Μέσα σε ένα εργασιακό περιβάλλον εκτός από την παραγωγική διαδικασία, το ανθρώπινο δυναμικό και τις σχέσεις απόδοσης και εξάρτησης που δημιουργούνται ως προς τα εταιρικά αποτελέσματα, οι εγκαταστάσεις και ο εξοπλισμός αποτελούν και αυτά αναπόσπαστο κομμάτι της εύρυθμης και ομαλής λειτουργίας ενός οργανισμού. Το Facility Management φέρει την ευθύνη για αυτά τα στοιχεία προωθώντας όμως ταυτόχρονα και πρακτικές με θετικά αποτελέσματα που επεκτείνονται σε όλο το φάσμα και ενέργειες της εταιρείας.

Το Facility Management είναι ένας τομέας εντός της εταιρείας, ο οποίος είναι υπεύθυνος για ένα πλήθος εργασιών που ενδεχόμενα να μην εμφανίζουν άμεσα και ορατά οφέλη στα εταιρικά αποτελέσματα συμβάλλουν όμως αισθητά σε ένα πλήθος εργασιών και διαδικασιών απαραίτητων για τη λειτουργία της. Η Διαχείριση Μέσων/Εγκαταστάσεων είναι περισσότερο συνυφασμένη με εργασίες σχετικές με τις κτιριακές εγκαταστάσεις, την ασφάλεια, την υγιεινή, τα αναλώσιμα και γενικά τα πάγια περιουσιακά στοιχεία της επιχείρησης χωρίς όμως να αποκλείεται και από εφαρμογές πρακτικών που προωθούν τη στρατηγική της εταιρείας τόσο με άμεσο όσο και με έμμεσο τρόπο.

Από την πλευρά των εταιρειών η Kατερίνα Χρυσοβέργη, Managing Director, Celebrity International Movers εξηγεί «Η εφαρμογή του Facility Management είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχία οποιασδήποτε επιχείρησης, καθώς παρέχει ένα ασφαλές και αποδοτικό περιβάλλον εργασίας, ενισχύοντας τη σωστή λειτουργία της κάθε επιχείρησης ανεξάρτητα από το μέγεθος ή το πεδίο εφαρμογής της». «Η σημασία του Facility Management σε έναν πολυσχιδή οργανισμό είναι διττή: Αφενός διαμορφώνει περιβάλλον ουσιαστικού ελέγχου των προϋπολογισμών για τις υποστηρικτικές λειτουργίες αυξάνοντας τη μακροβιότητα των ακινήτων/εξοπλισμού και αφετέρου απελευθερώνει ουσιαστικό χρόνο από τα στελέχη εταιρειών ώστε να αντιμετωπίσουν δεκάδες άλλες εσωτερικές υποχρεώσεις σε έναν κόσμο που η αναλογία χρόνου εργασίας και ποιότητας ζωής έχει ανατραπεί προ πόλου» αναφέρει χαρακτηριστικά ο Παναγιώτης Σουβατζής, Group CEO, Globe Williams International.

Από την άλλη, ένας σημαντικός πυλώνας της παραγωγικής διαδικασίας είναι τα πάγια περιουσιακά της στοιχεία, τα οποία μεταφράζονται κυρίως σε κτιριακές εγκαταστάσεις, εξοπλισμό, μηχανήματα και τα οποία συνήθως αποτελούν και τη μεγαλύτερη πηγή κόστους για τους οργανισμούς αφού εμφανίζουν ένα συγκεκριμένο κύκλο ζωής αλλά και κόστος για τη συντήρησή τους. Όμως με συνετή διαχείριση και αξιολόγηση μπορούν να μειώσουν αισθητά το τελικό κόστος με το οποίο επιβαρύνονται τα συνολικά αποτελέσματα της εταιρείας. Σε έναν επιχειρηματικό κόσμο λοιπόν, όπου ο αγώνας για θετικά αποτελέσματα συνάδει κυρίως με τη μείωση κόστους ενώ η μία από τις σημαντικές πηγές κόστους σχετίζονται με τα πάγια στοιχεία ενός οργανισμού και όχι μόνο, το Facility Management αρχίζει να σταθεροποιεί τη σημαντικότητα ύπαρξής του εντός του περιβάλλοντος εργασίας ακόμη και αν αυτό προέρχεται από εξωτερικούς συνεργάτες.

Σύμφωνα με την Χρύσα Ζαρκαδά, Γενική Διευθύντρια, FMS facility Management Services S.A «Το Facility Management από εξωτερικούς συνεργάτες προσφέρει τη δυνατότητα επιτυχίας ποιοτικών στόχων εξοικονομώντας κόστος και απελευθερώνοντας παράλληλα παραγωγικούς πόρους για τον πελάτη», ενώ από την πλευρά του ο Διονύσης Αμμολοχίτης, Managing Director, Manifest Services υποστηρίζει πως «Το Facility Management, ως ενιαίος εξωτερικός πάροχος υπηρεσιών, αναλαμβάνει τη διεκπεραίωση όλων εκείνων των δραστηριοτήτων που απαιτούνται προκειμένου να διασφαλιστεί η άψογη και εύρυθμη λειτουργία της επιχείρησης στο βαθμό που αυτή εξαρτάται από την περιβαλλοντική και γενικότερη υποδομή των εγκαταστάσεων μιας επιχείρησης».

Ορισμός
Το Facility Management αποτελεί το σύνολο των ενεργειών που στοχεύουν στο συντονισμό του χώρου, τις υποδομές, τα στελέχη της εταιρείας αλλά και την οργάνωση σε ένα γενικότερο πλαίσιο. Σύμφωνα με το International Facility Management Association (IFMA), η Διαχείριση Μέσων/Εγκαταστάσεων, αποτελεί ένα επάγγελμα, το οποίο περιλαμβάνει ένα πλήθος επιστημονικών κλάδων με σκοπό τη διασφάλιση της λειτουργικότητας ενός δομημένου περιβάλλοντος, συνδέοντας όμως το ανθρώπινο δυναμικό, τον τόπο-χώρο, την τεχνολογία και τις διαδικασίες.

Αναφορικά τώρα με τον IFMA, αποτελεί τη μεγαλύτερη και αναγνωρισμένη επαγγελματική ένωση για το Facility Management με σκοπό την επαγγελματική ανάπτυξη και καθοδήγηση των μελών της. Με έδρα το Χιούστον και με πορεία που χρονολογείται από τον Οκτώβριο του 1980, όπου και ξεκίνησε μία εποχή που οι επιχειρήσεις άρχισαν να αναζητούν εξωτερικούς συνεργάτες που θα αναλάμβαναν εργασίες που δεν σχετίζονταν άμεσα με τις βασικές τους επιχειρηματικές δραστηριότητες. Μέσα σε ένα κλίμα εμφάνισης εταιρειών που σκοπό είχαν την κάλυψη διαφόρων αναγκών, μία ομάδα 40 ατόμων με επικεφαλής τον David Armstrong, προχώρησε στη δημιουργία του IFMA, το οποίο αριθμεί σήμερα περισσότερα από 22.600 μέλη και έχει παρουσία σε περισσότερες από 78 χώρες παγκοσμίως, σύμφωνα πάντα με στοιχεία της ένωσης. Επιπρόσθετα η ίδια κάθε χρόνο δημοσιεύει έναν οδηγό με τις τάσεις στον τομέα διαχείρισης των facilities, όπου και αποτελεί σημείο αναφοράς για τα μέλη της σχετικά με την πορεία και τα εργαλεία που εντάσσονται συνεχώς στις διαδικασίες εφαρμογής του Facility Management.

Εργασίες
Ο πρωταρχικός σκοπός του Facility Management είναι σχετικός με τη σωστή διαχείριση και συντήρηση των κτιριακών εγκαταστάσεων χωρίς όμως να είναι αποκλειστικά συνδεδεμένος με αυτό. Η διαχείριση υποστηρικτικών υπηρεσιών της εταιρείας όπως υπηρεσίες εγκατάστασης, διαχείριση κατασκευών, καθαρισμός χώρων, διαχείριση ενοικίασης και επενδύσεις σε ακίνητα καθώς επίσης και λειτουργίες εσωτερικού κλίματος είναι μερικοί τομείς στους οποίους εμπλέκεται η Διαχείριση Μέσων/Εγκαταστάσεων.

Για το συγκεκριμένο θέμα ο Δ. Αμμολοχίτης εξηγεί «Οι κυρίως λειτουργίες για τις οποίες οι εταιρείες συνήθως επιλέγουν να αναθέσουν σε εξωτερικό πάροχο είναι: τεχνική συντήρηση των κτιριακών εγκαταστάσεων καθώς και των υπαίθριων χώρων, η φύλαξη των εγκαταστάσεων, η καθαριότητα και οι υγειονομικές εφαρμογές». Γενικότερα όμως οι υπηρεσίες που τελούνται υπό την ευθύνη του Facility Management μπορούν να χωριστούν σε:
– Τεχνική διαχείριση. Εδώ περιλαμβάνονται όλες εκείνες οι υπηρεσίες που είναι σχετικές με τη διαχείριση κατασκευής και ενέργειας, τις διοικητικές υπηρεσίες, τα συστήματα ασφαλείας, τη λειτουργία και τη συντήρηση των κτιρίων και του εξοπλισμού.
– Διαχείριση υπηρεσιών. Υπηρεσίες σχετικές με τον καθαρισμό, το parking, την τροφοδοσία και τη φύλαξη της εταιρείας εσωκλείονται σε αυτήν την υποομάδα.
– Διαχείριση επιχειρηματικών λειτουργιών. Σε αυτήν την ομάδα περιλαμβάνονται υπηρεσίες διαχείρισης, ανθρώπινου δυναμικού, logistics κ.ά.

Με αυτόν το διαχωρισμό κατανοεί κανείς το εύρος των εργασιών που μπορεί να πραγματοποιηθεί μέσω του Facility Management και πόσο σημαντικό κομμάτι αποτελεί για μία εταιρεία η εμπλοκή εξωτερικού συνεργάτη κυρίως, για την ανάληψη των συγκεκριμένων δραστηριοτήτων. Με λίγα λόγια αποτελούνται από εργασίες οι οποίες μπορεί να μην είναι άμεσα συνδεδεμένες με το core business των επιχειρήσεων, ωστόσο όμως παραμένουν απαραίτητες για την ομαλή λειτουργία του εργασιακού περιβάλλοντος.

«Από το ευρύ φάσμα των υπηρεσιών οι οποίες περιλαμβάνονται στον όρο Facility Management, αυτές οι οποίες έχει καθιερωθεί να ανατίθενται σε εξωτερικό συνεργάτη είναι πρωταρχικά οι υπηρεσίες καθαρισμού και φύλαξης, ενώ ανάλογα με την εγκατάσταση απαιτείται η συνεργασία σε Η/Μ-τεχνική συντήρηση, πράσινο κ.λπ.» αναφέρει χαρακτηριστικά η Χ. Ζαρκαδά, ενώ ο Γιάννης Καλαϊτζόπουλος, Managing Partner, Globe Williams Hellas συμπληρώνει: «Τεχνικές υπηρεσίες, υπηρεσίες ασφαλείας, διαμόρφωση και συντήρηση γραφείων και επαγγελματικών χώρων, υπηρεσίες υποδοχής, call centers, αλληλογραφίας, υπηρεσίες περιβάλλοντος, υπηρεσίες προμήθειας και διαχείρισης αναλώσιμων υλικών, υπηρεσίες εστίασης προσωπικού, υπηρεσίες καθαρισμού επαγγελματικών χώρων, απολυμάνσεις και η λίστα αυξάνεται με μόνο όριο τις δυνατότητες των εταιρειών FM και την πρόθεση των εταιρειών-πελατών να μεγιστοποιήσουν την αποδοτικότητα στη διαχείριση και τις οικονομίες κλίμακας».

Facility Management Trends
Σε παγκόσμιο επίπεδο το Facility Management εξελίσσεται και ωριμάζει συνεχώς καθώς ακόμη δεν υπάρχουν ξεκάθαρα όρια και στόχοι. Είναι ένας σχετικά καινούργιος τομέας, περισσότερο αποδεκτός στις ΗΠΑ, όμως συνεχώς αναγνωρίσιμος και αποδεκτός και από τις Ευρωπαϊκές χώρες. Δεν είναι συνδεδεμένος με την απλή μείωση του κόστους εγκατάστασης, αλλά και με τη βελτίωση της παραγωγικότητας και την ικανότητα δημιουργίας εσόδων. Όπως επισημαίνει η Κ. Χρυσοβέργη «Η έννοια πίσω από τη μακροπρόθεσμη διαχείριση εγκαταστάσεων είναι παρόμοια με τη διαχείριση περιουσίας, αλλά συχνά εφαρμόζεται μόνο σε μεγαλύτερες εταιρείες ή εμπορικά ακίνητα όπου η διαχείριση και η λειτουργία είναι πιο πολύπλοκη».

Σχετικά τώρα με τις τάσεις που θα επικρατήσουν στο συγκεκριμένο χώρο η IFMA δημοσίευσε την έρευνα «Facility Management Forecast-Exploring the Current Trends and Future Outlook for Facility Management» για το τρέχον έτος με κατάταξη τους σε τρεις διαφορετικές ομάδες: 
–  Τάσεις από εξωτερικούς παράγοντες
Η βιωσιμότητα των επιχειρήσεων συνεχίζει να κατέχει υψηλή θέση στους στόχους των επιχειρήσεων σε παγκόσμιο επίπεδο εν μέσω οικονομικής κρίσης. Με αυτόν τον τρόπο έχει ξεκινήσει η ενσωμάτωση χαρακτηριστικών αυτής της ανάγκης στην κουλτούρα τους με αποτέλεσμα ο τομέας του FM να εστιάζει πλέον όχι σε νέες κατασκευές όπως στρέφονταν μέχρι τώρα, αλλά στη διαχείριση των δραστηριοτήτων στα ήδη υπάρχοντα κτίρια. Επίσης, η διαθεσιμότητα πολύπλοκων συστημάτων ελέγχου και κατασκευής κτιρίων παρέχουν ευκαιρίες αλλά και προκλήσεις στον τομέα αυτό.

Ο κλάδος μπορεί να αξιοποιήσει τις νέες αυτές τεχνολογίες για την καλύτερη διαχείριση των εγκαταστάσεων, ωστόσο οφείλει να εκπαιδεύσει τα στελέχη του στα νέα αυτά συστήματα. Προβλήματα σχετικά με τη «γήρανση» των κτιρίων και των μηχανημάτων σε καιρούς ύφεσης, φέρνουν αντιμέτωπο τον τομέα αυτό με το ερώτημα «αντικατάσταση ή επισκευή», μία απόφαση η οποία πρέπει να εξεταστεί βάσει νέων δεδομένων. Τέλος, οι facility managers διαδραματίζουν έναν εξαιρετικά σημαντικό ρόλο για τη συνέχιση της επιχειρηματικής δραστηριότητας, ειδικά σε περιπτώσεις όπου έχει προηγηθεί κάποια διακοπή.

– Τάσεις από οργανωτικούς παράγοντες
Όλο και περισσότεροι οργανισμοί αυξάνουν τις προσδοκίες που έχουν από το FM και τείνουν να αναμένουν την εμπλοκή του όχι μόνο σε τεχνικά και λειτουργικά θέματα αλλά και σε σχετικά με την επιχειρηματική δραστηριότητα. Αυτό έχει σαν αποτέλεσμα να εισέρχονται ανάγκες για την απόκτηση νέων δεξιοτήτων από τη συγκεκριμένη ομάδα manager, ώστε να ενεργούν περισσότερο στρατηγικά και να επικοινωνούν τις θέσεις τους.

Επίσης, παρατηρείται μία αυξανόμενη αναγνώριση του FM στην υγιεινή και την ευημερία των στελεχών εντός του εργασιακού περιβάλλοντος, παράγοντες σημαντικοί για την αποτελεσματικότητα, την παραγωγικότητα και κατ’ επέκταση την κερδοφορία της εταιρείας. Τέλος, οι αλλαγές που συντελούνται στη μορφή εργασίας (πλήρης, μερική ή ακόμη και απομακρυσμένη) έχουν σοβαρές επιπτώσεις στα κτίρια και τον τρόπο που αυτά λειτουργούν. Έτσι ο facility manager καλείται να διαχειριστεί τις αλλαγές αυτές εξετάζοντας τις ώρες λειτουργίας, τα διαφορετικά ποσοστά πληρότητας κ.ά. που έχουν άμεσο αντίκτυπο σε λειτουργίες (λ.χ. χρήση ενέργειας).

– Τάσεις από εσωτερικούς παράγοντες
Η ολοένα αυξανόμενη ποσότητα και πολυπλοκότητα των διαθέσιμων στοιχείων που χρησιμοποιούν οι facility managers μέσω νέων πρωτοκόλλων και οδηγιών που πρέπει να ακολουθηθούν πιστά, δημιουργούν με τη σειρά τους νέες προκλήσεις για τον κλάδο. Οι managers του συγκεκριμένου τομέα έχουν ξεκινήσει να μετατρέπουν πρωτογενείς πληροφορίες και δεδομένα σε ουσιαστική ενημέρωση, αιτιολογώντας πολλές φορές τις αποφάσεις που οι ίδιοι λαμβάνουν.

Επίσης, η αναζήτηση ταλέντων στο συγκεκριμένο κλάδο θα πρέπει να ενισχυθεί με την περαιτέρω προβολή της σημασίας του εντός του εργασιακού περιβάλλοντος, ώστε να σημειωθεί μεταστροφή του ενδιαφέροντος των νέων να ασχοληθούν με τον τομέα αυτό και να αποκτήσουν τις απαραίτητες γνώσεις και δεξιότητες. Τέλος, είναι φανερή η εντατική προσπάθεια των facility managers να επικοινωνήσουν περισσότερο την αξία της εργασίας τους στην ιεραρχική βαθμίδα της εταιρείας, αποδίδοντας στον εαυτό τους το ρόλο των διαχειριστών των σημαντικότερων περιουσιακών στοιχείων της εταιρείας και την ευθυγράμμιση των εργασιών τους με το σκοπό, το όραμα και τις αξίες της εταιρείας.

Facility Manager
Τα στελέχη που συνθέτουν το συγκεκριμένο τομέα εργασίας είναι άτομα τα οποία παρουσιάζουν κάποιες συγκεκριμένες δεξιότητες και χαρακτηριστικά όπως επίσης αναλαμβάνουν και συγκεκριμένα καθήκοντα εντός του εργασιακού περιβάλλοντος ακόμη και αν απασχολούνται ως εξωτερικοί συνεργάτες της εταιρείας. Εκτός από την ενασχόληση τους με τις κτιριακές εγκαταστάσεις, τον εξοπλισμό, τις υπηρεσίες καθαριότητας, τη φύλαξη και τη διαχείριση επιχειρηματικών λειτουργιών, ένας facility manager μπορεί να φέρει την ευθύνη και για ένα άλλο πλήθος εργασιών. Η συνεργασία του με τα τμήματα ανθρώπινου δυναμικού και IT είναι όλο και μεγαλύτερη.

Η ανάληψη κοινωνικής ευθύνης από τους ίδιους καθώς και η διασφάλιση του στρατηγικού σχεδιασμού, των ανθρώπων, των διαδικασιών και του χώρου είναι άρρηκτα συνδεδεμένα με το ρόλο τους. Επιπρόσθετα, η συγκεκριμένη ομάδα φέρει την αποκλειστική ευθύνη σύνδεσης των πάγιων στοιχείων της εταιρείας με τα άυλα. Ο ρόλος των Διαχειριστών εγκαταστάσεων γενικότερα εξελίσσεται με αποτέλεσμα να λειτουργούν σε δύο επίπεδα, σε στρατηγικό και λειτουργικό, αναλαμβάνοντας ευθύνες και για τα δύο. Πιο συγκεκριμένα, η ενημέρωση των στελεχών και των πελατών σχετικά με τις επιπτώσεις των αποφάσεων τους αναφορικά με το χώρο, τις υπηρεσίες, το κόστος και τον επιχειρηματικό κίνδυνο, όπως επίσης και η εταιρική και κανονιστική συμμόρφωση για τη σωστή λειτουργία του εργασιακού περιβάλλοντος εισάγονται στη σφαίρα ευθυνών που αναλαμβάνονται από τους facility managers.

Από την άλλη πλευρά θα πρέπει να εμφανίζουν κάποιες δεξιότητες και χαρακτηριστικά τα οποία είναι απαραίτητα για την ανάληψη των καθηκόντων τους. Θα πρέπει να διαθέτουν οργανωτικές ικανότητες, επικοινωνιακές δεξιότητες είτε με γραπτό είτε με προφορικό τρόπο ώστε να είναι σε θέση να μετατρέπουν τους ανθρώπους στους οποίους απευθύνονται κοινωνούς του έργου και του στόχου τους. Επίσης, η ικανότητα ανάπτυξης σχέσεων συνεργασίας με ένα ευρύ φάσμα ανθρώπων όπως και η ικανότητα customer και client management, εμφανίζονται ως απαραίτητη ασφαλιστική δικλείδα για την επίτευξη των αποτελεσμάτων για τα οποία έχουν δεσμευθεί.

Ένα άλλο σημαντικό χαρακτηριστικό της συγκεκριμένης ομάδας είναι η ικανότητα διαχείρισης ενός πολύπλοκου φόρτου εργασίας και οι τεχνικές γνώσεις σχετικά με τις υπηρεσίες κτιρίων. Τέλος, ως σημαντικά χαρακτηριστικά γνωρίσματα ενός facility manager λογίζονται και η ικανότητα διαχείρισης μεγάλων budget, η ικανότητα άμεσης επίλυσης προβλημάτων και η αντίστοιχη λήψη αποφάσεων όταν αυτά εμφανίζονται ενώ και οι γενικές γνώσεις του IT τομέα θεωρούνται απαραίτητες. Συνεπώς, η αποδέσμευση σημαντικού μέρους του στελεχιακού δυναμικού τους από υποστηρικτικές ασχολίες, η σημαντική βελτίωση ποιότητας από την ανάθεση σε επαγγελματίες του είδους με εξειδικευμένες γνώσεις, η υπολογίσιμη μείωση λειτουργικών εξόδων από συνέργιες, ουσιαστική βελτίωση του εργασιακού περιβάλλοντος (υγιεινή, ασφάλεια, κ.λπ.), η μεγιστοποίηση της αξίας των περιουσιακών στοιχείων και η συμβολή στην ομαλή λειτουργία του οργανισμού είναι σύμφωνα με τον Φώτη Δεούση, EMEA Commercial Director, Globe Williams International το πλέον εφικτό αποτέλεσμα για τις εταιρείες μέσω του outsourcing.

Οφέλη
Για κάθε πρακτική και πολιτική που υιοθετείται από μία εταιρεία και το αντίστοιχο εργασιακό περιβάλλον μελετώνται οι θετικές αλλά και οι ενδεχόμενες αρνητικές συνέπειες και αλλαγές που θα επιφέρουν στα εταιρικά αποτελέσματα. Με τον ίδιο τρόπο η απαρίθμηση των θετικών αποτελεσμάτων που επιφέρει η υιοθέτηση και ένταξη του facility management στις βασικές πολιτικές που εφαρμόζονται σε μία εταιρεία είναι απαραίτητη.

Αρχικά ίσως ο συγκεκριμένος κλάδος να μην είναι συνδεδεμένος με τις βασικές επιχειρηματικές δραστηριότητες, το λεγόμενο «core business», όμως σε περίπτωση που αναληφθούν οι λειτουργίες του από εξειδικευμένα άτομα του χώρου επιφέρουν σημαντικά θετικά αποτελέσματα εντός του οργανισμού. «Η παροχή των εν λόγω υπηρεσιών βασίζεται στην τεχνογνωσία που διαθέτει μια εταιρεία που εξειδικεύεται στο Facilities Management. Συνεπώς, ένας εξωτερικός συνεργάτης επικεντρώνεται σε αυτές τις δραστηριότητες που γνωρίζει πολύ καλά καθώς αποτελούν για αυτόν core business.

Έτσι, δίνεται η δυνατότητα στις εταιρείες να επικεντρωθούν στις βασικές επιχειρηματικές δραστηριότητες και συνεπώς να αναπτυχθούν και να αυξήσουν τον τζίρο τους» διευκρινίζει η Κ. Χρυσοβέργη. Τα στελέχη της επιχείρησης δεν ασχολούνται πλέον με τις υπηρεσίες που αναλαμβάνουν οι facility managers, με αποτέλεσμα η ενασχόλησή τους με εργασίες που αφορούν την επιχειρηματική δραστηριότητα της εταιρείας να είναι περισσότερο αποδοτική. Δεν υπάρχουν πλέον «χαμένες εργατοώρες» από το ανθρώπινο δυναμικό ώστε να πραγματοποιηθούν εργασίες σχετικές με τις εγκαταστάσεις και τον εξοπλισμό.

«Τα οφέλη προκύπτουν κυρίως από το συντονισμό των υπηρεσιών και την ενσωμάτωση τους σε ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης της εγκατάστασης (total facility)» αναφέρει η Χ. Ζαρκάδα και συνεχίζει «Σαν στόχο πρέπει να θέτουμε την καλύτερη δυνατή διαχείριση των διατιθέμενων πόρων και σαν τελικό αποτέλεσμα τη δημιουργία προστιθέμενης αξίας στο προϊόν του πελάτη που εξυπηρετούμε». Με αυτόν τον τρόπο δεν χρειάζεται πλέον οι εταιρείες να εμπλακούν σε έναν κύκλο διαπραγματεύσεων με προμηθευτές και παρόχους υπηρεσιών ώστε να εξασφαλίσουν την οικονομικότερη και πιο αποτελεσματική πρόταση για την πραγματοποίηση των απαραίτητων εργασιών για την εξασφάλιση της ασφαλούς κυρίως λειτουργίας των εταιρειών.

Ένα άλλο όφελος της λειτουργίας facility management εντός του οργανισμού είναι ότι η συνεχής διαπραγμάτευση με τους συνεργάτες και η εισαγωγή και υιοθέτηση των αλλαγών που τελούνται στους τομείς στους οποίους δραστηριοποιείται, αποτελούν αποκλειστική ευθύνη του manager. Επιπρόσθετα, η συμμόρφωση με τους κανονισμούς και οδηγίες που δίνονται για ορισμένες λειτουργίες και οι οποίες αλλάζουν συνεχώς στην εποχή μας, αναλαμβάνεται από το συγκεκριμένο συνεργάτη, απαλλάσσοντας την εταιρεία από τη χρονοβόρα ενασχόληση της και συνεχή ενημέρωση που απαιτείται.

Με αυτόν τον τρόπο η εταιρεία έχει στη διάθεσή της τη πολύτιμη συνεργασία των ειδικών στη Διαχείριση Εγκαταστάσεων/Μέσων ώστε να αποκομίσουν στο μέγιστο δυνατό βαθμό τα οφέλη που προκύπτουν από την ορθή διαχείριση των κτιρίων, του εξοπλισμού και τις συμφωνίες που συνάπτονται στις υπόλοιπες επιμέρους εργασίες που διεκπεραιώνονται μέσω του τομέα αυτού. «Οι οικονομίες κλίμακας είναι προφανές όφελος, αφού η συγκέντρωση ενός αριθμού υπηρεσιών υπό τον έλεγχο ενός και μόνο συνεργάτη, ωφελεί την κάθε εταιρεία με χαμηλότερο κόστος υπηρεσιών» εξηγεί ο Δ. Αμμολοχίτης και συνεχίζει «Επιπρόσθετα, υπάρχει αποτελεσματικότερος έλεγχος επί της ποιότητας του αποτελέσματος της προσφερόμενης υπηρεσίας, όπως επίσης και άμεσοι χρόνοι αντίδρασης στις ανάγκες και επιθυμίες του πελάτη/εταιρεία».

Η εξασφάλιση λοιπόν ενός ασφαλούς και συμμορφωμένου με τις αντίστοιχες οδηγίες εργασιακού περιβάλλοντος είναι σημαντική για την απρόσκοπτη εργασία των υπαλλήλων ώστε να προαχθούν περαιτέρω τα εταιρικά αποτελέσματα, παραχωρώντας το 100% του εαυτού τους στην επίτευξη στόχων, ενώ επίσης όπως αναφέρει η Κ. Χρυσοβέργη «Αντίστοιχα ενδυναμώνεται η κουλτούρα της εταιρείας, γεγονός που αντανακλάται στη δημόσια εικόνα της και συνεπώς στην ανάπτυξή της».

Το μέλλον του κλάδου
Στο πρόσφατο συνέδριο European Facility Management Conference (EFMC), που πραγματοποιήθηκε τον Μάιο στην Κοπεγχάγη προέκυψαν ουσιαστικά συμπεράσματα αναφορικά με το μέλλον και την εξέλιξη του κλάδου. Πιο συγκεκριμένα, ο κλάδος του Facility Management θα πρέπει να παρακολουθεί αλλά και να προβλέπει μελλοντικές αλλαγές ώστε να είναι σε θέση να προσαρμοστεί εύκολα και να παραμείνει καινοτόμος όταν αυτές πραγματοποιηθούν τελικά.

Είναι πλέον αισθητό ότι η εργασία των επαγγελματιών του κλάδου δεν σχετίζεται πλέον με το ρόλο του «επιστάτη», αλλά αποτελεί το στέλεχος που ενώνει τα πάγια περιουσιακά στοιχεία με τα στελέχη της εταιρείας χρησιμοποιώντας ως συνδετικό κρίκο την τεχνολογία, ενώ απαιτούνται και ηγετικά χαρακτηριστικά και ανάγκη για περαιτέρω εκπαίδευση. Επίσης, ιδιαίτερη βαρύτητα αποδόθηκε στην ανάγκη ευελιξίας που θα πρέπει να χαρακτηρίζουν τον κλάδο, ενώ οι managers οφείλουν να επιτρέπουν την πραγματοποίηση των αλλαγών και να τη διευκολύνουν ως ένα βαθμό με συνεχείς αναδιαρθρώσεις και επανασχεδιασμό των εγκαταστάσεων κ.ά.

Ένα ακόμη συμπέρασμα το οποίο εκμαιεύθηκε από το συνέδριο είναι ότι η βιωσιμότητα και η τεχνολογία αποτελούν τους δύο βασικούς άξονες για την αειφορία των εταιρειών, ενώ οι περιβαλλοντικές προκλήσεις, η εργονομία και η εισαγωγή των τεχνολογικών επιτευγμάτων στην όλη διαδικασία διαμορφώνουν ένα καινούργιο πλαίσιο για το facility management. Με δεδομένο ωστόσο τις πιέσεις που δέχονται οι εταιρείες από την οικονομική κρίση αναμένεται να εκδηλωθεί μία δυναμική τάση μεταστροφής των εταιρειών στην αναζήτηση εξωτερικών συνεργατών στον τομέα αυτό, ενώ η πρόκληση συνδυασμού in-house διαχειριστών με τις δεξιότητες εξωτερικών συνεργατών θα πιέσει προς αυτήν την κατεύθυνση
 
Για να παραμείνει μία εταιρεία οικονομικά, περιβαλλοντικά και κοινωνικά υπεύθυνη σημαίνει ταυτόχρονα επίτευξη κερδών, εξετάζοντας όμως τις επιπτώσεις στον ανθρώπινο παράγοντα και το περιβάλλον ώστε η βιωσιμότητα να αποτελέσει την κινητήρια δύναμη, κάτι για το οποίο συμβάλει ουσιαστικά και η Διαχείριση Εγκαταστάσεων/Μέσων. Ένα ακόμη σημαντικό στοιχείο που θα διαμορφώσει και θα αναμορφώσει την τακτική των facility managers είναι η ανάγκη δημιουργίας ενός εργασιακού περιβάλλοντος όπου προάγεται η συνεργασία των στελεχών και των διάφορων τμημάτων, επισύροντας κυρίως τη συνεργασία των ίδιων με τα τμήματα HR και IT.

Τέλος, η λειτουργία διαχείρισης εγκαταστάσεων αρχίζει να λαμβάνει πλέον ξεχωριστή θέση στην εταιρεία, ενώ το πεδίο εφαρμογής των υπηρεσιών που παρέχει, οι οικονομικοί όροι και το σύστημα που θα χρησιμοποιηθεί για τις αναφορές που θα παρουσιάζει θα πρέπει να είναι ξεκάθαρα ορισμένες. Οι αρμοδιότητες καθορίζονται πλέον με έναν πιο ευκρινή τρόπο ενώ τείνουν να αναπτύσσονται και να μεταβάλλονται με αυξητικό τρόπο. Ένα παρόμοιο πλαίσιο διαμόρφωσαν και τα αποτελέσματα της έρευνας FM Pulse που πραγματοποιείται κάθε χρόνο και αποτυπώνει τις τάσεις και εξελίξεις που πραγματοποιούνται στον κλάδο αυτό σε μισθολογικό επίπεδο, budgets και τις αντιλήψεις που επικρατούν.

Σύμφωνα με την έρευνα, οι facility managers έχουν επιδοθεί σε ένα διαρκή αγώνα, με την κατάσταση της οικονομίας να μειώνουν τους προϋπολογισμούς, το ανθρώπινο δυναμικό να συρρικνώνεται και η συντήρηση να αναβάλλεται συνεχώς. Αξίζει να σημειωθεί ότι το 70% των ερωτηθέντων απάντησε ότι αναμένει μία μικρή μείωση στα κεφάλαια που διατίθενται στο συγκεκριμένο τομέα, ενώ η επανεξέταση του τρόπου που ξοδεύονται τα κεφάλαια, η κατανομή του διαθέσιμου προσωπικού και η συντήρηση-διατήρηση του εξοπλισμού είναι θέματα τα οποία οφείλουν να αξιολογήσουν ξανά.

Εξωτερικοί συνεργάτες
Σε πολλές περιπτώσεις οι εταιρείες αποφασίζουν να αναθέσουν διάφορες εργασίες σε εξωτερικούς συνεργάτες, εργασίες οι οποίες δεν σχετίζονται με το core business της εταιρείας. Η ίδια πρακτική ακολουθείται και για το facility management και κυρίως στο χώρο των ελληνικών επιχειρήσεων. «Πολύ σημαντικό είναι το γεγονός ότι, η εφαρμογή αυτή των βέλτιστων επιχειρησιακών πρακτικών ως αποτέλεσμα της υιοθέτησης του Facility Management, συντελεί στην αύξηση της αποδοτικότητας και παραγωγικότητας του οργανισμού περιορίζοντας παράλληλα τα λειτουργικά κόστη αυτού» επισημαίνει ο Δ. Αμμολοχίτης.

Ένας σημαντικός λόγος που συμβάλλει προς αυτήν την κατεύθυνση είναι η επίτευξη μέγιστης απόδοσης με το ελάχιστο δυνατό κόστος αποδεσμεύοντας δυνάμεις που μπορούν να διοχετεύουν στις βασικές επιχειρηματικές δραστηριότητες. Ωστόσο ένα ακόμη θετικό στοιχείο που απορρέει από την επιλογή εξωτερικού συνεργάτη στο συγκεκριμένο κλάδο είναι ότι η εταιρεία έχει στη διάθεσή της με αυτόν τον τρόπο τα τελευταία τεχνολογικά επιτεύγματα για τις εργασίες που αναλαμβάνονται μέσω outsourcing, ενώ δεν επιβαρύνονται με το κόστος απόκτησής τους.

Επίσης, οι εξωτερικοί συνεργάτες είναι ενήμεροι για τις τελευταίες εξελίξεις και οδηγίες που δίνονται με αποτέλεσμα να εισάγουν στο εργασιακό περιβάλλον άμεσα και με τον καλύτερο τρόπο τις τελευταίες εξελίξεις και να προχωρούν στις άμεσες αλλαγές που αυτές επισύρουν. Άλλωστε οι περισσότερες εταιρείες παροχής εργασιών facility management έχουν στο δυναμικό τους επιμέρους τμήματα τα οποία ασχολούνται με την κάθε εργασία-τομέα ξεχωριστά, με αποτέλεσμα να μην υπάρχει κάποιο σημείο στο οποίο να υστερούν, είτε τεχνολογικά, είτε από πλευράς ενημέρωσης.