HR PROFESSIONAL - Payroll outsourcing: Ποια λύση σας ταιριάζει;

Πέμπτη, 13 Δεκεμβρίου 2018

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

HR Technology

Payroll outsourcing: Ποια λύση σας ταιριάζει;

12 Οκτωβρίου 2018 | 09:27 Γράφει η Τζένη  Αναγνωστοπούλου Topics: Payroll Systems,Special Reports

Υπάρχουν δύο βασικοί τρόποι αντιμετώπισης των αναγκών μισθοδοσίας: η διαχείριση της διαδικασίας εσωτερικά ή η ανάθεσή της σε πάροχο σχετικών υπηρεσιών. Αυτές οι επιλογές βρίσκονται στα αντίθετα άκρα του φάσματος διαχείρισης αυτής της κρίσιμης λειτουργίας. Στο ένα άκρο, υπάρχει δυνητικά μικρότερη συμμετοχή ανθρώπινου δυναμικού και τεχνολογίας, ενώ στο αντίθετο υπάρχει περισσότερος χρόνος εργαζομένων αλλά και πιο άμεση χρήση λογισμικού. Ποια είναι η ιδανική λύση για κάθε εταιρεία;

Σήμερα είναι καθοριστικής σημασίας οι οργανισμοί να ενεργούν με ευελιξία όταν πρόκειται για την όποια αλλαγή. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να εργαστούν πιο έξυπνα και πιο αποτελεσματικά ώστε να ανταποκριθούν στις απαιτήσεις της ανταγωνιστικής αγοράς. Υπάρχει μια αυξανόμενη τάση για outsourcing σε μη κρίσιμους επιχειρηματικούς τομείς -συμπεριλαμβανομένης της μισθοδοσίας.

Η εξωτερική ανάθεση μπορεί να συμβάλει στη μείωση της υπερφόρτωσης σε εργασία, στη μετακίνηση εργαζομένων από τα καθήκοντα ρουτίνας σε περιοχές που στοχεύουν περισσότερο στην ανάπτυξη των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων και να παρέχει στη διοίκηση, μεταξύ άλλων, πολύτιμη συνεργασία. Η εξωτερική ανάθεση μπορεί, επίσης, να βοηθήσει στη βελτιστοποίηση μια εταιρείας εσωτερικά, επειδή ένας καλός εξωτερικός συνεργάτης ενημερώνεται πάντα για τις τελευταίες τάσεις και έχει τα εργαλεία για να υποστηρίξει το σύνολο του οργανισμού. Επιπλέον, υπάρχει μια παγκόσμια τάση για αποκέντρωση, πράγμα που σημαίνει ότι μετακινείται περισσότερη δουλειά και ευθύνη μακριά από την κεντρική διοίκηση και ανατίθεται στο υπόλοιπο ανθρώπινο δυναμικό. Αυτό απαιτεί σαφείς διαδικασίες εργασίας και βέλτιστο σύστημα υποστήριξης.

Ένας συνδυασμός αυξημένης αναδιανομής και η εξωτερική ανάθεση μπορεί να βοηθήσει τη μετακίνηση ανθρώπων σε πιο παραγωγικά καθήκοντα. Άλλοι συνηθισμένοι λόγοι για την εξωτερική ανάθεση είναι ότι ο αριθμός των εργαζομένων που εκτελούν διοικητικά καθήκοντα είναι πολύ υψηλός και ο χρόνος που αφιερώνεται σε αυτά τα καθήκοντα είναι υπερβολικός. Πολλές εταιρείες γίνονται ευάλωτες από άποψη μισθοδοσίας επειδή οι γνώσεις και τα καθήκοντα εξαρτώνται από μια ομάδα ανθρώπων. Οι εργασίες συχνά εκτελούνται χωρίς βέλτιστο σύστημα υποστήριξης και χωρίς τυποποιημένες αρχές βέλτιστης πρακτικής. Έτσι καταλήγουν να έχουν έναν περιττό αριθμό ανθρώπων που εμπλέκεται και δεν μπορεί να προσφέρει έργο σε άλλα πιο κρίσιμα για την εξέλιξη της εταιρείας θέματα. Αυτό έρχεται σε αντίθεση με την εκτέλεση των συγκεκριμένων εργασιών από έναν εταίρο εξωτερικής ανάθεσης. Ένας συνεργάτης εξωτερικής ανάθεσης θα πρέπει να έχει δομημένες διαδικασίες για όλες τις μισθοδοτικές ενέργειες και τα καθήκοντα που σχετίζονται με το ανθρώπινο δυναμικό όπως οι νέοι εργαζόμενοι, οι αλλαγές σε όρους απασχόλησης, συλλογή και έγκριση μηνιαίων εκθέσεων από εργαζόμενους (απουσία, υπερωρίες κ.λπ.).

Η εξωτερική ανάθεση μισθοδοσίας διασφαλίζει ότι υπάρχει πάντα ένας εξωτερικός συνεργάτης που ελέγχει ενεργά και ακολουθεί την εφαρμογή των υφιστάμενων διαδικασιών. Συνήθως, η εταιρεία προσδοκά οικονομική ανάπτυξη ή/και κέρδη για την ίδια όταν επιλέγει το outsourcing. Βασική προϋπόθεση για μια επιτυχημένη εξωτερική ανάθεση συνεργασίας είναι το πόσο προετοιμασμένη είναι η εταιρεία για αυτό. Είναι σε μεγάλο βαθμό ευθύνη της διαχείρισης, να διασφαλιστεί η δέσμευση σε ένα έργο εξωτερικής ανάθεσης.

Ωστόσο, ποια είναι η ελληνική πραγματικότητα; Η Άννα Γιάκα, Διευθύντρια, Τμήμα Μισθοδοσίας, KPMG, τοποθετείται σχετικά: «Η οικονομική κρίση δεν έχει επηρεάσει το payroll outsourcing σαν υπηρεσία, το αντίθετο θα έλεγα. Οι εταιρείες την προτιμούν γιατί δεν μπορούν να κάνουν εκπτώσεις σε μία υποχρέωση τους όπως είναι η διαδικασία της μισθοδοσίας που είναι πολύ συγκεκριμένη και έχει μεγάλη επικινδυνότητα. Εξαιτίας όλων των ωφελειών που περιγράφονται παρακάτω, αντιλαμβάνονται ότι είναι η καλύτερη εναλλακτική λύση για να είναι εξασφαλισμένοι. Η οικονομική κρίση όμως έχει φέρει πολλούς παίκτες στην αγορά με χαμηλές τιμές και χαμηλή ποιότητα της υπηρεσίας. Συνεπώς οι εταιρείες θα πρέπει να αξιολογούν τον πάροχο, όχι με μοναδικό κριτήριο την τιμή αλλά κυρίως την εμπειρία, τις γνώσεις σε εργατικά, ασφαλιστικά και φορολογικά θέματα αλλά και την ταχύτητα και άμεση επαφή με τον πάροχο που θα μπορέσει να τον υποστηρίξει σε όλες του τις ανάγκες».

«Δεν έχει παρατηρηθεί κάποια μείωση του ενδιαφέροντος για υπηρεσίες payroll outsourcing. To in-house payroll αφορά κυρίως μεγάλους οργανισμούς των οποίων η πολυπλοκότητα στις δομές και τη λειτουργία τους, πολλές φορές καθιστούν αδύνατη τη συνεργασία με κάποιο Payroll provider και οδηγούν στη στελέχωση εσωτερικών τμημάτων μισθοδοσίας από έμπειρους επαγγελματίες του χώρου» εξηγεί ο Βασίλης Χουντάλας, Partner, Head of Payroll and HR Outsourcing Services, UNITYFOUR. Από την πλευρά του, ο Ζώης Ι. Σωτηρόπουλος, People & Organisation Leader, Advisory, PwC Greece, δηλώνει σχετικά: «To outsourcing προσφέρει ευελιξία και τη δυνατότητα προσαρμογής στις μεταβαλλόμενες συνθήκες της επιχειρηματικότητας. Αυτό και μόνο το καθιστά δημοφιλές σε περιόδους κρίσης ή περιόδους υψηλής οικονομικής ανάπτυξης. Περισσότερο από όλα όμως, το payroll outsourcing προσφέρει βαθιά εξειδίκευση και λύσεις που είναι δυνατόν να είναι κρίσιμες τις μέρες που οι επιχειρήσεις αγωνιούν για την επόμενη ημέρα. Η τάση στην Ελλάδα αλλά και στο εξωτερικό είναι οι επιχειρήσεις να στρέφονται ολοένα και περισσότερο σε λύσεις payroll outsourcing. Αυτό όμως δεν αφορά στην οικονομική κρίση, αλλά κυρίως στο γεγονός πως το αντικείμενο γίνεται όλο και πολυπλοκότερο απαιτώντας βαθιά εξειδίκευση και πολύ ισχυρές δομές ανθρώπων και συστημάτων».

«Η γενικευμένη τάση προς τις outsourcing υπηρεσίες επεκτείνεται φυσικά και στο κομμάτι της μισθοδοσίας» υποστηρίζει ο Νίκος Παπαλάμπρου, Managing Director, INGROUP και συνεχίζει: «Αποτελεί άλλωστε μία ορθολογική απόφαση, η οποία προκύπτει κάνοντας ανάλυση κόστους – οφέλους. Η ανάθεση της μισθοδοσίας σε εξωτερικό συνεργάτη αποτελεί πλέον μια στρατηγική επιλογή που επιτρέπει στην εταιρεία να εστιαστεί στις βασικές επιχειρηματικές δραστηριότητές της εξοικονομώντας ανθρώπινους και οικονομικούς πόρους. Επιπλέον, οι συνεχείς αλλαγές της εργατικής νομοθεσίας με την παράλληλη αυστηροποίηση του πλαισίου λειτουργίας δημιουργούν ένα πρόσθετο κίνητρο στις εταιρείες, αντί να διατηρούν ένα τμήμα εσωτερικά, να εμπιστευθούν τη διαχείριση της μισθοδοσίας σε εξειδικευμένους παρόχους».

Παράλληλα, ο Βασίλης Ριζόπουλος, Head of Outsourcing, ManpowerGroup αναφέρει: «Η οικονομική κρίση δεν επηρέασε ιδιαίτερα το payroll outsourcing, η πορεία του οποίου εξαρτάται πολύ περισσότερο από την αναγκαιότητά του και από τα οφέλη που προσφέρει στις επιχειρήσεις που το χρησιμοποιούν. Η συγκεκριμένη υπηρεσία και πριν αλλά και κατά τη διάρκεια της οικονομικής κρίσης είχε ανοδική πορεία. Στην αρχή από μεγάλους κυρίως πολυεθνικούς οργανισμούς οι οποίοι ήδη χρησιμοποιούσαν την υπηρεσία σε άλλες χώρες όπου δραστηριοποιούνταν -οπότε ήταν και περισσότερο εξοικειωμένοι- ενώ στην πορεία πεδίο εφαρμογής βρήκε και σε μικρότερες επιχειρήσεις. Η οικονομική κρίση σαφώς και επηρέασε σε αρκετά μεγάλο βαθμό τη στρατηγική των επιχειρήσεων. Πολλές από αυτές επικεντρώθηκαν στις κύριες/παραγωγικές δραστηριότητές τους τείνοντας να εξωτερικεύουν διοικητικές λειτουργίες «δευτερευούσης» γι’ αυτές σημασίας. Με αυτόν τον τρόπο κατάφεραν να οργανώσουν μια πιο ελέγξιμη και πρακτική εταιρική δομή και να επικεντρωθούν στους εταιρικούς τους στόχους».

Σήμερα είναι καθοριστικής σημασίας οι οργανισμοί να ενεργούν με ευελιξία όταν πρόκειται για την όποια αλλαγή. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να εργαστούν πιο έξυπνα και πιο αποτελεσματικά ώστε να ανταποκριθούν στις απαιτήσεις της ανταγωνιστικής αγοράς. Υπάρχει μια αυξανόμενη τάση για outsourcing σε μη κρίσιμους επιχειρηματικούς τομείς -συμπεριλαμβανομένης της μισθοδοσίας.

Η εξωτερική ανάθεση μπορεί να συμβάλει στη μείωση της υπερφόρτωσης σε εργασία, στη μετακίνηση εργαζομένων από τα καθήκοντα ρουτίνας σε περιοχές που στοχεύουν περισσότερο στην ανάπτυξη των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων και να παρέχει στη διοίκηση, μεταξύ άλλων, πολύτιμη συνεργασία. Η εξωτερική ανάθεση μπορεί, επίσης, να βοηθήσει στη βελτιστοποίηση μια εταιρείας εσωτερικά, επειδή ένας καλός εξωτερικός συνεργάτης ενημερώνεται πάντα για τις τελευταίες τάσεις και έχει τα εργαλεία για να υποστηρίξει το σύνολο του οργανισμού. Επιπλέον, υπάρχει μια παγκόσμια τάση για αποκέντρωση, πράγμα που σημαίνει ότι μετακινείται περισσότερη δουλειά και ευθύνη μακριά από την κεντρική διοίκηση και ανατίθεται στο υπόλοιπο ανθρώπινο δυναμικό. Αυτό απαιτεί σαφείς διαδικασίες εργασίας και βέλτιστο σύστημα υποστήριξης.

Ένας συνδυασμός αυξημένης αναδιανομής και η εξωτερική ανάθεση μπορεί να βοηθήσει τη μετακίνηση ανθρώπων σε πιο παραγωγικά καθήκοντα. Άλλοι συνηθισμένοι λόγοι για την εξωτερική ανάθεση είναι ότι ο αριθμός των εργαζομένων που εκτελούν διοικητικά καθήκοντα είναι πολύ υψηλός και ο χρόνος που αφιερώνεται σε αυτά τα καθήκοντα είναι υπερβολικός. Πολλές εταιρείες γίνονται ευάλωτες από άποψη μισθοδοσίας επειδή οι γνώσεις και τα καθήκοντα εξαρτώνται από μια ομάδα ανθρώπων. Οι εργασίες συχνά εκτελούνται χωρίς βέλτιστο σύστημα υποστήριξης και χωρίς τυποποιημένες αρχές βέλτιστης πρακτικής. Έτσι καταλήγουν να έχουν έναν περιττό αριθμό ανθρώπων που εμπλέκεται και δεν μπορεί να προσφέρει έργο σε άλλα πιο κρίσιμα για την εξέλιξη της εταιρείας θέματα. Αυτό έρχεται σε αντίθεση με την εκτέλεση των συγκεκριμένων εργασιών από έναν εταίρο εξωτερικής ανάθεσης. Ένας συνεργάτης εξωτερικής ανάθεσης θα πρέπει να έχει δομημένες διαδικασίες για όλες τις μισθοδοτικές ενέργειες και τα καθήκοντα που σχετίζονται με το ανθρώπινο δυναμικό όπως οι νέοι εργαζόμενοι, οι αλλαγές σε όρους απασχόλησης, συλλογή και έγκριση μηνιαίων εκθέσεων από εργαζόμενους (απουσία, υπερωρίες κ.λπ.).

Η εξωτερική ανάθεση μισθοδοσίας διασφαλίζει ότι υπάρχει πάντα ένας εξωτερικός συνεργάτης που ελέγχει ενεργά και ακολουθεί την εφαρμογή των υφιστάμενων διαδικασιών. Συνήθως, η εταιρεία προσδοκά οικονομική ανάπτυξη ή/και κέρδη για την ίδια όταν επιλέγει το outsourcing. Βασική προϋπόθεση για μια επιτυχημένη εξωτερική ανάθεση συνεργασίας είναι το πόσο προετοιμασμένη είναι η εταιρεία για αυτό. Είναι σε μεγάλο βαθμό ευθύνη της διαχείρισης, να διασφαλιστεί η δέσμευση σε ένα έργο εξωτερικής ανάθεσης.

Ωστόσο, ποια είναι η ελληνική πραγματικότητα; Η Άννα Γιάκα, Διευθύντρια, Τμήμα Μισθοδοσίας, KPMG, τοποθετείται σχετικά: «Η οικονομική κρίση δεν έχει επηρεάσει το payroll outsourcing σαν υπηρεσία, το αντίθετο θα έλεγα. Οι εταιρείες την προτιμούν γιατί δεν μπορούν να κάνουν εκπτώσεις σε μία υποχρέωση τους όπως είναι η διαδικασία της μισθοδοσίας που είναι πολύ συγκεκριμένη και έχει μεγάλη επικινδυνότητα. Εξαιτίας όλων των ωφελειών που περιγράφονται παρακάτω, αντιλαμβάνονται ότι είναι η καλύτερη εναλλακτική λύση για να είναι εξασφαλισμένοι. Η οικονομική κρίση όμως έχει φέρει πολλούς παίκτες στην αγορά με χαμηλές τιμές και χαμηλή ποιότητα της υπηρεσίας. Συνεπώς οι εταιρείες θα πρέπει να αξιολογούν τον πάροχο, όχι με μοναδικό κριτήριο την τιμή αλλά κυρίως την εμπειρία, τις γνώσεις σε εργατικά, ασφαλιστικά και φορολογικά θέματα αλλά και την ταχύτητα και άμεση επαφή με τον πάροχο που θα μπορέσει να τον υποστηρίξει σε όλες του τις ανάγκες».

«Δεν έχει παρατηρηθεί κάποια μείωση του ενδιαφέροντος για υπηρεσίες payroll outsourcing. To in-house payroll αφορά κυρίως μεγάλους οργανισμούς των οποίων η πολυπλοκότητα στις δομές και τη λειτουργία τους, πολλές φορές καθιστούν αδύνατη τη συνεργασία με κάποιο Payroll provider και οδηγούν στη στελέχωση εσωτερικών τμημάτων μισθοδοσίας από έμπειρους επαγγελματίες του χώρου» εξηγεί ο Βασίλης Χουντάλας, Partner, Head of Payroll and HR Outsourcing Services, UNITYFOUR. Από την πλευρά του, ο Ζώης Ι. Σωτηρόπουλος, People & Organisation Leader, Advisory, PwC Greece, δηλώνει σχετικά: «To outsourcing προσφέρει ευελιξία και τη δυνατότητα προσαρμογής στις μεταβαλλόμενες συνθήκες της επιχειρηματικότητας. Αυτό και μόνο το καθιστά δημοφιλές σε περιόδους κρίσης ή περιόδους υψηλής οικονομικής ανάπτυξης. Περισσότερο από όλα όμως, το payroll outsourcing προσφέρει βαθιά εξειδίκευση και λύσεις που είναι δυνατόν να είναι κρίσιμες τις μέρες που οι επιχειρήσεις αγωνιούν για την επόμενη ημέρα. Η τάση στην Ελλάδα αλλά και στο εξωτερικό είναι οι επιχειρήσεις να στρέφονται ολοένα και περισσότερο σε λύσεις payroll outsourcing. Αυτό όμως δεν αφορά στην οικονομική κρίση, αλλά κυρίως στο γεγονός πως το αντικείμενο γίνεται όλο και πολυπλοκότερο απαιτώντας βαθιά εξειδίκευση και πολύ ισχυρές δομές ανθρώπων και συστημάτων».

«Η γενικευμένη τάση προς τις outsourcing υπηρεσίες επεκτείνεται φυσικά και στο κομμάτι της μισθοδοσίας» υποστηρίζει ο Νίκος Παπαλάμπρου, Managing Director, INGROUP και συνεχίζει: «Αποτελεί άλλωστε μία ορθολογική απόφαση, η οποία προκύπτει κάνοντας ανάλυση κόστους – οφέλους. Η ανάθεση της μισθοδοσίας σε εξωτερικό συνεργάτη αποτελεί πλέον μια στρατηγική επιλογή που επιτρέπει στην εταιρεία να εστιαστεί στις βασικές επιχειρηματικές δραστηριότητές της εξοικονομώντας ανθρώπινους και οικονομικούς πόρους. Επιπλέον, οι συνεχείς αλλαγές της εργατικής νομοθεσίας με την παράλληλη αυστηροποίηση του πλαισίου λειτουργίας δημιουργούν ένα πρόσθετο κίνητρο στις εταιρείες, αντί να διατηρούν ένα τμήμα εσωτερικά, να εμπιστευθούν τη διαχείριση της μισθοδοσίας σε εξειδικευμένους παρόχους».

Παράλληλα, ο Βασίλης Ριζόπουλος, Head of Outsourcing, ManpowerGroup αναφέρει: «Η οικονομική κρίση δεν επηρέασε ιδιαίτερα το payroll outsourcing, η πορεία του οποίου εξαρτάται πολύ περισσότερο από την αναγκαιότητά του και από τα οφέλη που προσφέρει στις επιχειρήσεις που το χρησιμοποιούν. Η συγκεκριμένη υπηρεσία και πριν αλλά και κατά τη διάρκεια της οικονομικής κρίσης είχε ανοδική πορεία. Στην αρχή από μεγάλους κυρίως πολυεθνικούς οργανισμούς οι οποίοι ήδη χρησιμοποιούσαν την υπηρεσία σε άλλες χώρες όπου δραστηριοποιούνταν -οπότε ήταν και περισσότερο εξοικειωμένοι- ενώ στην πορεία πεδίο εφαρμογής βρήκε και σε μικρότερες επιχειρήσεις. Η οικονομική κρίση σαφώς και επηρέασε σε αρκετά μεγάλο βαθμό τη στρατηγική των επιχειρήσεων. Πολλές από αυτές επικεντρώθηκαν στις κύριες/παραγωγικές δραστηριότητές τους τείνοντας να εξωτερικεύουν διοικητικές λειτουργίες «δευτερευούσης» γι’ αυτές σημασίας. Με αυτόν τον τρόπο κατάφεραν να οργανώσουν μια πιο ελέγξιμη και πρακτική εταιρική δομή και να επικεντρωθούν στους εταιρικούς τους στόχους».


ΚΥΡΙΟΤΕΡΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ
Προτού μια εταιρεία αποφασίσει να αναθέσει τη μισθοδοσία της σε έναν εξωτερικό συνεργάτη θα πρέπει να πληροφορηθεί εκτενώς για τις υπηρεσίες που είναι διαθέσιμες και να αξιολογήσει τι ακριβώς χρειάζεται ο οργανισμός.

«Το αντικείμενο της μισθοδοσίας και διαχείρισης των παροχών προς εργαζομένους έχει γίνει εξαιρετικά σύνθετο» τονίζει ο Ζ. Ι. Σωτηρόπουλους και συνεχίζει: «Οι υπηρεσίες μπορεί να ξεκινούν από την απλή καταγραφή της απασχόλησης προσωπικού, τη σύνταξη συμβάσεων εργασίας και τη διαχείριση των μη χρηματικών παροχών, να καταλήγουν πέρα από την έκδοση μισθοδοσίας στη διαμόρφωση διαδικασιών λειτουργίας, την εγκατάσταση πληροφοριακών συστημάτων διαχείρισης μισθοδοσίας και HR και να ολοκληρώνονται με τη δημιουργία ενός πλαισίου διοικητικών αναφορών που μέσω της χρήσης KPIs και analytics συμβάλουν στη διαμόρφωση στρατηγικής για το ανθρώπινο δυναμικό. Η χρήση μιας κοινής πλατφόρμας το μόνο που θα προσέφερε θα ήταν έλλειψη ποιότητας και καινοτομίας. Κάθε πελάτης είναι μοναδικός και χρειάζεται νέες ιδέες, μοναδικές διαδικασίες και απόλυτο customization».

«Οι παρεχόμενες υπηρεσίες μισθοδοσίας διαρκώς εξελίσσονται ακολουθώντας τις συνεχώς αυξανόμενες ανάγκες του πελάτη» επισημαίνει η Α. Γιάκα. Η ίδια λέει: «Εκτός από τις παραδοσιακές υπηρεσίες της επεξεργασίας και διαχείρισης της μισθοδοσίας έχουν αναπτυχθεί και άλλες υπηρεσίες καλύπτοντας τις απαιτήσεις των καιρών:

  • Επίβλεψη των αποτελεσμάτων μισθοδοσίας που γίνονται εντός της επιχείρησης και βοήθεια στις διαδικασίες λειτουργίας του τμήματος μισθοδοσίας της εταιρείας
  • Ανάλυση μισθολογικού κόστους, εκπόνηση προϋπολογισμού για την επόμενη χρήση, υπολογισμός προβλέψεων
  • Διαχείριση και υπολογισμός όλων των παροχών σε είδος
  • Διαδικασίες και μισθοδοσία εργαζομένων που μετακινούνται σε διάφορες χώρες
  • Υπολογισμός εμπιστευτικής μισθοδοσίας για στελέχη εταιρειών
  • Ανοιχτή γραμμή επικοινωνίας για την υποστήριξη σε εργατικά, ασφαλιστικά και φορολογικά θέματα από εξειδικευμένο προσωπικό
  • Πρόσβαση στο σύστημα μισθοδοσίας από τα γραφεία της εταιρείας με οριζόμενα δικαιώματα πρόσβασης για κάθε χρήστη.

Η παραμετροποίηση στο σύστημα μισθοδοσίας αποτελεί μια εξατομικευμένη εργασία προσαρμοσμένη στις ανάγκες της κάθε εταιρείας και στις διαφορετικές αναφορές που είναι απαραίτητο να λαμβάνει ώστε να βγάζει τα δικά της αποτελέσματα».

Ο Β. Χουντάλας εξηγεί: «Πολύ σημαντικός παράγοντας για την επιλογή του κατάλληλου payroll provider από μία εταιρεία είναι η γκάμα των υπηρεσιών που μπορεί να προσφέρει. Η διαφοροποίηση του προϊόντος, και η προσαρμογή αυτής στις ανάγκες του κάθε πελάτη, είναι και αυτή που κάνει τη διαφορά. Πρέπει ο πάροχος να είναι αυτός που θα προσαρμόζεται στη διαφορετικότητα και την κουλτούρα της κάθε εταιρείας - πελάτη. Το payroll software και η ευελιξία αυτού αποτελεί το σημαντικότερο εργαλείο στα χέρια κάθε επαγγελματία του payroll, στην προσπάθειά του να φτάσει στα υψηλότερα standards προσφοράς υπηρεσιών. Καλό είναι να χρησιμοποιούνται περισσότερες από μία πλατφόρμες, κυρίως για την εύκολη μεταφορά στοιχείων μέσω backup, σε περιπτώσεις νέων συμβολαίων συνεργασίας, καθώς ο manual χειρισμός είναι χρονοβόρος».

«Η υπηρεσία του payroll outsourcing αποτελεί μια πρακτική λύση για εταιρείες/οργανισμούς ενώ ταυτόχρονα φαίνεται να κερδίζει ολοένα και περισσότερο έδαφος, καθώς αυτοί που τη χρησιμοποιούν αντιλαμβάνονται και πρακτικά τα οφέλη της» επισημαίνει ο Β. Ριζόπουλος και υπογραμμίζει: «Στην Ελλάδα έχουμε ένα απαρχαιωμένο νομοθετικό πλαίσιο στα εργασιακά, ενώ οι όποιες ρυθμιστικές παρεμβάσεις το καθιστούν ακόμα πιο πολύπλοκο και γραφειοκρατικό όχι μόνο στην εκτέλεση της μισθοδοσίας, αλλά γενικότερα στη διαχείριση της απασχόλησης του προσωπικού (βάρδιες, αλλαγές ωραρίων, υπερωρίες, παραιτήσεις, κ.ά.). Πλέον της εξειδίκευσης απαιτείται απόλυτη συγκέντρωση και προσοχή στη διαχείριση και στους χρόνους εκτέλεσης, ενώ και η ανάγκη συνεχούς υποστήριξης (7/24) είναι σχεδόν απαραίτητη. Με την ως άνω υπηρεσία οι επιχειρήσεις “απαλλάσσονται” κατά κάποιο τρόπο από τον “πονοκέφαλο” της διαχείρισης και πολύ περισσότερο από το ρίσκο τυχόν κακοδιαχείρισης που μπορεί να επιφέρει σημαντικά πρόστιμα. Παράλληλα δε, προσφέρει τη δυνατότητα να περιορίσουν σημαντικά τα διοικητικά τους κόστη είτε αυτά ερμηνεύονται σε λειτουργικά συστήματα, είτε σε χρόνο, είτε σε επιπλέον εργοδοτικό κόστος».

«Το μεγαλύτερο μέρος των πελατών επιλέγει μια ολοκληρωμένη υπηρεσία που περιλαμβάνει την έκδοση της μισθοδοσίας και του λογιστικού άρθρου, την αποστολή αρχείων για πληρωμές μισθών και ΙΚΑ καθώς επίσης και τη διεκπεραίωση των διαδικασιών της Επιθεώρησης Εργασίας και του ΟΑΕΔ. Επιπρόσθετα, μπορούν να δοθούν υπηρεσίες όπως: προϋπολογισμοί κόστους μισθοδοσίας ανά μήνα, έργο, σύμβαση ή και εργαζόμενο, η έκδοση ετήσιου budget μισθοδοσίας ή ακόμα και η τήρηση ηλεκτρονικού αρχείου εργαζομένων και δυνατότητα δημιουργίας στατιστικών στοιχείων για αριθμό προσλήψεων, αποχωρήσεων, απολύσεων κ.ά. Επίσης, το αναλυτικό reporting αποτελεί ένα από τα βασικά εργαλεία που οφείλει να προσφέρει ένας πάροχος στην εταιρεία-πελάτη και φυσικά μπορεί να τροποποιηθεί και να προσαρμοστεί στις εξειδικευμένες ανάγκες της κάθε εταιρείας. Γενικώς, οι δυνατότητες είναι πολλές και ο πάροχος οφείλει να διερευνήσει τις ανάγκες του εκάστοτε πελάτη ώστε η τελική υπηρεσία που θα λάβει να καλύπτει απόλυτα τις ανάγκες του, πάντα σε συνάρτηση του μεγέθους και της οργάνωσης που διαθέτει» δηλώνει ο Ν. Παπαλάμπρου.

ΟΦΕΛΗ ΤΗΣ ΕΞΩΤΕΡΙΚΗΣ ΑΝΑΘΕΣΗΣ
Τα οφέλη που μπορεί να προκύψουν από την εξωτερική ανάθεση της μισθοδοσίας ποικίλλουν από εταιρεία σε εταιρεία. Για τις περισσότερες επιχειρήσεις, τα ακόλουθα πέντε οφέλη είναι μεταξύ των πιο συνηθισμένων:

  • Μείωση κόστους: Η εξωτερική ανάθεση μπορεί να συνδεθεί με οικονομική εξοικονόμηση για επιχειρήσεις που διαθέτουν πολλούς εργαζόμενους που ασχολούνται με τη μισθοδοσία του ανθρώπινου δυναμικού. Μια επισκόπηση στις υπάρχουσες διαδικασίες συχνά αποκαλύπτει πλεονάζουσα παραγωγική ικανότητα ή ανεπαρκής διαχείριση των καθηκόντων. Και στις δύο περιπτώσεις, αυτό σημαίνει ότι η περιοχή δράσης μπορεί να βελτιωθεί και το κόστος μπορεί να μειωθεί.
  • Προστασία από κίνδυνο: Οι βασικοί εργαζόμενοι στον τομέα μισθοδοσίας δυνητικά μπορούν να αφήσουν εκτεθειμένο τον οργανισμό σε περιπτώσεις ασθένειας ή αλλαγή εργασίας. Η εξωτερική ανάθεση εξαλείφει αυτόν τον κίνδυνο, γιατί η εταιρεία αποκτά πρόσβαση σε μια ολόκληρη ομάδα εξωτερικών συνεργατών που μπορούν να αντικαταστήσουν ο ένας τον άλλον σε περίπτωση απουσίας, σε σύγκριση με τους εσωτερικούς εργαζόμενους.
  • Πρόσβαση στην εμπειρογνωμοσύνη: Η μισθοδοσία είναι ένα δυναμικό πεδίο που συνεχώς εξελίσσεται με ισχύουσες συμφωνίες, κανονισμούς και διατάξεις του νόμου. Αυτό σημαίνει ότι οι υπεύθυνοι εσωτερικά πρέπει είναι μονίμως ενημερωμένοι για τις τελευταίες εξελίξεις και αποτελεί καθήκον ύψιστης σημασίας για ευνόητους λόγους. Με μια συμφωνία εξωτερικής ανάθεσης, μια εταιρεία μπορεί πάντα να έχει πρόσβαση σε σχετικές και ενημερωμένες γνώσεις εμπειρογνωμόνων από τον προμηθευτή της. Εκτός από τη βοήθεια με καθημερινές εργασίες, οι γνώσεις των εμπειρογνωμόνων μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν κατά την ανταλλαγή ιδεών για μελλοντικές διαδικασίες.
  • Βέλτιστη διαχείριση καθηκόντων: Διάφοροι εργαζόμενοι έχουν μισθούς που καταβάλλονται με διαφορετικούς τρόπους, για παράδειγμα, βάσει μιας τοπικής συμφωνίας με την εταιρεία. Μπορεί να είναι χρονοβόρο το να εισέλθουν τα δεδομένα σωστά στο σύστημα μισθοδοσίας όταν πρόκειται για έναν μεγάλο αριθμό εργαζομένων. Ειδικά αν δεν υπάρχουν άνθρωποι εξοικειωμένοι με το σύστημα ή δεν έχουν τις γνώσεις για το πώς υποστηρίζονται όλες οι διαδικασίες με ένα σύστημα. Με το payroll outsourcing ο πάροχος μπορεί να διαχειριστεί συνολικά τη μισθοδοσία δίνοντας έτσι χρόνο στο ανθρώπινο δυναμικό για άλλα καθήκοντα.
  • Εσωτερική διαδικασία εξορθολογισμού: Είτε μια εταιρεία χειρίζεται τη μισθοδοσία εσωτερικά είτε την έχει αναθέσει σε εξωτερικό συνεργάτη, υπάρχουν εσωτερικοί εργαζόμενοι που διαχειρίζονται την αναφορά δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Αυτό θα μπορούσε να είναι εγγραφή στοιχείων που υποβάλλουν οι εργαζόμενοι, καταγράφοντας τις διακοπές ή τα έξοδα διαχείρισης. Μέρος της διαδικασίας εξωτερικής ανάθεσης αποτελεί μια κριτική επισκόπηση όλων των σχετικών με μισθοδοσία διαδικασιών και μια επακόλουθη επισκόπηση των τρόπων για εσωτερική βελτιστοποίηση. Η βελτιστοποίηση των διαδικασιών μπορεί να εξοικονομεί χρόνο, να μειώνει τα λάθη και να αυξάνει τη διαφάνεια.

«Η ανάθεση της μισθοδοσίας σε εξωτερικό πάροχο αφενός μειώνει το λειτουργικό κόστος που προκύπτει από την έκδοσή της και αφετέρου δίνει την ευκαιρία στην εταιρεία να επωφεληθεί από τις υπάρχουσες υποδομές του παρόχου, κυρίως όμως από το εξειδικευμένο ανθρώπινο δυναμικό που διαθέτει. Ιδιαίτερα την περίοδο που διανύουμε, οι συνεχείς αλλαγές, η αύξηση των περιορισμών και η αυστηροποίηση των διαδικασιών απαιτούν μια εξαιρετικά καλά εκπαιδευμένη ομάδα σε όλο το φάσμα των εργατικών, η οποία παρέχει ένα υψηλό επίπεδο υπηρεσιών σε συνδυασμό με ταχύτητα και υψηλό βαθμό ευελιξίας. Η πιστή τήρηση της εργατικής νομοθεσίας, από το καλά ενημερωμένο και άρτια καταρτισμένο επιτελείο ενός παρόχου, αποτελεί την καλύτερη επιλογή και δημιουργεί ένα αίσθημα ασφάλειας για το τελικό αποτέλεσμα» δηλώνει ο Ν. Παπαλάμπρου.

«Στόχος της υπηρεσίας είναι να απαλλάξει τις επιχειρήσεις συνολικά από την “ευθύνη της διαχείρισης” των υποχρεώσεών τους προς τους δημόσιους φορείς (Υπουργείο Εργασίας, ΙΚΑ, Φορολογικές Αρχές) και τη μισθοδοσία. Συνεπώς, έχει σχεδιαστεί ένα πλήρες πακέτο παροχών το πλαίσιο του οποίου ρυθμίζεται κυρίως από το νομοθετικό πλαίσιο όπως αυτό επιτάσσει κάθε φορά τις απαραίτητες εκτελεστικές λειτουργίες και έχει σκοπό να εξασφαλίσει τη σύννομη εκτέλεση όλων των εργοδοτικών υποχρεώσεων. Ανάλογα με τις ανάγκες της εκάστοτε επιχείρησης το πακέτο αυτό δύναται να ανασχεδιάζεται έτσι ώστε να εναρμονίζεται με την κουλτούρα της εκάστοτε εταιρείας και να εξυπηρετεί αποτελεσματικότερα τις ανάγκες της. Η ελευθεριότητα του σχεδιασμού αυτού βέβαια, περιορίζεται στο εκτελεστικό πεδίο ή/και στο πεδίο των παροχών χωρίς να αλλοιώνει τον απώτερο σκοπό της υπηρεσίας που είναι η πλήρης ταύτιση των εκτελεστικών διαδικασιών σύμφωνα με τις εκάστοτε ισχύουσες διατάξεις τις εργατικής νομοθεσίας» εξηγεί ο Β. Ριζόπουλος.

Από την πλευρά του, ο Ζ. Ι. Σωτηρόπουλος επισημαίνει: «Η συνεργασία με μια καταξιωμένη εταιρεία έκδοσης μισθοδοσίας με κατάλληλες τεχνολογικές υποδομές και έμπειρα στελέχη, είναι εφικτό να στηρίξει πολύπλοκα έργα τα οποία ξεφεύγουν από τα στενά όρια της έκδοσης μισθοδοσίας. Η εταιρεία αποκτά πρόσβαση σε ένα πλήθος συμβούλων που κατέχουν σημαντική εργατική, ασφαλιστική και φορολογική εμπειρία, έχει τη δυνατότητα να χρησιμοποιήσει εξελιγμένες τεχνολογικές εφαρμογές διαχείρισης μισθοδοσίας και κυρίως είναι σε διαρκή επαφή με τις διεθνείς τάσεις και τις βέλτιστες πρακτικές στον χώρο των αμοιβών και της διαχείρισης HR, εφόσον ο σύμβουλος μισθοδοσίας αποτελεί μέλος ενός σημαντικού παγκόσμιου δικτύου. Τέλος, ποτέ δε θα πρέπει να ξεχνάμε πως μια λύση outsourcing πρέπει να προσφέρει οικονομία περιορίζοντας το κόστος, σε συνδυασμό με τη βελτίωση της ποιότητας της παρεχόμενης υπηρεσίας».

Η Α. Γιάκα αναφέρει: «Κάθε είδος και μεγέθους επιχείρηση έχει να κερδίσει από τη διαδικασία του payroll outsourcing. Οι λόγοι είναι προφανείς και επιγραμματικά αναφέρουμε:

  • Τη μείωση επιχειρηματικού κινδύνου
  • Τη μείωση κόστους
  • Τη συγκέντρωση δυνάμεων σε δράσεις που προσδίδουν αξία και ανταγωνιστικό πλεονέκτημα στην επιχείρηση
  • Τη συμμόρφωση με την συνεχώς μεταβαλλόμενη φορολογική, ασφαλιστική και εργατική νομοθεσία
  • Τις ολοκληρωμένες λύσεις παροχής επιχειρηματικής πληροφόρησης
  • Την απαλλαγή από αγορά, συντήρηση και λειτουργία συστήματος μισθοδοσίας
  • Την απαλλαγή από πρόσληψη, επιμόρφωση, διατήρηση, εξέλιξη, εξειδικευμένου προσωπικού
  • Την εναρμόνιση με τους κανόνες του GDPR ενόψει της υποχρεωτικής εφαρμογής από την 25/5/2018 του Ευρωπαϊκού Κανονισμού 2016/679.και τις αυξημένες υποχρεώσεις που πηγάζουν από την εφαρμογή του».

Αναφορικά με τα οφέλη της εξωτερικής ανάθεσης, ο Β. Χουντάλας αναφέρει σχετικά: «Οι τέσσερις σημαντικότεροι λόγοι που οδηγούν μία εταιρεία στην επιλογή του Payroll outsourcing είναι ότι δίνεται η δυνατότητα στα στελέχη της να συγκεντρωθούν στις κύριες επιχειρηματικές δραστηριότητες της επιχείρησης και να αφήσουν κάποιες λειτουργίες όπως η μισθοδοσία στους ειδικούς, η εξοικονόμηση χρόνου και κόστους, η ελαχιστοποίηση κινδύνων που σχετίζονται με θέματα safety και security, ειδικά τώρα που έχει τεθεί σε εφαρμογή ο κανονισμός GDPR, και φυσικά η πλήρης συμμόρφωση με τη φορολογική και ασφαλιστική νομοθεσία, η πολυπλοκότητα των οποίων απαιτεί συνεχή δέσμευση».

ΣΗΜΑΝΤΙΚΕΣ ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ
Δύο σημαντικοί παράγοντες είναι απαραίτητοι για την επιτυχία της εξωτερικής συνεργασίας. Πρώτον, τόσο η εταιρεία όσο και οι εμπλεκόμενοι εργαζόμενοι, οι οποίοι θα δουλεύουν με έναν νέο τρόπο θα πρέπει να προετοιμαστούν στην αλλαγή. Κατά δεύτερον, η εταιρεία πρέπει να είναι αποφασισμένη να ξεκινήσει μια πραγματική συνεργασία με τον προμηθευτή outsourcing.

Αν ζητάτε από μια εταιρεία να περιγράψει τις πωλήσεις της ή το τμήμα μάρκετινγκ, απαντούν συχνά ότι πρόκειται για τμήματα που χρειάζονται έναν μεγάλο αριθμό εργαζομένων. Όταν ζητηθεί να περιγράψουν το τμήμα μισθοδοσίας τους, συχνά η απάντηση είναι ότι πρόκειται για ένα τμήμα που χρειάζεται μόνο έναν εργαζόμενο. Αυτή είναι μια πολύ καλή εικόνα της ιδέας που επικρατεί σε αρκετές εταιρείες σήμερα. Αλλά το γεγονός είναι ότι όλοι σε μια εταιρεία συμβάλλουν στην προετοιμασία της μισθοδοσίας, με τη μορφή ωρολογίων, καταγραφή αδειών διακοπών ή ασθένειας. Όλες οι εισροές είναι σημαντικές. Μόνο όταν μια εταιρεία αλλάξει τη γενική της νοοτροπία από άποψη μισθοδοσίας και διαχείρισης αυτής, μπορεί να εξορθολογήσει το μερίδιο που καταλαμβάνει στη συνολική λειτουργία του οργανισμού. Αυτό το «πνευματικό» ταξίδι - και η ωριμότητα για να γίνει αυτό - είναι σημαντική προϋπόθεση για την επιτυχή ανάθεση σε εξωτερικούς συνεργάτες. Απαιτείται, επίσης, εποικοδομητική συνεργασία με τους εξωτερικούς συνεργάτες από τον εσωτερικό διαχειριστή, ο οποίος θα είναι ο σύνδεσμος μεταξύ της εταιρείας και του προμηθευτή outsourcing. Μεταξύ άλλων, αυτός πρέπει να βεβαιωθεί ότι η πρακτική συνεχίζει να λειτουργεί καλά. Αλλά η πρωταρχική εστίαση θα πρέπει να είναι η αλλαγή στις πρακτικές που δεν δουλεύουν σωστά. Για μερικούς ανθρώπους μπορεί να είναι ψυχολογικά δύσκολο και άβολο από την άποψη του ότι καλούνται να εκτελέσουν καθήκοντα με έναν νέο τρόπο - ίσως ακόμη και με τη χρήση νέων εργαλείων. Αλλά είναι μια αναγκαιότητα προκειμένου να καλυφθούν ανεπάρκειες του παρελθόντος.

Η ιστορία ενός οργανισμού και παραλλαγές της φράσης «αυτό έτσι το κάνουμε κανονικά» τείνουν να παρεμποδίζουν την εφαρμογή νέων διαδικασιών. Η καλύτερη προσέγγιση για μια νέα συνεργασία που περιλαμβάνει την εξωτερική ανάθεση είναι το «ανοιχτό μυαλό», καταπολεμώντας οποιαδήποτε συστολή και η ανοιχτή πρόσκληση στον προμηθευτή outsourcing να γνωρίσει τις υπάρχουσες διαδικασίες της μισθοδοσίας. Η κατανόηση των υφιστάμενων διαδικασιών αποτελεί το θεμέλιο για τον εντοπισμό μελλοντικών διαδικασιών. Με άλλα λόγια, οι διαδικασίες κατανόησης παρέχουν στον νέο εταίρο εξωτερικής ανάθεσης ένα πλαίσιο συνθηκών: Περισσότερες γνώσεις για τις υπάρχουσες διαδικασίες σημαίνει ότι ο προμηθευτής outsourcing μπορεί να βελτιώσει το πλαίσιο για τις μελλοντικές διατάξεις ώστε να μπορούν να υποστηρίξουν τον οργανισμό με τον καλύτερο δυνατό τρόπο. Μόλις υπάρξει συμφωνία με ένα εξωτερικό προμηθευτή, υπάρχουν πολλά που πρέπει να κατακτηθούν πάντα υπό το πρίσμα ότι θα προκύψει πραγματική επιχειρηματική αξία από τη συνεργασία. Εκτός από τις απαραίτητες συναντήσεις για τη λειτουργία, στις οποίες τίθενται όλες οι λεπτομέρειες της εξωτερικής ανάθεσης, πρέπει να θεσπιστούν και συναντήσεις σε τριμηνιαία ή εξαμηνιαία βάση ώστε ο προμηθευτής να έχει την ευκαιρία να λειτουργεί με συναφείς επιχειρηματικές πληροφορίες. Από την πλευρά της, η εταιρεία μπορεί να ενημερώσει τον προμηθευτή για μελλοντικές ενέργειες –για παράδειγμα, εξαγορές, περικοπές ή άλλες οργανωτικές αλλαγές- που θα έχουν επίδραση στη διοίκηση. Καταλυτικό είναι να καθοριστούν σαφείς στόχοι για τη συνεργασία και καταγραφή τους έτσι ώστε και τα δύο μέρη να εργάζονται για τον ίδιο προκαθορισμένο σκοπό. Κάτι τέτοιο βέβαια δεν σημαίνει ότι μια εταιρική σχέση εξωτερικής ανάθεσης είναι στατική. Αντίθετα, το περιεχόμενο της σύμβασης και η φύση των διατάξεων είναι αναπτύσσονται συνεχώς, με βάση τις προκλήσεις και τις ανάγκες αλλαγής της εταιρείας και σύμφωνα με την εισαγωγή νέων και αποδοτικότερων διαδικασιών και εργαλείων διαχείρισης από την πλευρά του προμηθευτή.


VIEWPOINT
ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑ: AΥΤΗ Η ΚΡΙΣΙΜΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ

    Δημήτρης Κωνσταντόπουλους
    Συνεργάτης - Επικεφαλής θεμάτων Μισθοδοσίας και Παροχών, ΔΕΠΑ ΑΕ

Μισθοδοσία επιχείρησης: ένας τομέας του HR (ή σε μερικές περιπτώσεις των οικονομικών υπηρεσιών) με διαφορετικό χαρακτήρα και αντικείμενο από τις λοιπές λειτουργίες Ανθρώπινου Δυναμικού. Με χαμηλό turnover του εξειδικευμένου προσωπικού. Με απαιτήσεις για πλήρη εχεμύθεια, σοβαρότητα, εξειδίκευση, εμπειρία, αλλά και ευελιξία.

Με την πάροδο των ετών και την εξέλιξη των εργασιών που «εκτελεί» η μισθοδοσία, όλο και περισσότερο φαίνεται ότι κερδίζει έδαφος το outsourcing, ιδιαίτερα σε επιχειρήσεις με διαφορετικά είδη συμβάσεων και βαρδιών απασχόλησης. Και αυτό δικαιολογείται απόλυτα. Είναι τόσο εκτεταμένη η πολυνομία στο συγκεκριμένο θέμα, που είναι πάρα πολύ δύσκολο και χρονοβόρο να το παρακολουθεί κάθε επιχείρηση. Τα περισσότερα νομικά τμήματα μεγάλων εταιρειών δεν εξειδικεύονται στα εργατικά. Οι περισσότεροι λογιστές μικρών επιχειρήσεων ασχολούνται με τη μισθοδοσία σαν να είναι «παράπλευρη» - δευτερεύουσα δραστηριότητα. Μήπως, λοιπόν, συμφέρει την επιχείρηση να στραφεί σε εξειδικευμένους συμβούλους μισθοδοσίας εκτός επιχείρησης;

Και η εναλλακτική του εξωτερικού συνεργάτη μισθοδοσίας, βέβαια, θέλει προσοχή. Τα κριτήρια επιλογής για outsourcing λύσεις μισθοδοσίας θα πρέπει να είναι αυστηρά. Χρειάζεται πλήρης εξειδίκευση στη μισθοδοσία όλων των μορφών απασχόλησης, όλων των δεδομένων κανόνων, των νόμων, των συνθηκών αγοράς κ.ά. Χρειάζεται δυνατότητα διασύνδεσης με τις υπόλοιπες λειτουργίες της Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού, τα πληροφοριακά συστήματα του HR, αλλά είναι απαραίτητη και η προσαρμοστικότητα, σε ένα περιβάλλον που νόμοι, θεωρίες, πρακτικές και συστήματα μεταβάλλονται με γοργούς ρυθμούς. Πιο πρόσφατα παραδείγματα: το GDPR και οι τελευταίοι νόμοι 4488/2017 και 4554/2018, που άλλαξαν για μία ακόμη φορά τα δεδομένα, στη λειτουργία του HR και τη μισθοδοσία.

Σίγουρα ένας εξειδικευμένος εξωτερικός συνεργάτης, που θα είναι σε θέση να δώσει εγγυημένες λύσεις με σοβαρότητα και υπευθυνότητα, παρέχοντας στην επιχείρηση τεχνογνωσία προσαρμοσμένη στη λειτουργία της, θα είναι πολύτιμο «εργαλείο» για κάθε επιχείρηση. Το κόστος τις περισσότερες φορές υπερκαλύπτεται από τα οφέλη, τόσο βραχυπρόθεσμα όσο και σε μακροχρόνια βάση (επιχειρησιακή συνέχεια, αποφυγή λαθών που οδηγούν σε προστριβές, εξοικονόμηση πόρων για εξειδίκευση προσωπικού και παρακολούθηση νομοθεσίας, αποφυγή προστίμων από δημόσιες αρχές). Αν εξασφαλίσει μία επιχείρηση ασφάλεια και τεχνογνωσία σε ό,τι έχει να κάνει με μισθοδοσία, θα μπορεί πλέον σίγουρα να δραστηριοποιηθεί αναπόσπαστη σε πιο σημαντικούς διοικητικούς και παραγωγικούς τομείς.

VIEWPOINT
PAYROLL IN-HOUSE OR PAYROLL OUTSOURCING?

    Χρήστος Κώστας
    Προϊστάμενος μισθοδοσίας, The Mart

Οι σύγχρονές τάσεις της αγοράς και οι μεταβαλλόμενες επιχειρηματικές συνήθειες επιτάσσουν τη διαχείριση και ανάθεση υποστηρικτικών λειτουργιών ενός οργανισμού σε εξωτερικούς συνεργάτες. Το ερώτημα που γεννάται και ταλανίζει πολλούς επαγγελματίες του χώρου καθώς και διοικήσεις εταιρειών είναι κατά πόσο τελικά η διαχείριση και η έκδοση μισθοδοσίας μπορούν να μπουν στην ίδια ζυγαριά με τις τυχόν άλλες «υποστηρικτικές» λειτουργίες ενός οργανισμού. Έχοντας δραστηριοποιηθεί και στις δύο διαδικασίες, έχω νομίζω καταλήξει ότι υπάρχουν κάποια «ευαίσθητα» αλλά συνάμα και πολύ σημαντικά δεδομένα που γέρνουν την πλάστιγγα στην μία πλευρά της ζυγαριάς.

1. Εμπιστευτικότητα δεδομένων (GDPR). Τους τελευταίους μήνες, έχει εμφανιστεί και επίσημα ο ευρωπαϊκός κανονισμός GDPR. Ένας κανονισμός αρκετά αυστηρός και «τσουχτερός» για τους μη υπάκουους οργανισμούς στους περιορισμούς και στα μέτρα που επιβάλλει. Ένας κανονισμός που έχει κινητοποιήσει την κάθε εταιρεία να αναθεωρήσει και να αναπροσαρμόσει τις διαδικασίες της ως προς τη διαχείριση των προσωπικών δεδομένων των πελατών της (εσωτερικών και εξωτερικών). Όπως γίνεται εύκολα αντιληπτό, τα στελέχη της Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού θα αναμειχθούν πολύ ενεργά στις ανάγκες του νέου κανονισμού, ο οποίος γεννά κάποια ερωτήματα:

    α. Μπορεί ένας εξωτερικός συνεργάτης διαχείρισης και έκδοσης μισθοδοσίας να μας δημιουργήσει την ασφάλεια ότι όλες του οι λειτουργίες του καλύπτουν και έχουν εναρμονιστεί με τα δεδομένα του GDPR;
    B. Αρκεί ένα συμφωνητικό εμπιστευτικότητας μεταξύ των δύο πλευρών να δημιουργήσει μία σχέση ασφάλειας των προσωπικών δεδομένων ανάμεσα στις δυο συμβαλλόμενες πλευρές;

2. Προσαρμογή στα εταιρικά δεδομένα και στα λοιπά επιχειρησιακά συστήματα λογισμικού. Η επιλογή ενός εξωτερικού συνεργάτη πολλές φορές μπορεί να μην μας δίνει τη δυνατότητα ευελιξίας και προσαρμογής στα δεδομένα του κάθε οργανισμού. Είναι λογικό και επόμενο, κάθε εταιρεία παροχής outsourcing υπηρεσιών να είναι δομημένη και προσαρμοσμένη σε μία (πολλές φορές αρκετά ευρεία) «γκάμα» ιδιαιτεροτήτων και αναγκών των εταιρειών-πελατών. Σίγουρα όμως δεν είναι απόλυτα εναρμονισμένη στις συνθήκες και στις ανάγκες όλων των εταιρειών, και πόσο μάλλον εκείνων των οποίων οι ανάγκες είναι αρκετά και συχνά ευμετάβλητες λόγω της δραστηριότητας και της επιτακτικής ανάγκης προσαρμογής τους στις απαιτήσεις των υπόλοιπων λειτουργιών. Για τη διαχείριση μισθοδοσίας ως μέρος των λειτουργιών αυτών, και ως υποστηρικτική λειτουργία κατά κύριο λόγο, υπάρχει η ανάγκη να προσαρμόζεται στις απαιτήσεις των υπόλοιπων λειτουργιών ενός οργανισμού και όχι να δημιουργεί συνθήκες προσαρμογής. Πόσο εύκολα μπορεί ένα εξωτερικός συνεργάτης που παρέχει υπηρεσίες outsourcing payroll να εναρμονιστεί τελικά στις συνθήκες και στις απαιτήσεις ενός ολόκληρου οργανισμού;

3. Κόστος υπηρεσιών. Συχνά γίνεται λόγος για την εξοικονόμηση πόρων (ανθρώπινων και μη) και κόστους όταν εμπιστευόμαστε τη διαχείριση και έκδοση μισθοδοσίας σε εξωτερικούς συνεργάτες. Η αλήθεια είναι κάπου στη μέση, κατά πόσον τελικά το άνωθεν αποτελεί ισχυρό κίνητρο επιλογής ενός εξωτερικού συνεργάτη. Πολλές φορές οι απαιτήσεις και οι ανάγκες μιας εταιρείας δημιουργούν ένα πακέτο παροχών από τον συνεργάτη, που βάζει σε σοβαρές σκέψεις τις διοικήσεις για το κατά πόσο επωφελούνται τελικά από μία τέτοιου είδους συνεργασία.

Σε αυτό, όμως, που θα ήθελα περισσότερο να σταθώ είναι στις ανάγκες προσαρμογής και αλλαγών που δημιουργούνται στο σύγχρονο επιχειρηματικό περιβάλλον. Ανάγκες διαφοροποίησης από τον ανταγωνισμό, ανάγκες επιπλέον παροχών στο προσωπικό του οργανισμού (που πολλές φορές απαιτούν συστημική «παρέμβαση» στο λογισμικό διαχείρισης μισθοδοσίας), ανάγκες προσαρμογής του λογισμικού μισθοδοσίας στις απαιτήσεις των υπόλοιπων λειτουργιών του οργανισμού. Πόσο τελικά μεγαλύτερο κόστος μπορεί να προσδώσει σε έναν οργανισμό η εσωτερική συστημική διαχείριση τέτοιου είδους αλλαγών συγκριτικά με την ανάθεσή τους σε έναν εξωτερικό συνεργάτη; Η πολυπλοκότητα των λειτουργιών καθώς και η ανάγκη για τον πλήρη έλεγχο της όλης διαδικασίας διαχείρισης και έκδοσης μισθοδοσίας, έχουν οδηγήσει αρκετούς οργανισμούς στη διατήρηση της λειτουργίας αυτής in-house.


VIEWPOINT
ΕΠΙΛΕΓΟΝΤΑΣ ΤΗΝ ΚΑΤΑΛΛΗΛΗ ΛΥΣΗ

    Αγγελική Κουκή
    Field HR & Payroll Specialist, AMARLA Retail S.A - Victoria’s Secret

Χαίρομαι πολύ που μου δίνεται η ευκαιρία να μιλήσω για την ανάθεση της μισθοδοσίας σε εξωτερικούς συνεργάτες καθώς έχω υπάρξει για αρκετά χρόνια υπεύθυνη των λογαριασμών της μισθοδοσίας μεγάλων εταιρειών αλλά και από την αντίθετη πλέον πλευρά, εκείνη του πελάτη. Γνωρίζοντας τα θετικά και αρνητικά της ανάθεσης της μισθοδοσίας σε εξωτερικούς συνεργάτες, μπορεί μια επιχείρηση να αποφασίσει αν κάτι τέτοιο μπορεί να λειτουργήσει για την ίδια.

Πρώτα απ’ όλα, με την εξωτερική ανάθεση η εταιρεία κερδίζει χρόνο προκειμένου να τον επενδύσει στους κύριους τομείς της δραστηριότητάς της καθώς ο υπολογισμός της μισθοδοσίας απαιτεί ιδιαίτερη προσοχή στη λεπτομέρεια και αρκετό χρόνο στην προετοιμασία. Ποιος δεν θέλει να πληρώνεται στην ώρα του και σωστά;

Έπειτα, καθώς η εργατική και φορολογική νομοθεσία αλλάζει τακτικά, ιδίως στην Ελλάδα, είναι δύσκολο για τους εργοδότες να συμβαδίσουν και να παρακολουθήσουν όλες αυτές τις αλλαγές. Οι outsource επιχειρήσεις παρακολουθούν τις εξελίξεις στενά με επαγγαλματίες στο προσωπικό τους που βοηθούν τις επιχειρήσεις να συμμορφωθούν με τις αλλαγές διατηρώντας τα συμφέροντά τους προστατευμένα. Επιπλέον, οι περισσότεροι πάροχοι χρησιμοποιούν εξειδικευμένα εργαλεία και συστήματα ασφαλείας για την προστασία των ευαίσθητων δεδομένων των εργαζομένων και των επιχειρήσεων, που οι ίδιες οι επιχειρήσεις δεν έχουν στη διάθεσή τους.

Από την άλλη βέβαια πλευρά, η ανάθεση της μισθοδοσίας σε εξωτερικό συνεργάτη έχει και τα μειονεκτήματά της. Ένα από αυτά είναι ότι δημιουργεί δυσκολίες στην πρόσβαση των στοιχείων της μισθοδοσίας και άλλων στοιχείων των εργαζομένων καθώς τα δεδομένα διατηρούνται από τον πάροχο. Επίσης, ο χρόνος ανταπόκρισης στις οποιεσδήποτε αλλαγές, διορθώσεις και προσθήκες μπορεί να μην είναι τόσο άμεσος όσο οι εταιρείες θα επιθυμούσαν. Μπορεί να προκύψουν ακόμα και extra χρεώσεις για «out of scope» υπηρεσίες, γι’ αυτό και ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δίνεται στην κατάρτιση της σύμβασης. Ο κύριος λόγος για την εξωτερική ανάθεση είναι πάντα η επιθυμία της επιχείρησης να επικεντρωθεί στη βασική επιχειρηματική της δραστηριότητα και στη μείωση του κόστους.

Είναι πολύ σημαντικό να αισθάνεται η εταιρεία σίγουρη και ασφαλής από την επιλογή που έχει κάνει καθώς δεν παρέχουν όλοι υψηλό επίπεδο υπηρεσιών. Κάθε πάροχος μπορεί να ξεχωρίζει σε διαφορετικούς τομείς (audit, tax, accounting, Payroll/HR), γι’ αυτό και καλό είναι να λαμβάνονται υπόψη τα χρόνια εμπειρίας στον χώρο καθώς επίσης και οι συστάσεις από άλλες εταιρείες. Πρέπει να ακούς την αγορά. Επίσης σημαντικό είναι να διαθέτουν εξειδικευμένο λογισμικό προσαρμοσμένο στις ανάγκες της εταιρείας καθώς επίσης να ανήκουν σε διεθνές δίκτυο στην περίπτωση που η εταιρεία έχει παραρτήματα σε περισσότερες από μία χώρες. Το εύρος και το κόστος των υπηρεσιών αποτελούν σημαντικό παράγοντα στην επιλογή του εξωτερικού συνεργάτη.

Η αμοιβαία συνεργασία και επικοινωνία ανάμεσα στις εταιρείες μπορεί να οδηγήσει στα επιθυμητά αποτελέσματα. Θα πρέπει να υπάρχει κοινός στόχος και όραμα που θα οδηγήσει σε μια καλή και εποικοδομητική συνεργασία, η οποία μπορεί να έχει τεράστια οφέλη και για τις δύο πλευρές.

VIEWPOINT
PAYROLL OUTSOURCING: ΥΠΕΡ ΚΑΙ ΚΑΤΑ

    Αγγελική Τσιριμόκου
    Στέλεχος HR

Κάθε επιχείρηση στις μέρες μας έρχεται αντιμέτωπη με το εξής δίλλημα: In-House ή Outsourcing Payroll. Σήμερα, σε παγκόσμιο επίπεδο υπάρχει η τάση, πολλές εταιρείες για διάφορους λόγους να στρέφονται στην ανάθεση της μισθοδοσίας τους σε εξωτερικούς συνεργάτες. Η ανάθεση του payroll της επιχείρησης σε εξωτερικούς συνεργάτες μπορεί να έχει πλεονεκτήματα αλλά και μειονεκτήματα.

Μερικά πλεονεκτήματα που έχει για μια εταιρεία η ανάθεση της μισθοδοσίας της σε εξωτερικό συνεργάτη είναι:

  • Οι εταιρείες εξωτερικής ανάθεσης συνήθως διαθέτουν μεγάλη εμπειρία στον χειρισμό και την ολοκλήρωση του υπολογισμού μισθοδοσίας για τις επιχειρήσεις διότι ασχολούνται σε καθημερινή βάση με επιχειρήσεις μικρές ή μεγάλες σε διάφορους κλάδους.
  • Δίνεται η δυνατότητα στη Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού της εταιρείας να ασχοληθεί εκτενέστερα με το προσωπικό της, την εκπαίδευσή του ή την απορρόφησή του σε διάφορες θέσεις ανάλογα με την εξειδίκευσή του. Συνεπώς, η εξωτερική ανάθεση της μισθοδοσίας βοηθά στην ανάπτυξη της επιχείρησης.

Από την άλλη μεριά, αναθέτοντας τη μισθοδοσία σε εξωτερική εταιρεία υπάρχουν και ορισμένα μειονεκτήματα:

  • Πιθανότατα για μια εταιρεία κυρίως μικρού ή μεσαίου μεγέθους να είναι πολύ μεγάλο το κόστος για την ανάθεση της μισθοδοσίας outsourcing. Σίγουρα οι εταιρείες αυτές έχουν ένα συγκεκριμένο κόστος για τις υπηρεσίες που προσφέρουν αλλά ενδεχομένως να υπάρχουν και άλλες έξτρα χρεώσεις, που να μην αναλύονται εξαρχής, για έκτακτες ή περιστασιακές εργασίες.
  • Στην πραγματικότητα η επιχείρηση δεν έχει τον πλήρη έλεγχο των διαδικασιών και σίγουρα βρίσκεται «εξαρτημένη» από μια εξωτερική επιχείρηση.
  • Μια επιχείρηση θέλοντας να έχει συνεχή ενημέρωση αλλά και πολλές φορές να κάνει διάφορες «αλλαγές» δεν μπορεί εύκολα να έχει την άμεση συνεννόηση με τον εξωτερικό συνεργάτη με αποτέλεσμα να γίνεται δυσκίνητη και ανελαστική.

Σε κάθε περίπτωση ένας οργανισμός που διαθέτει εσωτερικό τμήμα μισθοδοσίας και απαρτίζεται από κατάλληλους συνεργάτες με αντίστοιχη προϋπηρεσία και τα κατάλληλα εργαλεία (λογισμικό μισθοδοσίας, σεμινάρια επιμόρφωσης) μέσα από την καθημερινή του ενημέρωση σχετικά τις αλλαγές της Ελληνικής νομοθεσίας μπορεί να ανταπεξέλθει στις καθημερινές απαιτήσεις της λειτουργίας της επιχείρησης. Επομένως, ανάλογα με τη θέση, τις προτεραιότητες και το Ανθρώπινο Δυναμικό που έχει μια εταιρεία, μπορεί να επιλέξει ανάμεσα σε In-House ή Outsourcing διαχείριση της μισθοδοσίας της.

HR Professional (T. 157)
« 1 2 3 4 ... 5 »
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο HR Professional Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σήμερα

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε αυτήν την ενότητα

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε άλλες ενότητες


ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Industries

Τρόφιμα - Ποτά

Banking / Finance

International

Τουρισμός

Αυτοκινητοβιομηχανία

Δημόσιος Τομέας

Υγεία & Ομορφιά

Ευρωπαική Ένωση

Εκπαιδευτικοί Οργανισμοί

Συμβουλευτικές Εταιρείες

Καύσιμα

©2018 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778