προέρχεται από τη διατήρηση του συγκεκριμένου τμήματος ως in-house λειτουργία. Για να διαμορφωθεί το συνολικό κόστος της διαδικασίας, πρέπει να συνυπολογιστεί το κόστος σε εργατοώρες για υπολογισμούς των πληρωμών, οι διεκπεραιώσεις των απαραίτητων διαδικασιών, καθώς επίσης το κόστος για τα αναλώσιμα που χρησιμοποιούνται. Με την εξωτερική ανάθεση λοιπόν το κόστος αυτό μειώνεται αισθητά δεδομένου ότι όλα αυτά συμπεριλαμβάνονται στην προσφορά του εξωτερικού συνεργάτη και πραγματοποιούνται μαζικά.

6. Η διαδικασία της μισθοδοσίας απαιτεί χρόνο
Η διεξαγωγή των διαδικασιών της μισθοδοσίας είναι μία χρονοβόρα εργασία και οι εταιρείες μπορεί να δαπανούν ένα σημαντικό αριθμό εργατικών ωρών για αυτή. Η πολυπλοκότητα της τήρησης ενός ακριβούς αρχείου των ωρών που εργάστηκαν οι εργαζόμενοι, ο υπολογισμός της αμοιβής με βάση τις ώρες ή τις εργάσιμες ημέρες και η διασφάλιση ότι οι τυχόν υπερωρίες πληρώνονται σωστά δεν είναι τόσο εύκολο όσο μπορεί να φαίνεται. Αν προσθέσουμε σε αυτά και μία σειρά άλλων μεταβλητών, όπως είναι οι ασφαλιστικές και οι ιατροφαρμακευτικές εισφορές, οι πληρωμένες ή μη άδειες κ.ά., μπορεί να απαιτεί ακόμα και από τις πιο μικρές εταιρείες να δαπανούν πολλές ώρες κάθε μήνα για τη μισθοδοσία.

7. Η συμμόρφωση με το νομοθετικό πλαίσιο
Η εργατική νομοθεσία είναι αρκετά αυστηρή, ενώ οι επιταγές της, ειδικά στη χώρα μας, αλλάζουν πολύ συχνά. Οι εταιρείες που αποφασίζουν να διεξάγουν εσωτερικά τη μισθοδοσία θα πρέπει να έχουν έναν εργαζόμενο να μελετάει αυτές τις αλλαγές σε μόνιμη βάση. Η αποτυχία συμμόρφωσης με το νομοθετικό πλαίσιο που εφαρμόζεται για τις φορολογικές και ασφαλιστικές κρατήσεις θα επιφέρει πρόστιμα στην εταιρεία. Και τα πρόστιμα που θα πρέπει να πληρωθούν είναι συνήθως πολύ αυστηρά και υψηλά, ενώ ταυτόχρονα η εταιρεία θα πρέπει να συμμορφωθεί και να διορθώσει το λάθος.

8. Οι εργαζόμενοι μπορεί να κινηθούν νομικά σε περιπτώσεις λάθους στη μισθοδοσία
Η φροντίδα της μισθοδοσίας σε συνδυασμό με άλλες πλευρές μίας εταιρείας μπορεί να οδηγήσει σε σύγχυση και λάθη. Να γίνει ένα μισθοδοτικό λάθος δεν είναι δύσκολο, και οι συνέπειες ενός τέτοιου λάθους μπορεί να είναι σοβαρές. Οι εργαζόμενοι μπορεί να ασκήσουν το δικαίωμά τους να καταθέσουν μήνυση εναντίον της εταιρείας αν τα λάθη στη μισθοδοσία τους θέτουν σε μειονεκτική θέση. Για παράδειγμα, ένας εργαζόμενος η μισθοδοσία του οποίου είναι λανθασμένη για μεγάλη χρονική περίοδο, μπορεί να μην εντοπίσει νωρίς το λάθος. Μία τέτοια κατάσταση φέρνει σε δύσκολη θέση τόσο τον εργαζόμενο όσο και την εταιρεία.

Οφέλη
Τα οφέλη του payroll outsourcing δεν περιορίζονται απλώς στο ότι ένας εξωτερικός συνεργάτης αναλαμβάνει τον «πονοκέφαλο» της επεξεργασίας των εκκαθαριστικών σημειωμάτων της μισθοδοσίας. Τα σημαντικότερα πλεονεκτήματα τα οποία μπορεί να αποκομίσει μία εταιρεία είναι:

  • Η μείωση του κόστους: Με το payroll outsourcing, εξαλείφεται η ανάγκη και απαίτηση για συνεχείς επενδύσεις στην αναβάθμιση λογισμικού, στην εκπαίδευση προσωπικού και σε άλλες δαπάνες που σχετίζονται με τη μισθοδοσία. Και ενώ η εντύπωση ότι το outsourcing μπορεί να είναι μία ακριβή επιλογή δεν έχει ξεπεραστεί, ωστόσο υπάρχει μία μεγάλη ποικιλία επιλογών ανάμεσα σε διαφορετικές εταιρείες και πακέτα υπηρεσιών payroll outsourcing, τα οποία ανταποκρίνονται σε διαφορετικά είδη επιχειρήσεων.
  • Η μείωση του ανθρώπινου δυναμικού: Οι εταιρείες, ιδιαίτερα στη δύσκολη εποχή που διανύουμε, αναζητούν τρόπους να λειτουργούν πιο αποδοτικά με λιγότερους ανθρώπους στο δυναμικό τους. Μέσα σε αυτό το πλαίσιο, η ανάθεση της μισθοδοσίας σε εξωτερικό συνεργάτη επιτρέπει στις εταιρείες να μειώσουν τον αριθμό των εργαζομένων που έχουν την ευθύνη της υποστήριξης της μισθοδοσίας - ή ακόμα και να εξαλείψουν τελείως αυτή την ανάγκη, ανάλογα με τη λύση που θα επιλέξουν.
  • Η βελτίωση της απόδοσης: Ο εξορθολογισμός των εσωτερικών διαδικασιών της εταιρείας επιτρέπει στον εξωτερικό πάροχο να αναλάβει χρονοβόρα καθήκοντα σχετικά με τη μισθοδοσία, κάτι που τελικά συμβάλει στην αύξηση της αποτελεσματικότητας της εταιρείας. Το δυναμικό payroll reporting βοηθάει την εταιρεία να αυξήσει τα κέρδη της, και μπορεί να αξιοποιηθεί ως ένα σημαντικό εργαλείο για τη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού.
  • Η επιχειρησιακή συνέχεια: Η ανάθεση των διαδικασιών της μισθοδοσίας σε έναν εξωτερικό συνεργάτη σημαίνει ότι η ανάγκη για disaster recovery και business continuity βαραίνει τον πάροχο πια και όχι την εταιρεία. Το disaster recovery αποτελεί ένα μείζων θέμα για τους παρόχους υπηρεσιών payroll outsourcing και για αυτό το λόγο επιλέγουν και επενδύουν σε πιο ισχυρές σχετικές λύσεις από αυτή που θα μπορούσε να διασφαλίσει η εταιρεία από μόνη της. Ταυτόχρονα, καθώς η ανάπτυξη του παρόχου είναι άρρηκτα συνδεδεμένη με την ανάπτυξη των πελατών τους, συνήθως διαθέτουν προηγμένα συστήματα που διασφαλίζουν ότι οι διαδικασίες εκτελούνται με το βέλτιστο τρόπο αλλά και ελέγχονται τακτικά.
  • Η μείωση των κινδύνων: Μέσω του outsourcing, οι οργανισμοί μεταφέρουν την ευθύνη για την κανονιστική συμμόρφωση στον πάροχο. Αναθέτοντας την ευθύνη για τη μισθοδοσία σε μία εταιρεία που αυτό ακριβώς αποτελεί την κύρια επιχειρηματική της δραστηριότητα, μειώνονται σημαντικά και οι κίνδυνοι λαθών.
  • Η βέλτιστη τεχνολογία: Οι πάροχοι υπηρεσιών payroll outsourcing από τη φύση τους δεν συμβαδίζουν μόνο με τις τελευταίες εξελίξεις στη νομοθεσία αλλά διασφαλίζουν ότι και το λογισμικό που χρησιμοποιούν είναι σύμμορφο με τις επιταγές του νόμου. Ταυτόχρονα, στην προσπάθειά τους να παρέχουν τις βέλτιστες υπηρεσίες, επενδύουν στις πλέον προηγμένες τεχνολογικές λύσεις.
  • Η συμμόρφωση με το κανονιστικό πλαίσιο: Οι στοιχειώδεις απαιτήσεις από έναν πάροχο payroll υπηρεσιών είναι η συμμόρφωση με το κανονιστικό πλαίσιο. Οι εργαζόμενοι στην εταιρεία πάροχο είναι εκπαιδευμένοι τόσο όσον αφορά στο νομοθετικό πλαίσιο όσο και στις αντίστοιχες τεχνολογίες. Η μείωση του βάρους της συμμόρφωσης και των κινδύνων που επισύρουν πρόστιμα αποτελεί ένα μεγάλο κίνητρο των εταιρειών για την ανάθεση της διαχείρισης της μισθοδοσίας σε έναν εξωτερικό πάροχο. Ο πάροχος εγγυάται την ασφάλεια των δεδομένων των πελατών του, πάντα σε συνάρτηση με τους νόμους.
  • Βελτιωμένες υπηρεσίες: Τα πολλά χρόνια εμπειρίας σημαίνουν ότι ο payroll πάροχος έχει αναπτύξει τις κατάλληλες δεξιότητες και εξειδικευμένες γνώσεις για την παροχή αποτελεσματικών υπηρεσιών και λύσεων.

Σε μια εποχή που επιβάλλεται η αξιοποίηση όλων των ανθρώπινων πόρων για την επίτευξη της αποτελεσματικότητας, ανοίγει ο δρόμος για τη διερεύνηση δυνατοτήτων outsourcing, μέσω των οποίων μπορεί να δοθεί η ευκαιρία για ουσιαστικότερη ενασχόληση των στελεχών με την κύρια παραγωγική τους αποστολή. Η μισθοδοσία των εργαζομένων δεν θα μπορούσε να μην συμπεριλαμβάνεται στην ομάδα αυτή, καθώς αποτελεί μια απόλυτα ορατή επιχειρηματική διαδικασία. Το payroll outsourcing, το οποίο γνωρίζει ολοένα και μεγαλύτερη δημοτικότητα, αποτελεί μία πρακτική εξασφάλισης των ορθών διαδικασιών που το χαρακτηρίζουν αλλά ταυτόχρονα και αποκόμιση προστιθέμενης αξίας σε πολλά επίπεδα.

Μια σωστή επιλογή payroll outsourcing θα πρέπει να συνδυάζει την ποιότητα με το χαμηλότερο δυνατό κόστος μέσω της εφαρμογής σύγχρονων τεχνολογικών λύσεων. Η διαδικασία της μισθοδοσίας είναι ουσιαστική και οφείλει να πραγματοποιείται με τις σωστές και απαραίτητες ασφαλιστικές δικλείδες ώστε και οι δύο πλευρές, το ανθρώπινο δυναμικό και η εκάστοτε εταιρεία, να παραμένουν ικανοποιημένες. Η ανάληψη λοιπόν της συγκεκριμένης διαδικασίας από εξωτερικούς συνεργάτες δεν μπορεί παρά να αποφέρει οφέλη αλλά και να διασφαλίσει την ορθή πραγματοποίηση των διαδικασιών.

Όπως επισημαίνει ο Νίκος Σιακαντάρης, Managing Director, UnityFour Private Consulting House, «Στη χώρα μας και λόγω των συνεχών αλλαγών της εργατικής νομοθεσίας, η οποία παρατηρείται τα τελευταία χρόνια, υπάρχει η ανάγκη επένδυσης σε στελέχη με εξειδικευμένες γνώσεις. Επενδύοντας σε εξωτερικό συνεργάτη, εξαλείφεται η παραπάνω ανάγκη, ενώ υπάρχει η δυνατότητα ενημέρωσης σε τακτική βάση, είτε μέσω newsletters, είτε μέσω helpdesk για τους εργαζόμενους της επιχείρησης, είτε μέσω απλής επικοινωνίας, ανά πάσα στιγμή. Την ευθύνη για την αναβάθμιση του payroll software, την έχει πάντα ο εξωτερικός συνεργάτης, γι’ αυτό καλό θα ήταν πριν επιλέξουμε “payroll vendor”, να γνωρίζουμε ποιο ή ποια softwares χρησιμοποιεί και να λαμβάνουμε σοβαρά υπόψη την παραπάνω πληροφορία, όταν έρθει η κρίσιμη ώρα της επιλογής».

Στο ίδιο μήκος κύματος, ο Θεόδωρος Τόλλης, Executive Director, ICAP Employment Solutions, υποστηρίζει ότι «Οι σύγχρονες επιχειρήσεις καλούνται να ανταποκριθούν σε εξαιρετικές προκλήσεις πάσης φύσεως με απώτερο σκοπό την επιβίωση και την κυριαρχία τους. Η παγκοσμιοποίηση, η οικονομική κρίση και επομένως ο θεμιτός και ο αθέμιτος ανταγωνισμός μεταξύ των επιχειρήσεων δημιουργούν τις βάσεις για νέα ανοίγματα σε καινούριες επιχειρηματικές λύσεις και μεθόδους, όπως η ανάθεση της μισθοδοσίας σε εξωτερικό συνεργάτη (payroll outsourcing) που αποτελεί μια σίγουρη λύση. Πιο συγκεκριμένα, η καταφανής μείωση του λειτουργικού κόστους, ο ασφαλής και συνεπής υπολογισμός της μισθοδοσίας, η τήρηση των αυστηρών χρονοδιαγραμμάτων καθώς και η παροχή προσαρμοσμένων συμβουλών αποτελούν τα κυριότερα οφέλη του payroll outsourcing ώστε να αντιμετωπιστούν οι παραπάνω προκλήσεις».

Οι προκλήσεις
Η διαδικασία της μισθοδοσίας αποτελεί έναν εκ των βασικών τροχών για τη λειτουργία της επιχείρησης. Ωστόσο, η ομαλή λειτουργία της δεν είναι απρόσκοπτη. Και αυτό γιατί πρόκειται για μία πολύπλοκη διαδικασία με πολλαπλές προκλήσεις, η οποία δεν συμβάλει άμεσα στην κερδοφορία της εταιρείας, είναι όμως απαραίτητη. Μέσα σε αυτό το πλαίσιο, είναι σημαντικό οι εταιρείες, και ιδιαίτερα τα τμήματα Ανθρώπινου Δυναμικού να αναγνωρίσουν και να κατανοήσουν τις βασικές προκλήσεις που επιφέρει η διαχείριση της μισθοδοσίας και να διασφαλίσουν ότι είναι κατάλληλα προετοιμασμένες και εξοπλισμένες ώστε να αντιμετωπίσουν με βέλτιστο τρόπο αυτές τις προκλήσεις.

Όπως χαρακτηριστικά περιγράφει ο Ζώης Σωτηρόπουλος, Partner, Payroll Benefits Solutions, PwC Ελλάδας, σημειώνει: «Όλο και περισσότερο σήμερα είναι απαραίτητη η παροχή εξειδικευμένης γνώσης για την αντιμετώπιση σύνθετων μορφών αμοιβής της εργασίας. Σχήματα συνταξιοδοτήσεων, παροχές σε είδος και αμοιβές που προκύπτουν από τη μετακίνηση στελεχών από και προς άλλες χώρες, απαιτούν το στέλεχος μισθοδοσίας να ενσωματώνει ικανότητες που περιλαμβάνουν φορολογική, εργασιακή και ασφαλιστική γνώση - αλλά και αντίληψη των σύγχρονων μεθόδων αμοιβής της εργασίας στο ελληνικό και διεθνές περιβάλλον.

Ταυτόχρονα, η διασφάλιση των δεδομένων και η δυνατότητα ανάκτησης και επεξεργασίας τους από απομακρυσμένες περιοχές, αποτελεί δεδομένη απαίτηση των επιχειρήσεων. Επίσης, διαρκή πρόκληση αποτελεί η διασφάλιση εμπιστευτικότητας της σημαντικής και ευαίσθητης πληροφορίας που ενσωματώνει η διαδικασία διαχείρισης μισθοδοσίας». Οι σημαντικότερες προκλήσεις που σχετίζονται με τη μισθοδοσία και καλούνται να αντιμετωπίσουν οι σύγχρονοι οργανισμοί, ποικίλλουν από την αλλαγή των αντιλήψεων σχετικά με τη λειτουργία της μισθοδοσίας και τη μείωση του κόστους μέχρι τη συμμόρφωση με ένα συνεχώς μεταβαλλόμενο νομοθετικό πλαίσιο και τη βέλτιστη αξιοποίηση του σχετικού λογισμικού.

1. Η μισθοδοσία είναι «υποτιμημένη» στις περισσότερες εταιρείες
Η διαδικασία της μισθοδοσίας συχνά θεωρείται δεδομένη και αντιμετωπίζεται περισσότερο ως commodity στις περισσότερες εταιρείες. Οι περισσότεροι εργαζόμενοι διαθέτουν περιορισμένη γνώση σχετικά με τη μισθοδοσία και τη σημαντική λειτουργικότητα που αυτή έχει – μπορεί να αντιμετωπίζεται ως ένα διαχειριστικό βάρος, το οποίο είναι απαραίτητο αλλά δεν παρέχει καμία προστιθέμενη αξία στην εταιρεία. Συχνά, οι επαγγελματίες του HR που είναι επιφορτισμένοι με τις διαδικασίες της μισθοδοσίας δίνουν μάχες προκειμένου να αλλάξουν αυτές τις αντιλήψεις και προκαταλήψεις για το ρόλο τους στην επιχείρηση.

2. Η μετάβαση σε μία περισσότερο «προδραστική» λειτουργικότητα
Η υποτίμηση της μισθοδοσίας σε μία επιχείρηση οφείλεται εν μέρει και στο γεγονός ότι συχνά αντιμετωπίζεται ως μία reactive λειτουργία: οι εργαζόμενοι πρέπει να πληρώνονται, οπότε η μισθοδοσία διαχειρίζεται την καταβολή των αμοιβών. Η διοίκηση απαιτεί συγκεκριμένες πληροφορίες, οπότε η μισθοδοσία παρέχει μία αναφορά. Πλέον, και με την ολοένα μεγαλύτερη διείσδυση του payroll software, τα πράγματα έχουν αλλάξει, καθώς υπάρχει η δυνατότητα δημιουργίας μίας μεγάλης ποικιλίας προσωποποιημένων ή επιμέρους αναφορών. Πολύ συχνά, ωστόσο, αυτές οι αναφορές εξάγονται από συνήθεια, αλλά τα δεδομένα και οι πληροφορίες που περιέχουν δεν αναλύονται επαρκώς. Τα στελέχη που είναι επιφορτισμένα με τη διαδικασία της μισθοδοσίας έχουν πλέον μία τεράστια ευκαιρία να επηρεάσουν στην στρατηγική της επιχείρησης, με την προϋπόθεση να είναι σε θέση να παρέχουν επαρκείς πληροφορίες κατά τη λήψη αποφάσεων.

3. Συμβαδίζοντας με έναν συνεχώς μεταβαλλόμενο κόσμο
Ο κόσμος αλλάζει διαρκώς, αλλά τα τελευταία χρόνια οι αλλαγές αυτές προκύπτουν με ολοένα και πιο γρήγορους ρυθμούς. Αυτές οι αλλαγές εμπίπτουν σε μία μεγάλη ποικιλία κατηγοριών:

  • Τεχνολογία – smartphones, tablets, cloud computing κ.λπ.
  • Νομοθεσία.
  • Εργασιακές συνήθειες – κινητικότητα, απομακρυσμένη εργασία κ.ά.
  • Περιβάλλον – ενίσχυση της εταιρικής ευθύνης, «πράσινες πρωτοβουλίες» κ.ά.

Προκειμένου να παραμείνει ανταγωνιστική και επιτυχημένη, μία εταιρεία καλείται να προσαρμόζεται και να είναι πρόθυμη να ενστερνιστεί αυτές τις αλλαγές. Το payroll μπορεί να αντιμετωπίζεται ως μία παλιομοδίτικη και παραδοσιακή λειτουργικότητα, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να είναι και αλήθεια. Μην φοβάστε την αλλαγή, ειδικά αν αυτές οι αλλαγές μπορούν να επιφέρουν μείωση των δαπανών, εξοικονόμηση χρόνου και βελτίωση της αποδοτικότητας.

4. Τεχνολογικοί περιορισμοί
Όσον αφορά στην αξιοποίηση του payroll λογισμικού, δύο είναι τα σημαντικότερα ζητήματα που μπορεί να προκύψουν: α. Οι λειτουργικότητες του συστήματος της εταιρείας είναι περιορισμένες και δεν μπορούν να ανταποκριθούν σε συγκεκριμένες εργασίες, ή β. το λογισμικό προσφέρει τις λειτουργικότητες για τη διεξαγωγή των απαιτούμενων εργασιών, αλλά οι γνώσεις της εταιρείας γύρω από το συγκεκριμένο σύστημα είναι περιορισμένες, οπότε το σύστημα δεν μπορεί να αξιοποιηθεί πλήρως.

5. Κόστος
Οι διαδικασίες της μισθοδοσίας μπορεί να περιλαμβάνουν μία σειρά δαπανών: αγορά λογισμικού, εκπαίδευση και πρόσληψη ανθρώπων. Οι μεγάλες σε αριθμό υπαλλήλων εταιρείες μπορεί να είναι σε θέση να αντέξουν οικονομικά το κόστος λειτουργίας ενός τμήματος μισθοδοσίας εντός του εργασιακού τους περιβάλλοντος. Το ίδιο δεν ισχύει όμως και για μεσαίες ή μικρότερες επιχειρήσεις, οι οποίες μπορούν να μειώσουν αισθητά το κόστος που προέρχεται από τη διατήρηση του συγκεκριμένου τμήματος ως in-house λειτουργία. Για να διαμορφωθεί το συνολικό κόστος της διαδικασίας, πρέπει να συνυπολογιστεί το κόστος σε εργατοώρες για υπολογισμούς των πληρωμών, οι διεκπεραιώσεις των απαραίτητων διαδικασιών, καθώς επίσης το κόστος για τα αναλώσιμα που χρησιμοποιούνται. Με την εξωτερική ανάθεση λοιπόν το κόστος αυτό μειώνεται αισθητά δεδομένου ότι όλα αυτά συμπεριλαμβάνονται στην προσφορά του εξωτερικού συνεργάτη και πραγματοποιούνται μαζικά.

6. Η διαδικασία της μισθοδοσίας απαιτεί χρόνο
Η διεξαγωγή των διαδικασιών της μισθοδοσίας είναι μία χρονοβόρα εργασία και οι εταιρείες μπορεί να δαπανούν ένα σημαντικό αριθμό εργατικών ωρών για αυτή. Η πολυπλοκότητα της τήρησης ενός ακριβούς αρχείου των ωρών που εργάστηκαν οι εργαζόμενοι, ο υπολογισμός της αμοιβής με βάση τις ώρες ή τις εργάσιμες ημέρες και η διασφάλιση ότι οι τυχόν υπερωρίες πληρώνονται σωστά δεν είναι τόσο εύκολο όσο μπορεί να φαίνεται. Αν προσθέσουμε σε αυτά και μία σειρά άλλων μεταβλητών, όπως είναι οι ασφαλιστικές και οι ιατροφαρμακευτικές εισφορές, οι πληρωμένες ή μη άδειες κ.ά., μπορεί να απαιτεί ακόμα και από τις πιο μικρές εταιρείες να δαπανούν πολλές ώρες κάθε μήνα για τη μισθοδοσία.

7. Η συμμόρφωση με το νομοθετικό πλαίσιο
Η εργατική νομοθεσία είναι αρκετά αυστηρή, ενώ οι επιταγές της, ειδικά στη χώρα μας, αλλάζουν πολύ συχνά. Οι εταιρείες που αποφασίζουν να διεξάγουν εσωτερικά τη μισθοδοσία θα πρέπει να έχουν έναν εργαζόμενο να μελετάει αυτές τις αλλαγές σε μόνιμη βάση. Η αποτυχία συμμόρφωσης με το νομοθετικό πλαίσιο που εφαρμόζεται για τις φορολογικές και ασφαλιστικές κρατήσεις θα επιφέρει πρόστιμα στην εταιρεία. Και τα πρόστιμα που θα πρέπει να πληρωθούν είναι συνήθως πολύ αυστηρά και υψηλά, ενώ ταυτόχρονα η εταιρεία θα πρέπει να συμμορφωθεί και να διορθώσει το λάθος.

8. Οι εργαζόμενοι μπορεί να κινηθούν νομικά σε περιπτώσεις λάθους στη μισθοδοσία
Η φροντίδα της μισθοδοσίας σε συνδυασμό με άλλες πλευρές μίας εταιρείας μπορεί να οδηγήσει σε σύγχυση και λάθη. Να γίνει ένα μισθοδοτικό λάθος δεν είναι δύσκολο, και οι συνέπειες ενός τέτοιου λάθους μπορεί να είναι σοβαρές. Οι εργαζόμενοι μπορεί να ασκήσουν το δικαίωμά τους να καταθέσουν μήνυση εναντίον της εταιρείας αν τα λάθη στη μισθοδοσία τους θέτουν σε μειονεκτική θέση. Για παράδειγμα, ένας εργαζόμενος η μισθοδοσία του οποίου είναι λανθασμένη για μεγάλη χρονική περίοδο, μπορεί να μην εντοπίσει νωρίς το λάθος. Μία τέτοια κατάσταση φέρνει σε δύσκολη θέση τόσο τον εργαζόμενο όσο και την εταιρεία.

Οφέλη
Τα οφέλη του payroll outsourcing δεν περιορίζονται απλώς στο ότι ένας εξωτερικός συνεργάτης αναλαμβάνει τον «πονοκέφαλο» της επεξεργασίας των εκκαθαριστικών σημειωμάτων της μισθοδοσίας. Τα σημαντικότερα πλεονεκτήματα τα οποία μπορεί να αποκομίσει μία εταιρεία είναι:

  • Η μείωση του κόστους: Με το payroll outsourcing, εξαλείφεται η ανάγκη και απαίτηση για συνεχείς επενδύσεις στην αναβάθμιση λογισμικού, στην εκπαίδευση προσωπικού και σε άλλες δαπάνες που σχετίζονται με τη μισθοδοσία. Και ενώ η εντύπωση ότι το outsourcing μπορεί να είναι μία ακριβή επιλογή δεν έχει ξεπεραστεί, ωστόσο υπάρχει μία μεγάλη ποικιλία επιλογών ανάμεσα σε διαφορετικές εταιρείες και πακέτα υπηρεσιών payroll outsourcing, τα οποία ανταποκρίνονται σε διαφορετικά είδη επιχειρήσεων.
  • Η μείωση του ανθρώπινου δυναμικού: Οι εταιρείες, ιδιαίτερα στη δύσκολη εποχή που διανύουμε, αναζητούν τρόπους να λειτουργούν πιο αποδοτικά με λιγότερους ανθρώπους στο δυναμικό τους. Μέσα σε αυτό το πλαίσιο, η ανάθεση της μισθοδοσίας σε εξωτερικό συνεργάτη επιτρέπει στις εταιρείες να μειώσουν τον αριθμό των εργαζομένων που έχουν την ευθύνη της υποστήριξης της μισθοδοσίας - ή ακόμα και να εξαλείψουν τελείως αυτή την ανάγκη, ανάλογα με τη λύση που θα επιλέξουν.
  • Η βελτίωση της απόδοσης: Ο εξορθολογισμός των εσωτερικών διαδικασιών της εταιρείας επιτρέπει στον εξωτερικό πάροχο να αναλάβει χρονοβόρα καθήκοντα σχετικά με τη μισθοδοσία, κάτι που τελικά συμβάλει στην αύξηση της αποτελεσματικότητας της εταιρείας. Το δυναμικό payroll reporting βοηθάει την εταιρεία να αυξήσει τα κέρδη της, και μπορεί να αξιοποιηθεί ως ένα σημαντικό εργαλείο για τη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού.
  • Η επιχειρησιακή συνέχεια: Η ανάθεση των διαδικασιών της μισθοδοσίας σε έναν εξωτερικό συνεργάτη σημαίνει ότι η ανάγκη για disaster recovery και business continuity βαραίνει τον πάροχο πια και όχι την εταιρεία. Το disaster recovery αποτελεί ένα μείζων θέμα για τους παρόχους υπηρεσιών payroll outsourcing και για αυτό το λόγο επιλέγουν και επενδύουν σε πιο ισχυρές σχετικές λύσεις από αυτή που θα μπορούσε να διασφαλίσει η εταιρεία από μόνη της. Ταυτόχρονα, καθώς η ανάπτυξη του παρόχου είναι άρρηκτα συνδεδεμένη με την ανάπτυξη των πελατών τους, συνήθως διαθέτουν προηγμένα συστήματα που διασφαλίζουν ότι οι διαδικασίες εκτελούνται με το βέλτιστο τρόπο αλλά και ελέγχονται τακτικά.
  • Η μείωση των κινδύνων: Μέσω του outsourcing, οι οργανισμοί μεταφέρουν την ευθύνη για την κανονιστική συμμόρφωση στον πάροχο. Αναθέτοντας την ευθύνη για τη μισθοδοσία σε μία εταιρεία που αυτό ακριβώς αποτελεί την κύρια επιχειρηματική της δραστηριότητα, μειώνονται σημαντικά και οι κίνδυνοι λαθών.
  • Η βέλτιστη τεχνολογία: Οι πάροχοι υπηρεσιών payroll outsourcing από τη φύση τους δεν συμβαδίζουν μόνο με τις τελευταίες εξελίξεις στη νομοθεσία αλλά διασφαλίζουν ότι και το λογισμικό που χρησιμοποιούν είναι σύμμορφο με τις επιταγές του νόμου. Ταυτόχρονα, στην προσπάθειά τους να παρέχουν τις βέλτιστες υπηρεσίες, επενδύουν στις πλέον προηγμένες τεχνολογικές λύσεις.
  • Η συμμόρφωση με το κανονιστικό πλαίσιο: Οι στοιχειώδεις απαιτήσεις από έναν πάροχο payroll υπηρεσιών είναι η συμμόρφωση με το κανονιστικό πλαίσιο. Οι εργαζόμενοι στην εταιρεία πάροχο είναι εκπαιδευμένοι τόσο όσον αφορά στο νομοθετικό πλαίσιο όσο και στις αντίστοιχες τεχνολογίες. Η μείωση του βάρους της συμμόρφωσης και των κινδύνων που επισύρουν πρόστιμα αποτελεί ένα μεγάλο κίνητρο των εταιρειών για την ανάθεση της διαχείρισης της μισθοδοσίας σε έναν εξωτερικό πάροχο. Ο πάροχος εγγυάται την ασφάλεια των δεδομένων των πελατών του, πάντα σε συνάρτηση με τους νόμους.
  • Βελτιωμένες υπηρεσίες: Τα πολλά χρόνια εμπειρίας σημαίνουν ότι ο payroll πάροχος έχει αναπτύξει τις κατάλληλες δεξιότητες και εξειδικευμένες γνώσεις για την παροχή αποτελεσματικών υπηρεσιών και λύσεων.

Όταν οι εργαζόμενοι μίας εταιρείας πληρώνονται εγκαίρως και σωστά, το ηθικό σε σχέση με την εργασία τους ενισχύεται. «Τα κυριότερα οφέλη που προκύπτουν μέσω της ανάθεσης της μισθοδοσίας σε εξωτερικό συνεργάτη, σχετίζονται με την εχεμύθεια, την εμπιστευτικότητα και την ασφάλεια των πληροφοριών. Πλέον, πρόσβαση στα ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα που σχετίζονται με τη μισθοδοσία, έχουν μόνο αυστηρά εξουσιοδοτημένα στελέχη της επιχείρησης, σε τοπικό ή global επίπεδο. Οι εργαζόμενοι της επιχείρησης, μπορούν να απολαμβάνουν οφέλη, όπως ενημέρωση και πληροφορίες on line, contact person για επίλυση των αποριών τους σε προκαθορισμένη ημέρα και ώρα, e-payslips, και φυσικά μπορούν να είναι σίγουροι, ότι η μισθοδοσία τους θα υπολογιστεί με τον σωστό τρόπο και θα πληρωθούν στην ώρα τους», σημειώνει ο Ν. Σιακαντάρης.

«Τα οφέλη μίας τέτοιας ανάθεσης είναι ποικίλα, αλλά ξεχωρίζουν η σημαντική στις ημέρες μας μείωση λειτουργικού κόστους που προσπαθούν να επιτύχουν οι εταιρείες, λαμβάνοντας υπόψη τις εργατοώρες που θα απασχολούσε ένα τμήμα in-house μισθοδοσίας καθώς και το κόστος χρήσης τεχνολογίας (π.χ. αγορά και συντήρηση ενός συστήματος μισθοδοσίας) αλλά και αναλώσιμων υλικών», υποστηρίζει ο Θ. Τόλλης και συνεχίζει: «Ένα δεύτερο σημαντικό όφελος είναι ο αξιόπιστος, ασφαλής αλλά και συνεπής υπολογισμός της μισθοδοσίας υπό τη συχνή παρακολούθηση των αλλαγών σε εργασιακά και ασφαλιστικά θέματα καθώς και η τήρηση χρονοδιαγραμμάτων προς τρίτους φορείς για παράδειγμα προς ασφαλιστικούς οργανισμούς. Έτσι με τα παραπάνω πλεονεκτήματα μίας τέτοιας συνεργασίας οι άνθρωποι της εταιρείας μπορούν να απασχοληθούν σε διαφορετικές εργασίες, πιο προσοδοφόρες για την εταιρεία».

Τη στρατηγική σημασία του payroll outsourcing επισημαίνει ο Ζ. Σωτηρόπουλος, υποστηρίζοντας ότι: «Η ανάθεση της μισθοδοσίας σε έναν εξωτερικό συνεργάτη αποτελεί στρατηγική επιλογή. Η σωστή μετάβαση και καθορισμός των αρμοδιοτήτων, μπορεί να προσφέρει σημαντικά οφέλη τόσο για την εταιρεία όσο και για το προσωπικό της. Το σημαντικότερο πλεονέκτημα είναι η αφομοίωση των βέλτιστων πρακτικών που ο εξωτερικός συνεργάτης έχει αναπτύξει διεθνώς. Επιπρόσθετα, η ανάθεση της μισθοδοσίας σηματοδοτεί και τη δυνατότητα επικοινωνίας με ένα δίκτυο έμπειρων στελεχών τα οποία προσφέρουν αξία στο τομέα της μισθοδοσίας, αλλά και στις περιοχές της φορολογίας, της λογιστικής και της νομικής υποστήριξης. Τέλος, οι μεγάλοι φορείς μισθοδοσίας προσφέρουν σημαντικές εγγυήσεις αναφορικά με την ασφάλεια των δεδομένων μέσω της χρήσης σύγχρονων τεχνολογικών εφαρμογών. Επίσης, μπορούν να παρέχουν διαρκή υποστήριξη μέσω disaster recovery sites εγκατεστημένων στην Ελλάδα και στο εξωτερικό».

Λύση για κάθε μεγέθους εταιρεία
Σε τι είδους επιχειρήσεις απευθύνεται, όμως το payroll outsourcing; Όπως υποστηρίζει ο Ζ. Σωτηρόπουλος: «Το Payroll Outsourcing αφορά κάθε εταιρεία που απασχολεί προσωπικό. Σε μεγάλες επιχειρήσεις προσφέρει διαρκείς και συνολικές λύσεις. Το κύριο πλεονέκτημα είναι η δυνατότητα να απορροφά τον όγκο εργασίας που στην ελληνική αγορά προκαλείται από τις συνεχείς μεταβολές του επιχειρηματικού και νομοθετικού περιβάλλοντος. Στις περιπτώσεις μικρών εταιρειών, αποτελεί μια ιδανική λύση για πιο εξειδικευμένη γνώση σε μεγάλο εύρος γνωστικών αντικειμένων και τη δυνατότητα χρήσης εφαρμογών και εξοπλισμού οι οποίες είναι οικονομικά απαγορευτικές για μικρούς οργανισμούς. Επίσης, απαλλάσσει τον επιχειρηματία από την επίβλεψη ενός τόσο πολύπλοκου αντικειμένου, όπου η μη συμμόρφωση με τη νομοθεσία επισύρει σημαντικές κυρώσεις».

Στην άποψη αυτή συνηγορεί και ο Ν. Σιακαντάρης, υποστηρίζοντας ότι: «Τα προγράμματα “payroll outsourcing” απευθύνονται σε επιχειρήσεις κάθε τύπου και μεγέθους. Σίγουρα αποτελούν την κατάλληλη λύση για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις, κυρίως λόγω της εξοικονόμησης κόστους, αφού δεν χρειάζεται να προβούν σε προσλήψεις εξειδικευμένων στελεχών (payroll managers και specialists). Από την άλλη πλευρά και μεγάλες πολυεθνικές επιχειρήσεις, με παρουσία σε δεκάδες χώρες, επιλέγουν την συνεργασία με “global payroll vendors”, μέσω των “shared service centers” τους, επιτυγχάνοντας με αυτό τον τρόπο, να έχουν την γνώση, την εξειδίκευση και το ομογενοποιημένο προϊόν, υπογράφοντας ένα μόνο συμβόλαιο».

Τέλος, τη σημασία του payroll outsourcing για κάθε μεγέθους εταιρεία υπερθεματίζει και ο Θ. Τόλλης: «Τα προγράμματα payroll outsourcing δεν κοιτούν το μέγεθος και το είδος της επιχείρησης. Μπορούν να εφαρμοστούν και να προσφέρουν τα οφέλη τους σε ποικίλες εταιρείες και οργανισμούς, οικογενειακούς, μικρούς αλλά και μεγαλύτερους. Ο μοναδικός περιορισμός που υπάρχει στην Ελλάδα είναι ότι η επιχείρηση/οργανισμός θα πρέπει να είναι ιδιωτικού δικαίου. Στην πράξη βέβαια, η συγκεκριμένη υπηρεσία είναι περισσότερο διαδεδομένη σε μεγαλύτερες επιχειρήσεις καθώς οι ανάγκες, οι απαιτήσεις και η πολυπλοκότητα της μισθοδοσίας είναι αυξημένες σε σύγκριση με μία μικρότερη ή μία οικογενειακή επιχείρηση».

Η αρνητική πλευρά του outsourcing
Τα μειονεκτήματα του outsourcing μπορούν πολλές φορές να επισκιάσουν τα πλεονεκτήματά του, αν αυτό δεν εφαρμοσθεί σωστά και δεν επιλεγεί ο σωστός πάροχος.

Απώλεια διαχειριστικού ελέγχου: Είτε υπογράψετε μία συμφωνία με έναν άλλον πάροχο για να διεκπεραιώσει τη συγκεκριμένη λειτουργία, είτε να «διευθύνει» ένα ολόκληρο τμήμα, «δίνετε» τον έλεγχο αυτής της λειτουργίας σε μία άλλη εταιρεία. Ο πάροχος πολύ πιθανόν να μην έχει τα ίδια standard και τους ίδιους στόχους με εσάς και μπορεί να λειτουργεί εντελώς διαφορετικά από τη δική σας εταιρεία. Στην ουσία, ίσως, τους ενδιαφέρει μόνο το κέρδος που θα έχουν από αυτή την συμφωνία και όχι τόσο το να σας παρέχουν σωστές λειτουργίες με το ανάλογο κόστος.

Επιπλέον «κρυμμένες» δαπάνες: Παρόλο που θα υπογράψετε ένα συμβόλαιο με τον πάροχο για τις λειτουργίες/υπηρεσίες που θα σας προσφέρει, πολλές φορές μπορεί στην πορεία να προκύψουν κόστη που δεν τα είχατε υπολογίσει. Επομένως, οτιδήποτε δεν αναφέρεται στο συμβόλαιο θα επιβαρύνει εσάς. Για τον λόγο αυτό, ζητήστε τη συνδρομή κάποιου συμβούλου, ο οποίος μπορεί να προβλέψει κάποια από τα «κρυμμένα» κόστη και να σας βοηθήσει να διαπραγματευτείτε με τον υποψήφιο πάροχο.

Απειλές στην ασφάλεια και την εμπιστευτικότητα: Αν μεταξύ των πληροφοριών που θα δώσετε στον εξωτερικό πάροχο περιλαμβάνονται ιατρικά αρχεία ή οποιαδήποτε άλλη ευαίσθητη πληροφορία, υπάρχει πάντα ο κίνδυνος ότι μπορεί να «εκτεθούν» σε λάθος ανθρώπους. Επιπλέον, αν στα στοιχεία που θα δώσετε περιλαμβάνονται και στοιχεία της εταιρείας, πρέπει να είστε πολύ προσεκτικοί. Πρέπει σε κάθε περίπτωση να αξιολογήσετε σωστά στον εξωτερικό πάροχο και να βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες που θα τους δώσετε δεν μπορούν να βλάψουν είτε την εταιρεία ούτε τους εργαζομένους. Τέλος, καλό θα ήταν να υπάρχει στο συμβόλαιο που θα υπογράψετε κάποια σχετική αναφορά, ώστε να είστε καλυμμένοι και προστατευμένοι και νομικά.

Προβλήματα στην ποιότητα των υπηρεσιών: Ένας σημαντικός παράγοντας για τον πάροχο θα είναι σίγουρα το κέρδος τους. Εφόσον το συμβόλαιο θα καθορίσει την αμοιβή του, ο μόνος τρόπος να αυξήσει το κέρδος του θα είναι να μειώσει τα έξοδά του. Φυσικά αυτό δεν απασχολεί εσάς, παρά μόνο στην περίπτωση που «συμβιβάζεται» η ποιότητα των υπηρεσιών που σας προσφέρει.

«Δέσμευση» με την οικονομική ευημερία μιας άλλης εταιρείας: Εφόσον παραχωρείτε σε μία άλλη εταιρεία τμήμα των λειτουργιών σας, θα είστε αναγκαστικά «δεμένοι» με την οικονομική ευημερία αυτής της εταιρείας. Για τον λόγο αυτό θα πρέπει να είστε πολύ προσεκτικοί στην επιλογή σας, γιατί δεν θα ήταν η πρώτη φορά που ένας εξωτερικός κατέρρευσε οικονομικά και παρέσυρε και κάποιους από τους συνεργάτες του.

Η σημασία της σωστής επιλογής
Μέσα σε αυτό το πλαίσιο, η επιλογή του παρόχου, και του κατάλληλου πακέτου υπηρεσιών που θα ανταποκρίνεται στις ιδιαίτερες ανάγκες, είναι εξίσου σημαντική με την απόφαση για την ανάθεση των διαδικασιών της μισθοδοσίας σε έναν εξωτερικό συνεργάτη. Οι οργανισμοί πριν αποφασίσουν σε ποια εταιρεία ή πάροχο θα αναθέσουν τη μισθοδοσία του ανθρώπινου δυναμικού τους οφείλουν να εξετάσουν μία σειρά από παράγοντες. Σε πρώτο χρόνο η κοστολόγηση της υπηρεσίας αποτελεί το αρχικό στοιχείο πάνω στο οποίο θα οικοδομηθεί ολόκληρη η συνεργασία τους. Είναι το σημείο που καθορίζει μεγάλο μέρος της τελικής επιλογής και ανάθεσης.

Ένα δεύτερο σημείο είναι οι επιπρόσθετες υπηρεσίες που θα τους προσφέρουν οι πάροχοι, ενώ δεν πρέπει να λησμονείται και η ικανότητα του παρόχου να παραδίδει reports στην εταιρεία με τα αντίστοιχα στοιχεία και πληροφορίες οι οποίες είναι απαραίτητες για την ίδια. Για να γίνουν όλα αυτά θα πρέπει να έχουν προσδιοριστεί εξ αρχής οι ανάγκες της εταιρείας εκ των έσω και στη συνέχεια να αναζητηθεί ο πάροχος που καλύπτει τις ανάγκες αυτές στο έπακρο και με το ελάχιστο δυνατό κόστος. Σε περίπτωση λάθος επιλογής προγράμματος ή εξωτερικού συνεργάτη τα οφέλη που θα αποκόμιζαν σε διαφορετική περίπτωση οι εταιρείες τείνουν να εκμηδενιστούν.

«Οι απαιτήσεις διαρκώς αυξάνονται αναφορικά με τα προγράμματα μισθοδοσίας. Ο παραδοσιακός υπολογισμός δεν αρκεί. Τα προγράμματα αυτά πρέπει να αποτελούν πλέον πηγές ενημέρωσης και δημιουργίας διοικητικής πληροφόρησης. Ο συνδυασμός τους με εργαλεία BI καθιστά τον HRD στρατηγικό συνεταίρο του οργανισμού», υπογραμμίζει ο Ζ. Σωτηρόπουλος. «Απαραίτητο είναι το πρόγραμμα που θα προσφέρει ο εκάστοτε “payroll vendor” σε υποψήφιο πελάτη του, να είναι προσαρμοσμένο στις ανάγκες του πελάτη. Σίγουρα πρέπει να υπάρχει το standard πακέτο υπηρεσιών, το οποίο θα καλύπτει τις βασικές ανάγκες (computation, payslips, GL file, declarations submission), και εν συνεχεία θα πρέπει να υπάρχει μία ευρεία γκάμα υπηρεσιών, ικανή να καλύψει τις ιδιαίτερες ανάγκες του (HR and accounting reporting, starters and leavers, customized reports, money movement service, legal advice, employees helpdesk, κτλ.)», υπογραμμίζει ο Ν. Σιακαντάρης.

«Όσο έμπειρο και καταρτισμένο κι αν είναι το προσωπικό ενός παρόχου λύσεων outsourcing, οι υπηρεσίες θα είναι εξαιρετικά περιορισμένες εάν δεν υπάρχει ένα απολύτως και διαρκώς ενήμερο μηχανογραφημένο σύστημα. Ένα αξιόπιστο πρόγραμμα μισθοδοσίας ολοκληρώνει και αναβαθμίζει συγχρόνως, τις εργασίες ενός εξωτερικού συνεργάτη, ενώ παράλληλα εδραιώνει την απαραίτητη εμπιστοσύνη μεταξύ εταιρείας και παρόχου. Ευελιξία και προσαρμοστικότητα στις ιδιαιτερότητες της εκάστοτε επιχείρησης αλλά και των νομοθετικών αλλαγών που προκύπτουν, επικοινωνία και κατανόηση των αναγκών της εταιρείας, είναι μερικά από τα βασικά χαρακτηριστικά που πρέπει να διαθέτει ο κατάλληλος συνεργάτης και το πρόγραμμα μισθοδοσίας», συμπληρώνει ο Θ. Τόλλης.

HR Professional (T. 125)
« 1 2 »
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο HR Professional Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σήμερα

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε αυτήν την ενότητα

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε άλλες ενότητες


ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Industries

Τρόφιμα - Ποτά

Banking / Finance

International

Τουρισμός

Αυτοκινητοβιομηχανία

Δημόσιος Τομέας

Υγεία & Ομορφιά

Ευρωπαική Ένωση

Εκπαιδευτικοί Οργανισμοί

Συμβουλευτικές Εταιρείες

Καύσιμα

©2019 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778