Είναι κοινά αποδεκτό πλέον, ότι το σημαντικότερο περιουσιακό στοιχείο κάθε οργανισμού, είναι οι άνθρωποι του, οι εργαζόμενοι. Όλες οι επιχειρήσεις στην προσπάθεια τους να προσελκύσουν και να διατηρήσουν ικανούς επαγγελματίες, προσφέρουν, πέρα από το μηνιαίο μισθό και διάφορες μη χρηματικές παροχές.

Πολλές φορές αυτές οι μη χρηματικές παροχές μπορεί να φθάσουν ακόμη και το 20% ενός μηνιαίου μισθού. Επίσης, έχουν αναπτυχθεί από τις εταιρείες διάφορα εργαλεία, ώστε να αναγνωρίζουν και να επιβραβεύουν την προσπάθεια και τις επιτυχίες των εργαζομένων τους.

Η μία όψη
Ένα εργαλείο που σχετίζεται με την παραπάνω φιλοσοφία της διατήρησης και της μη χρηματικής «ανταμοιβής» των εργαζομένων, είναι τα retreat days. Τα retreat days αποτελούν μία αρκετά αποτελεσματική πρακτική στην κατεύθυνση της τόνωσης του ηθικού των εργαζομένων και της ενίσχυσης της ικανοποίησής τους που εργάζονται στο συγκεκριμένο οργανισμό. Προάγουν και ενδυναμώνουν την κουλτούρα της εταιρείας και το κλίμα συνεργασίας σε αυτήν και συνδράμουν στη δημιουργία μιας κουλτούρας αναγνώρισης της προσπάθειας, της απόδοσης και, των επιτευγμάτων καθώς και στον εορτασμό αυτών.

Η βασική τους προσφορά όμως είναι άλλη. Αυτές οι εκδηλώσεις αναγνωρίζουν τους εργαζόμενους ως κοινωνικά όντα που μέσω της επαφής, του διαλόγου και της ανταλλαγής απόψεων θα έρθουν πιο κοντά. Με αυτό τον τρόπο συνάδελφοι στο ίδιο γραφείο, στο ίδιο τμήμα ή ακόμα και στην ίδια την εταιρεία, συγκροτούν μια κοινότητα και μαθαίνουν να εργάζονται καλύτερα για την επίτευξη των κοινών τους στόχων ή την επίλυση τυχόν προβλημάτων. Ο κάθε εργαζόμενος έχει τη δυνατότητα να αναφέρει τι τον απασχολεί σε ατομικό ή συλλογικό επίπεδο, να ακούσει τις σκέψεις των υπολοίπων, να προτείνει και να μοιραστεί ιδέες. Οι ομάδες γίνονται πιο συνεκτικές και οι σχέσεις μέσα σε αυτές ενισχύονται.

Πολύ σημαντική είναι επίσης η ανταλλαγή επιτυχημένων πρακτικών και λύσεων που θα κάνουν την αντιμετώπιση κάποιων προβλημάτων πιο αποτελεσματική και την καθημερινή ζωή στο γραφείο πιο εύκολη. Τελικά, οι εργαζόμενοι αναπτύσσονται τόσο σε ατομικό όσο και κυριότερα σε επαγγελματικό επίπεδο.

Η άλλη όψη
Από την άλλη πλευρά, οι επικριτές μιας τέτοιας πρακτικής, θα την αναγνωρίσουν ως περιττή, απλώς διεκπεραιωτική και ελάχιστα έως καθόλου χρήσιμη. Θεωρούν χάσιμο χρόνου να απουσιάσουν από το γραφείο τους μια εργάσιμη μέρα, αφήνοντας εκκρεμότητες και υποχρεώσεις για τις υπόλοιπες ημέρες της συχνά φορτωμένης εργασιακής εβδομάδας. Πολλές φορές νιώθουν ότι όλες αυτές οι συζητήσεις δεν οδηγούν σε κάποια χρήσιμα συμπεράσματα.

Πιστεύουν ότι είναι ουτοπικό να λυθούν προβλήματα που υφίστανται μήνες πριν την ημερομηνία της εκδήλωσης, και που ενδεχομένως να υπάρχουν και μήνες μετά από αυτήν, μέσα σε μια μέρα και κατόπιν των δραστηριοτήτων ενός retreat day. Όσο για τη σχέση με τους συναδέλφους και την ομάδα, αυτές πολλές φορές είναι παγιωμένες. Πώς είναι δυνατόν να γεφυρωθούν διαφορές, έριδες και αρκετές φορές προκατειλημμένες συμπεριφορές ανάμεσα σε συναδέλφους μέσα σε μια ημέρα;

Πράγματι πολλές από τις παραπάνω ανησυχίες μπορεί να αποδειχθούν βάσιμες, εάν το retreat day είναι κακοσχεδιασμένο και απλώς «γίνεται για να γίνεται». Σε αυτή την περίπτωση το retreat day όντως μπορεί να έχει τα αντίθετα αποτελέσματα και αντί να αποτελέσει μια πραγματικά χρήσιμη πρακτική για την εταιρεία, να εκληφθεί τελικά από τους εργαζόμενους ως μια πρακτική επιφανειακή και παραπλανητική.

Βασικά στοιχεία ενός επιτυχημένου Retreat Day

* Ο λόγος για τον οποίο γίνεται το retreat day, καθώς και τι είναι επιθυμητό από την εταιρεία να επιτευχθεί μέσω αυτού, πρέπει να είναι πολύ ξεκάθαρα από την αρχή της φάσης σχεδίασής του. Πιθανοί λόγοι για τη διεξαγωγή ενός retreat day θα μπορούσαν να είναι το κλείσιμο μιας χρονιάς και η αναγνώριση της προσπάθειας του προσωπικού κατά τη διάρκεια αυτής και ο απολογισμός των πεπραγμένων σε αυτήν.

* Επιπρόσθετα, σχεδιασμός και στοχοθεσία για τη νέα χρονιά, η ενίσχυση της συνεκτικότητας μιας ομάδας, ο διάλογος και η ανταλλαγή απόψεων πάνω σε βασικά λειτουργικά ζητήματα, ώστε αυτά να αντιμετωπίζονται πιο σφαιρικά και στρατηγικά σε αντίθεση με την πολλές φορές ad hoc αντιμετώπισή τους σε καθημερινή βάση.

Τα αποτελέσματα που προσδοκά η εταιρεία μέσω αυτής της διαδικασίας πρέπει να είναι εξίσου ξεκάθαρα και να επικοινωνούνται κατάλληλα στο προσωπικό πριν από την εκδήλωση. Αυτά θα μπορούσαν να είναι: η διαμόρφωση και καταγραφή συγκεκριμένων προτάσεων, λύσεων και πρακτικών που θα λειτουργήσουν ως σημείο αναφοράς και θα λαμβάνονται υπόψη από τους εργαζόμενους στις μέρες που θα ακολουθήσουν.

* Πολύ σημαντικό στοιχείο είναι η ενεργή εμπλοκή του προσωπικού στη διαμόρφωση της ατζέντας. Οι ίδιοι οι υπάλληλοι είναι οι πλέον αρμόδιοι για να σκεφτούν τι τους απασχολεί και θα ήθελαν να μοιραστούν και να συζητήσουν σε προσωπικό επίπεδο, αλλά και σε επίπεδο δουλειάς. Είναι ευνόητο ότι σε επαγγελματικά ζητήματα σημαντικό λόγο έχει και η επιχείρηση και οι προϊστάμενοι, αλλά η εμπλοκή των εργαζομένων τους αυξάνει το ενδιαφέρον, τους κάνει πιο δεκτικούς στα μηνύματα που θα έχει σαν στόχο να περάσει η συνάντηση, και διασφαλίζει στο μέτρο του δυνατού ότι δε θα παραλειφθεί κάποιο σοβαρό θέμα.

* Η ύπαρξη ατζέντας, όπως αναφέρθηκε παραπάνω, είναι από μόνη της και αυτή πολύ σημαντική. Αυτό που έχει πολύ μεγάλη σημασία εδώ, είναι να υπάρχει η κατάλληλη ισορροπία μεταξύ των διαφόρων ενοτήτων του retreat. Θα πρέπει να υπάρχει ο κατάλληλος χρόνος για χαλαρή κουβέντα για όλους, ο χρόνος όπου θα γίνουν όλες οι στοχευμένες συζητήσεις / αναλύσεις / κρίσεις / προτάσεις καθώς και χρόνος για ψυχαγωγία (παιχνίδια, ασκήσεις, δραστηριότητες κ.ά.). Είναι αυτονόητο ότι η ατζέντα θα πρέπει να τηρείται για να ξέρει ο κόσμος τι να περιμένει, καλό όμως θα ήταν να υπάρχει και μια μικρή ευελιξία σε περίπτωση που χρειασθεί να αλλάξει κάτι, πάντα με γνώμονα το ενδιαφέρον του κόσμου.

* Διαδικαστικά ζητήματα, όπως η επιλογή του μέρους (εκτός εταιρείας πάντα), η επιλογή ημερομηνίας, το πλήθος των συμμετεχόντων, η ορθή διαχείριση του προϋπολογισμού, η απόφαση για το εάν θα υπάρχουν ομιλητές / διοργανωτές / επιπλέον δραστηριότητες, πρέπει εξίσου να ληφθούν σοβαρά υπόψη.

* Τέλος, αφού το retreat ολοκληρωθεί, κρίνεται απαραίτητη μια εποικοδομητικού χαρακτήρα αξιολόγηση από τους συμμετέχοντες, με στόχο την καταγραφή όχι μόνο θετικών σχολίων και του τι πήγε καλά, αλλά περισσότερο των τομέων όπου θα μπορούσαν να υπάρχουν βελτιώσεις στο μέλλον.

Επίλογος
Η αλήθεια πάντως είναι ότι ακριβής συνταγή για ένα πετυχημένο retreat δεν μπορεί να υπάρξει. Ο κάθε οργανισμός ανάλογα με την κουλτούρα του, τις αξίες του και το ανθρώπινο δυναμικό του, θα βάλει τις δικές του ιδέες για τη δημιουργία και υλοποίησή του. Το μόνο σίγουρο είναι ότι αν κάποιος προσέλθει έτοιμος να ακούσει με προσοχή, να μιλήσει και να μοιραστεί καλοπροαίρετα και, γενικότερα να συμβάλλει στο καλό κλίμα της ομάδας, θα εκπλαγεί, τις περισσότερες φορές ευχάριστα, από το πόσο θα αλλάξει η «παγιωμένη» θεώρησή του για άτομα και πρακτικές του οργανισμού στον οποίο εργάζεται.